建筑檔案管理系統(tǒng)

城建檔案管理系統(tǒng)的主要功能:城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)幾乎覆蓋了城建檔案管理的全過(guò)程和大部分工作環(huán)節(jié)，擴(kuò)大了城建檔案的應(yīng)用范圍。系統(tǒng)的主要功能如下：1 城建檔案自動(dòng)編目和可視化圖文互檢索 城建檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索是最早出現(xiàn)和最常見(jiàn)的應(yīng)用類(lèi)型。自動(dòng)編目的主要作用是在對(duì)檔案機(jī)讀目錄的處理基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)定期或定任務(wù)自動(dòng)編輯公布檔案目錄，是城建檔案部門(mén)依法管理和為用戶批量查找城建檔案的重要手段。自動(dòng)檢索則主要是為利用者提供實(shí)時(shí)性的聯(lián)機(jī)檔案目錄檢索服務(wù)，用戶可以快速找到所需的城建檔案。城建檔案空間信息的可視化使用戶可以直接從地理位置上快速找到所需的城建檔案，或從城建檔案的管理信息快速查看所需的建筑的地理位置，距離、形狀、面積和毗鄰之間的關(guān)系等空間信息內(nèi)容。2 城建檔案實(shí)體原文存儲(chǔ)、顯示與管理信息互檢索 當(dāng)城建檔案機(jī)構(gòu)具備了對(duì)大量圖形或文本的數(shù)字化信息存儲(chǔ)能力后，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案原文信息的存儲(chǔ)和檢索。城建檔案實(shí)體經(jīng)過(guò)掃描后可按兩種方式存儲(chǔ)，一種是掃描直接獲得的檔案的圖形信息，一種是經(jīng)過(guò)文字識(shí)別獲得的檔案的文字信息。這兩種方式都實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案原文的存儲(chǔ)與檢索，不過(guò)功能上有所不同。圖形方式反映了檔案的原貌，更適用于帶有手跡或圖表的檔案信息處理。文字方式則可支持針對(duì)檔案內(nèi)容中的字、詞進(jìn)行的檔案自動(dòng)檢索，或進(jìn)行文字編輯。本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了城建檔案的空間信息、屬性信息、城建檔案管理信息和城建檔案原文實(shí)體信息互查詢。從任一種城建檔案信息都可以快速地查找出全部相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案信息的綜合利用。3 城建檔案業(yè)務(wù)工作管理城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)主要執(zhí)行城建檔案管理業(yè)務(wù)的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的管理應(yīng)用。其中最重要的是執(zhí)行城建檔案的規(guī)范化管理，對(duì)城建檔案收集方式、內(nèi)容，城建檔案的著錄方式、內(nèi)容等實(shí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或建設(shè)部標(biāo)準(zhǔn)。在系統(tǒng)可視化的業(yè)務(wù)流程監(jiān)控下，對(duì)城建檔案的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和每一份檔案的處理過(guò)程可以實(shí)時(shí)了解掌握。城建檔案利用管理是日常業(yè)務(wù)之一，系統(tǒng)應(yīng)用較廣泛的是城建檔案自動(dòng)借閱管理和統(tǒng)計(jì)。城建檔案自動(dòng)借閱管理應(yīng)用的主要作用是對(duì)利用工作中涉及的利用登記、審批手續(xù)、檢索、調(diào)卷、歸還、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動(dòng)管理?？梢酝晟乒芾頇C(jī)制、提高工作效率。自動(dòng)統(tǒng)計(jì)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案數(shù)量、利用、編研等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以便對(duì)城建檔案館工作的狀況進(jìn)行評(píng)價(jià)。 4 城建檔案編研與輔助決策城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)快速查詢檢索檔案信息是城建檔案編研輔助決策最基本的手段。城建檔案可視化信息管理通過(guò)執(zhí)行空間分析與統(tǒng)計(jì)進(jìn)行量化分析，空間信息的分窗口分層顯示和圖形編輯繪制等系統(tǒng)功能更好地分析提取專(zhuān)題編研信息進(jìn)行輔助城市規(guī)劃和城市建設(shè)的決策。5 Internet城建檔案信息利用城建檔案可視化管理信息系統(tǒng)可以使城建檔案的空間信息、屬性和檔案管理信息在Internet上發(fā)布與查詢，只要有網(wǎng)絡(luò)通達(dá)的地方都可以使用計(jì)算機(jī)中的IE瀏覽器進(jìn)行上述城建檔案信息的查詢檢索，或者城建檔案管理部門(mén)進(jìn)行上述城建檔案信息的發(fā)布，真正做到城建檔案的信息為大眾生活和全社會(huì)利用。本系統(tǒng)采用SuperMap IS作為網(wǎng)絡(luò)地理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)平臺(tái)。

城市建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)的介紹

城市建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)是以建設(shè)部最新頒布的各項(xiàng)城建檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范為開(kāi)發(fā)依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各級(jí)各類(lèi)城建檔案信息的可視化管理、利用以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)等各項(xiàng)功能，可作為各級(jí)數(shù)字化城建檔案館的通用解決方案。

建筑企業(yè)的管理系統(tǒng)排行榜

有很多?。?br>1、建筑人企業(yè)管理系統(tǒng)：使用于建筑企業(yè)證書(shū)管理，項(xiàng)目管理、人員證件管理等 2、萬(wàn)能檔案管理系統(tǒng)：主要用于檔案管理
3、深圳和諧萬(wàn)維建筑施工企業(yè)管理軟件系統(tǒng)：綜合辦公性強(qiáng) 4、朗新天霽人力資源系統(tǒng)：HR管理軟件，輔助合同管理板塊 5、I人事：HR管理軟件，輔助合同管理板塊
6、建軟科技：主要是電力、通信和港口的
7、建筑人：專(zhuān)業(yè)建筑行業(yè)的證書(shū)、合同、項(xiàng)目管理軟件

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息化和管理自動(dòng)化目標(biāo)。其一，實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動(dòng)化，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類(lèi)，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對(duì)不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動(dòng)化，同時(shí)，檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識(shí)素養(yǎng)、技術(shù)能力、專(zhuān)業(yè)背景的影響，使得工作過(guò)程中對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開(kāi)展，也無(wú)法對(duì)用戶需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無(wú)法進(jìn)行交流，用戶的眾多需求無(wú)法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問(wèn)題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專(zhuān)業(yè)性和復(fù)合型人才，對(duì)現(xiàn)有人才也沒(méi)有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無(wú)法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過(guò)程中，無(wú)法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對(duì)信息的加工和信息的處理。同時(shí)，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無(wú)法與各個(gè)圖書(shū)館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲(chǔ)備人才。檔案管理工作是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛(ài)自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛(ài)崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識(shí)和科學(xué)知識(shí)，具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識(shí)和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對(duì)自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識(shí)素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤(pán)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個(gè)檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺(tái)。
3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個(gè)企業(yè)單位管理水平和業(yè)績(jī)的主要指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時(shí)歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點(diǎn)，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實(shí)現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。

住建部如何加強(qiáng)歷史建筑保護(hù)與利用？

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部日前下發(fā)通知，要求各地加強(qiáng)歷史建筑保護(hù)與利用，做好歷史建筑的確定、掛牌和建檔，最大限度發(fā)揮歷史建筑使用價(jià)值，不拆除和破壞歷史建筑，不在歷史建筑集中成片地區(qū)建高層建筑。

通知要求，一是要做好歷史建筑的確定、掛牌和建檔。要加快推進(jìn)歷史建筑的普查確定工作，多保多留不同時(shí)期和不同類(lèi)型的歷史建筑。要注重城市近現(xiàn)代建筑遺產(chǎn)的保護(hù)，做到應(yīng)保盡保。建立歷史建筑保護(hù)清單和歷史建筑檔案，對(duì)歷史建筑予以掛牌保護(hù)。

二是要最大限度發(fā)揮歷史建筑使用價(jià)值。支持和鼓勵(lì)歷史建筑的合理利用。要采取區(qū)別于文物建筑的保護(hù)方式，在保持歷史建筑的高度、體量、外觀、風(fēng)貌等特征基礎(chǔ)上，合理利用，豐富業(yè)態(tài)，活化功能，實(shí)現(xiàn)保護(hù)與利用的統(tǒng)一，充分發(fā)揮歷史建筑的文化展示和文化傳承價(jià)值。積極引導(dǎo)社會(huì)力量參與歷史建筑的保護(hù)和利用。鼓勵(lì)各地開(kāi)展歷史建筑保護(hù)利用試點(diǎn)工作，形成可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)探索建立歷史建筑保護(hù)和利用的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理體制機(jī)制。

三是不拆除和破壞歷史建筑。各地應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歷史建筑的嚴(yán)格保護(hù)，嚴(yán)禁隨意拆除和破壞已確定為歷史建筑的老房子、近現(xiàn)代建筑和工業(yè)遺產(chǎn)，不拆真遺存，不建假古董。

四是不在歷史建筑集中成片地區(qū)建高層建筑。在歷史文化街區(qū)以及其他歷史建筑集中成片地區(qū)，禁止在對(duì)其歷史風(fēng)貌產(chǎn)生影響的范圍內(nèi)建設(shè)高層建筑和大洋怪的建筑。新建建筑應(yīng)與歷史建筑及其歷史環(huán)境相協(xié)調(diào)，保護(hù)好歷史建筑周邊地區(qū)的歷史肌理、歷史風(fēng)貌，嚴(yán)格按照保護(hù)規(guī)劃要求控制建筑高度。

住房城鄉(xiāng)建設(shè)部要求各地在2017年底前上報(bào)通知的落實(shí)情況并將適時(shí)組織督查。

希望通知能夠得到有效的實(shí)施。

建筑企業(yè)檔案管理制度

某某工程有限公司檔案管理制度

一、文書(shū)檔案立卷歸檔制度

（一）總則
第一條 為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接班人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
（二）文件材料的收集管理
第四條 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的證件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
1．公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)旅費(fèi)。
2．本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。
第七條 各部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)的職責(zé)。
1．了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。
2．認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3．承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
（三）歸檔范圍
第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位往來(lái)的文書(shū)。
第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條 信訪工作材料。
第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
（四）平時(shí)歸卷
第十九條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(zhuān)（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”。“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)歸卷。
第二十二條 專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類(lèi)目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
（五）立卷（案卷質(zhì)量要求）
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合。檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、引件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依此編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的自己要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，自己要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
聲像檔案管理辦法

（一）總則
第一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。
第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門(mén)或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
第三條 聲像檔案是本公司卷宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
（二）聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍。
1．反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在的問(wèn)題的聲像資料。
2．各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大重大活動(dòng)的聲像資料。
3．本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料。
4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。
5．其他單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。
6．其他具有保存價(jià)值的聲像資料。
第五條 收集時(shí)間。
1．聲像檔案資料應(yīng)在形成后1個(gè)月內(nèi)隨立檔部門(mén)其他載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。
2．檔案部門(mén)應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。
第六條 收集要求。
1．錄音帶、錄像帶、影片、照片（含底片）和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其他形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)，以防損失。
2．接受原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。
3．聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。
第七條 聲像檔案資料的征集。
檔案部門(mén)有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料。
第八條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)。
本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求向檔案室歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。
（三）聲像檔案的整理
第九條 聲像檔案的整理，包括分類(lèi)、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。
第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)協(xié)助。
第十一條 分類(lèi)、編號(hào)。
1．照片檔案按年代、問(wèn)題分類(lèi)。同屬一類(lèi)的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-流水號(hào)。
2．錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問(wèn)題分類(lèi)，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤(pán)再依次編排序號(hào)。
3．編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為（檔案形態(tài)）檔號(hào)/（檔案形態(tài)）檔號(hào)。
第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱(chēng)、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條 文字說(shuō)明的編寫(xiě)。
1．文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等。
2．編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求：
（1）準(zhǔn)確結(jié)實(shí)檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
（2）照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明。
（3）文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順。
（4）時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
第十四條 編制格式。
1．照片編制采用橫寫(xiě)格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-參見(jiàn)號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。
2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)。
第十五條 案卷要求。
1．將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。
2．卷內(nèi)目錄：
照片、底片以自然張為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。
3．卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。
第十六條 編目。
聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。
（四）聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。
第十八條 保管條件。
底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%；
照片庫(kù)溫保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。
第十九條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷(xiāo)、抽出、清洗、消磁和涂改；銷(xiāo)毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。
第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。
（五）聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。
第二十五條 具有專(zhuān)利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專(zhuān)利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。
第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫(huà)冊(cè)、資料片等，積極開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。