檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理

　為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該采取以下措施:
　　一、建立健全切合實際的檔案管理制度。
　　檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則，首先，要加強硬件的建設(shè)；其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度；最后，要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。
　　二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。
　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。
　　三、做好文書以及電子文件的處理工作。
　　工作實踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。因此，要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。
　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。
　　四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則。

檔案整理的基本要求

檔案整理的基本要求

歸檔材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、優(yōu)化
齊全是指門類齊全，不論是內(nèi)容還是載體
完整是指歸檔的材料要完整、不缺損
優(yōu)化是指僅在數(shù)量充分的基礎(chǔ)上要求質(zhì)量優(yōu)化，具有特色
加強檔案調(diào)查和指導(dǎo)
各機關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位的檔案機構(gòu)依法統(tǒng)一管理本單位的檔案，一方面負(fù)責(zé)對本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對所屬機構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)；另一方面，檔案管理部門要采取多種措施，通過各種途徑大力加強調(diào)查，強化征集民間特色檔案，促進(jìn)檔案資源建設(shè)，以豐富館藏內(nèi)容，改善館藏結(jié)構(gòu)，將應(yīng)接收的檔案及時接收進(jìn)館。
保持全宗不可分散性
全宗就是一個立黨單位形成的全部檔案，一個單位的各項活動是密切聯(lián)系的，因此在活動中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯(lián)系。為了確保文件的完整，在收集檔案時必須堅持全宗不可分散的原則，一個單位所形成的檔案應(yīng)集中到一個檔案室，不能人為地分散處理。
加強檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化
檔案載體和書寫材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)和裝訂的要求。應(yīng)當(dāng)使用符合耐久性要求的書寫材料，嚴(yán)禁使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書寫材料。歸檔材料中有電子文件的，應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并存檔。

如何整理檔案

如何整理檔案

機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)?、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀(jì)念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進(jìn)行說明。

實物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)隆s譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎?wù)?，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結(jié)論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
更全面地說，檔案整理是檔案實體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：
（一）檔案館對接收與征集檔案的整理
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實踐的檢驗或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進(jìn)行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以“案卷”為單位整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

檔案管理的有效方法

導(dǎo)語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理，要嚴(yán)格按照國家檔案部門制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，高機制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上。

檔案管理人員都應(yīng)承擔(dān)起所負(fù)責(zé)任，要明確責(zé)任范圍。以國家檔案管理工作目標(biāo)作為標(biāo)的物、嚴(yán)格要求自己，評定自身工作好壞，實行目標(biāo)管理最大化，根據(jù)標(biāo)的物的管理工作要求制定自己的具體目標(biāo)及工作計劃，力求使檔案管理工作達(dá)到具體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并落實到自身所負(fù)其責(zé)。

二、建立健全檔案的管理制度，保證檔案的安全運行

1.加強檔案安全管理現(xiàn)代化

利用先進(jìn)的技術(shù)手段，解決檔案信息安全管理中遇到的問題。檔案種類繁多，形式各異，要加強檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，科學(xué)規(guī)范化的管理。要有專門的庫房置放保存檔案，專人負(fù)責(zé)管理。分類專柜，排列整齊，做好檔案區(qū)域劃分，健全檔案檢索工具，科學(xué)高效管理。做好庫房通風(fēng)工作，衛(wèi)生整潔。庫房管理要配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光等安全設(shè)施和措施以保護(hù)檔案，絕不可輕視形式化。

2.建立檔案工作管理和查詢

調(diào)閱網(wǎng)絡(luò)，在領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一負(fù)責(zé)指揮下，提出檔案工作的具體要求，包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)，一定要切合實際，具體制定檔案管理的各項規(guī)章制度，做好檔案調(diào)閱權(quán)限和保密工作，對檔案管理進(jìn)行層級監(jiān)督管理、指導(dǎo)，提出合理規(guī)范化的意見，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科室主要業(yè)務(wù)活動，以便對各科室的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷，資料檔案歸集要求，統(tǒng)一安全存放置歸檔，保證各業(yè)務(wù)科室具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂置，防止破損、分散流失。

3.集中化管理檔案

加強領(lǐng)導(dǎo)、分級集中、各負(fù)其責(zé)。通過統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、達(dá)到檔案的管理安全和有效的利用。

三、檔案管理人員應(yīng)愛崗敬業(yè)

檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé);因各科室檔案歸集類別不同，調(diào)閱方向曲集，所以檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣，使用范圍大的特點：

1.把握文件收集的主動權(quán)，不留余力應(yīng)做到腿勤、嘴勤、手勤，主動上門跟蹤收集零散的文件資料，做到隨時收集隨時整理，做到不怠慢，不懶散，力求檔案管理工作順利開展。

2.加強與各部門的聯(lián)系溝通，各科室部門設(shè)置檔案接口人員，方便與檔案管理人員進(jìn)行交接，避免借閱歸檔時錯記、遺漏。同時階段工作結(jié)束或年度工作結(jié)束，檔案管理人員應(yīng)主動上門將形成的文件材料收集，力使檔案資料及時有效的歸置入檔。

3.應(yīng)加強宣傳檔案管理工作的重要性，以多種形式宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，不僅增強檔案管理員的檔案意識，也要普及至各科室員工，相互配合文件資料的收集和歸檔工作，促進(jìn)檔案工作的開展。

四、加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

在當(dāng)今的科技信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)時代， 隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷提高發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步創(chuàng)新，檔案管理工作的重要性也越顯突出。檔案管理人員更應(yīng)掌握專業(yè)知識，開拓進(jìn)取，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，要積極參加教育培訓(xùn)，全面提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)培養(yǎng)，才能更好地做好檔案管理工作。要結(jié)合工作實際情況，拓寬并更新知識面，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代技術(shù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檔案管理平臺，尤其是計算機知識和信息知識，努力使自己成為綜合型檔案管理人才，提高業(yè)務(wù)水平。

五、增新檔案資料整合收錄工作、加強檔案現(xiàn)代信息化管理

要想切實提高檔案的有效管理，就必須實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設(shè)備技術(shù)現(xiàn)代化、管理標(biāo)準(zhǔn)化、資料輸出的`合理化。雖然大家熟知標(biāo)準(zhǔn)性的現(xiàn)代化技術(shù)包括：微機檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可是能夠充分利用這些技術(shù)來作為保護(hù)好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進(jìn)一步開發(fā)資源，收集和整合更多有價值的資料，來滿足當(dāng)今企業(yè)對檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開發(fā)與利用作為重點工作，作為目標(biāo)工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營養(yǎng)資源，所以定期存儲檔案內(nèi)容，增新有價值的信息儲存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。

如何規(guī)范檔案日常管理？

　　檔案管理制度

　　一、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

　　6、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。

　　8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認(rèn)真接收上述活動形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。

　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。

　　6、庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。

　　7、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

　　三、檔案復(fù)制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

　　2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時修改和復(fù)制。

　　4、對利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

　　2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時間一般不超過一周。

　　3、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　5、查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

　　五、檔案庫房管理制度

　　為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載。

　　2、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi)。

　　3、定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機的定時開關(guān)工作。

　　4、搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報告，保護(hù)現(xiàn)場不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時間

　?。?）各項管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時向綜合檔案室移交。

　?。?）堤防建設(shè)工程在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

　?。?）財務(wù)會計檔案，由財務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　　（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式貳份，堤防建設(shè)項目檔案按上級要求制定份數(shù)。

　?。?）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

　?。?）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　　（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　?。?）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項活動中真實內(nèi)容的歷史過程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。

　　2、堤防處有關(guān)會議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

　　3、工程項目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設(shè)備、科研成果驗收活動有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動中帶回的圖片資料，必須及時登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對外借閱和向社會公布。如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關(guān)綜合檔案室歸檔。

　　（1）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　?。?）會計檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。

　?。?）科技檔案，應(yīng)分別在一個科研課題、一個試制產(chǎn)品、一項工程或其他技術(shù)項目完成或告一段落后及時歸檔。

　?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機關(guān)職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、帳簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：
　　裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；
　　不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內(nèi)填上順序件號；
　　圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

　?。?）填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標(biāo)題）；
　?。?）對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；
　?。?）對沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關(guān)項內(nèi)；
　?。?）會議記錄、應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；
　　（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

　?。?）填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上；

　　（7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動時間、地點、中心內(nèi)容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

　　14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對責(zé)任者簡稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準(zhǔn)備。

　　4、移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會計檔案管理制度

　　為加強會計檔案的管理與利用，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實際，制定本制度。

　　1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應(yīng)會同財務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。

　　3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調(diào)閱會計檔案，須由財務(wù)科長陪同借閱。

　　5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時收集、征集零散的具有保存價值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗收。

　　5、對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實物檔案管理制度

　　為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用實物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特制定本制度。

　　1、對實物檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。

　　2、實物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。

　　3、實物檔案的歸檔，要求保證實物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實物檔案的歸檔時間要求處屬各科室應(yīng)及時將實物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進(jìn)行檢查。

　　6、實物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長實物檔案壽命。

　　7、建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。

　　3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　4、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

　　5、不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時指定專人保管。

　　8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?br>
　　9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。

　　10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

　　十五、檔案鑒定銷毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補充。

　　6、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領(lǐng)導(dǎo)。

　　7、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。

　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

　　6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認(rèn)真清點，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

　　10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計制度

　　1、檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。

　　3、檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，情況要真實，結(jié)論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報或歸檔。

　　6、堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

　　7、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進(jìn)行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認(rèn)識和了解機關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。