審計檔案數(shù)字化

第一條 為了規(guī)范審計檔案工作，保證審計檔案的質(zhì)量，發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國審計法》和《中華人民共和國國家審計基本準(zhǔn)則》，制定本準(zhǔn)則。第二條 本準(zhǔn)則所稱審計檔案，是指審計機(jī)關(guān)在項目審計或者專項審計調(diào)查活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。審計檔案是國家檔案的重要組成部分。第三條 本準(zhǔn)則所稱審計檔案工作，是指審計機(jī)關(guān)建立審計檔案并進(jìn)行收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計、鑒定和移交的活動。第四條 審計檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。審計署主管全國的審計檔案工作，同時接受國家檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；地方各級審計機(jī)關(guān)的審計檔案工作，接受上一級審計機(jī)關(guān)和同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條 審計機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或者配備專職（兼職）檔案工作人員負(fù)責(zé)本單位的審計檔案工作。第六條 審計機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員的職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國家檔案工作法律、法規(guī)，擬定審計檔案工作規(guī)章制度；（二）對本機(jī)關(guān)各部門審計文件材料的立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；（三）按照國家有關(guān)規(guī)定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、編研和統(tǒng)計工作；（四）定期對本機(jī)關(guān)庫存審計檔案進(jìn)行鑒定，如期移交應(yīng)由同級檔案館保管的審計檔案；（五）監(jiān)督和指導(dǎo)下級審計機(jī)關(guān)的審計檔案工作；（六）開展審計檔案工作的檢查、總結(jié)、培訓(xùn)、研究等活動。第七條 審計檔案的建立實行審計組負(fù)責(zé)制。第八條 應(yīng)歸入項目審計檔案的文件材料是：（一）立項性文件材料，如審計通知書、審計實施方案；（二）證明性文件材料，如審計證據(jù)（含承諾書）、審計工作底稿；（三）結(jié)論性文件材料，如審計報告、審定審計報告的會議紀(jì)要、審計報告征求意見書、復(fù)核意見書、審計意見書、審計決定書、審計建議書、移送處理書、審計處罰決定書、審計聽證告知書、審計文書送達(dá)回證；（四）其他備查文件材料。第九條 審計文件材料按審計項目立卷，一個審計項目可立一個卷或者若干卷，不得將幾個審計項目合并立為一個卷?？缒甓鹊膶徲嬳椖?，在項目審計終結(jié)的年度立卷。第十條 審計案卷內(nèi)文件材料按結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件材料四個單元進(jìn)行排列。結(jié)論性文件材料，采用逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。證明性文件材料，按與審計方案所列審計事項或者會計報表科目對應(yīng)的順序排列。立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。其他備查文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進(jìn)行排列。第十一條 審計案卷內(nèi)的每份或者每組文件之間的排列規(guī)則是：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批復(fù)在前，請示在后；（四）批示在前，報告在后；（五）重要文件在前，次要文件在后；（六）匯總性文件在前，基礎(chǔ)性文件在后。第十二條 審計組確定的立卷責(zé)任人應(yīng)當(dāng)及時收集審計項目的文件材料；審計終結(jié)后，立卷責(zé)任人對審計項目形成的全部文件材料按立卷方法和規(guī)則進(jìn)行歸類整理，經(jīng)審計組組長（或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人）復(fù)查，并經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員檢查后，依照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編目和裝訂。第十三條 審計復(fù)議案件的文件材料由復(fù)議機(jī)構(gòu)按案件單獨(dú)立卷歸檔。為了便于查找和利用，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將審計復(fù)議案件歸檔情況在被復(fù)議的審計項目案卷備考表中加以說明。第十四條 審計項目案卷的歸檔，應(yīng)當(dāng)以審計項目案卷為單位進(jìn)行交接，歸檔時間不得遲于該審計項目結(jié)束后的次年4月底。第十五條 審計機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審計項目案卷的保存價值確定保管期限。第十六條 審計檔案在劃定保管期限的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)采用“年度－組織機(jī)構(gòu)－保管期限－審計類別”的方法排列和編目。審計案卷排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意變動。第十七條 審計檔案的密級及其保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級及其保密期限確定，由檔案工作人員按有關(guān)規(guī)定作出標(biāo)識。第十八條 審計機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定設(shè)置專用、堅固的審計檔案庫房，配備必要的設(shè)備，建立健全審計檔案保管制度，定期對審計檔案保管情況進(jìn)行檢查，確保審計檔案的安全。第十九條 審計機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，采取先進(jìn)技術(shù)，編制適用的檢索工具和參考材料，加強(qiáng)審計檔案信息化管理，積極開展審計檔案的利用工作。第二十條 借閱審計檔案，僅限定在審計機(jī)關(guān)內(nèi)部，審計機(jī)關(guān)以外的單位不得查閱，但有特殊情況需要查閱審計檔案或者要求出具審計檔案證明的，須經(jīng)該審計機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十一條 審計機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交審計檔案。第二十二條 審計機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時對本機(jī)關(guān)和本地區(qū)的審計檔案收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計與分析，并按規(guī)定向上一級審計機(jī)關(guān)和同級檔案行政管理部門報送審計檔案工作基本情況統(tǒng)計表。第二十三條 對損毀、丟失、涂改、偽造、出賣、轉(zhuǎn)賣、擅自提供審計檔案者或者因玩忽職守造成審計檔案損失的檔案工作人員，由主管部門對直接負(fù)責(zé)人和其他有關(guān)責(zé)任人依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第二十四條 專項審計調(diào)查檔案比照項目審計檔案立卷歸檔。電子審計檔案另行規(guī)定。第二十五條 本準(zhǔn)則由審計署負(fù)責(zé)解釋。第二十六條 本準(zhǔn)則自發(fā)布之日起施行。審計署于1996年12月16日發(fā)布的《審計機(jī)關(guān)審計檔案工作的規(guī)定》（審辦發(fā)〔1996〕356號）同時廢止。 中華人民共和國審計署 國家檔案局令第10號《審計機(jī)關(guān)審計檔案管理規(guī)定》已經(jīng)審計署審計長會議、國家檔案局局務(wù)會議通過，現(xiàn)予公布，自2013年1月1日起施行。審計署審計長劉家義檔 案 局 局 長　楊冬權(quán)2012年11月28日審計機(jī)關(guān)審計檔案管理規(guī)定第一條　為了規(guī)范審計檔案管理，維護(hù)審計檔案的完整與安全，保證審計檔案的質(zhì)量，發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國審計法》和其他有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)定?！　　?。第二十七條　本規(guī)定自2013年1月1日起施行。此前審計署發(fā)布的《審計機(jī)關(guān)審計檔案工作準(zhǔn)則》（2001年審計署第3號令）同時廢止。 什么是審計檔案審計檔案是指審計機(jī)關(guān)在項目審計或者專項審計調(diào)查活動中直接形成的,具有保存價值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄。審計檔案作為審計活動的真實記錄，直接記載和反映了審計工作的全過程，既具有重要的鑒證作用，又是衡量審計工作質(zhì)量的重要依據(jù)，真實地記錄和反映了審計人員智力創(chuàng)造和勞動創(chuàng)造的全過程，對促進(jìn)規(guī)范審計行為、檢查審計執(zhí)法質(zhì)量等都具有重要作用，是國家檔案資源的重要組成部分。加強(qiáng)審計檔案管理，對于促進(jìn)審計質(zhì)量提升，充分發(fā)揮審計監(jiān)督在財經(jīng)領(lǐng)域宏觀調(diào)控的作用，服務(wù)和諧社會建設(shè)，都具有十分重要的意義。目前基層審計機(jī)關(guān)檔案室使用存在的問題1.檔案安全保管條件較差部分單位雖設(shè)有檔案室，但和單位的儲存室合并在一起，檔案室內(nèi)雜亂無章，不符合檔案的保管要求；有的單位檔案室遠(yuǎn)離辦公地點(diǎn)，脫離檔案人員的日常監(jiān)管，檔案安全沒有得到有效保障；多數(shù)單位防火設(shè)備缺乏，過期消防器具未及時更換，庫房電線老化，檔案裝具不符合規(guī)范要求，又沒有一定的防溫防濕設(shè)施，所有這些都給檔案安全保管造成了不安全的隱患。2.檔案安全工作責(zé)任制落實不夠一方面是檔案安全規(guī)范管理制度不夠健全，管理制度存在掛在墻上、留在紙上的現(xiàn)象，各項檔案安全管理制度在實施過程中， 普遍不落實。另一方面是檔案安全管理日常工作沒有按照規(guī)范要求開展。大部分的單位檔案安全日常管理還相對薄弱， 帶有較大的盲目性和隨意性，沒有對檔案進(jìn)行定期的檢查。個別單位檔案資料沒有按照《檔案法》的要求向當(dāng)?shù)貦n案館移交到期的檔案。3 .審計檔案室館藏檔案利用率偏低審計檔案資源的利用少，利用效果一般，利用效果記錄簡單等。審計檔案的數(shù)字化審計業(yè)務(wù)電子檔案（以下簡稱電子檔案）是審計檔案的數(shù)字化形態(tài)。其制作過程大抵可以分為以下四個階段：即資料收集整理階段、資料數(shù)字化階段、資料整理編輯階段、刻錄光盤階段。1.審計項目資料的收集整理一是傳統(tǒng)原始資料的收集。與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案一樣，原始資料是電子檔案制作的基礎(chǔ)性工作。從資料的形態(tài)屬性來說，它包括紙質(zhì)資料和制作圖片、音頻、視頻所需的原始資料（模擬方式的照片、錄音帶、錄像帶等等），其中紙質(zhì)資料是電子檔案原始資料的主體。紙質(zhì)資料是指審計過程中形成的以紙為載體的所有文書。在審計項目實施過程中，立卷責(zé)任人要隨著審計程序各個環(huán)節(jié)的完成，及時收集三大類審計文書：審計實施類文書，包括原始工作底稿、分項目工作底稿、匯總工作底稿、審計證據(jù)、取證清單、審計報告等；審計項目管理類文件，包括審計方案、復(fù)核意見、審計決定、審計意見采納情況等；審計項目往來文件，包括審計過程中與上級機(jī)關(guān)、本級政府、各有關(guān)部門之間的請示、報告、批示、復(fù)函等。重要的工作和物證現(xiàn)場、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項目場景所拍攝的照片，證人證言以及聽證會實錄等音視頻資料，也可以作為制作電子檔案的原始性資料來收集。在收集齊全的基礎(chǔ)上，還應(yīng)對全部材料進(jìn)行篩選和鑒別，以保證電子檔案既完整又精煉。二是項目電子資料的收集。電子資料是指審計過程中以電子計算機(jī)形成的文檔、圖表，以數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼錄音機(jī)形成的數(shù)碼照片、音視頻資料，計算機(jī)輔助審計時采集的審計數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時產(chǎn)生的計算機(jī)文件等。由于電子資料本身就是數(shù)字化生成和存儲的，制作電子檔案可以直接調(diào)用?；陔娮淤Y料存在形態(tài)的特殊性，立卷責(zé)任人應(yīng)注意做到隨時收集，隨時整理，專門儲存，搞好保密，同時做好備份。2.審計業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化資料數(shù)字化是對傳統(tǒng)原始資料而言。由于傳統(tǒng)原始資料以常規(guī)的物質(zhì)形態(tài)存在，要讓它成為能被計算機(jī)識別的數(shù)字信號進(jìn)而制作電子檔案，必須有一個數(shù)字化的過程。對不同形態(tài)屬性的傳統(tǒng)原始資料，其數(shù)字化過程大概有以下幾種：報告表格的OCR識別，照片的掃描輸入，錄音帶、錄像帶的數(shù)字采集等。一是OCR文字圖表識別。文字圖表的OCR識別是制作電子檔案的一項量大、繁瑣但又十分重要的工作。目前，對于審計過程中形成的規(guī)范印刷和打印的文書圖表，可以通過“尚書”、“清華”等比較成熟的OCR軟件轉(zhuǎn)化為計算機(jī)文檔。二是照片、原件的掃描。重要的工作和物證現(xiàn)場照片、上級領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項目時拍攝的場景照片，需要利用掃描儀掃描成圖片文件歸檔。審計檔案中有一些資料，如有關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)對審計報告的批示、審計意見采納情況的文件、原始工作底稿、分項目工作底稿、取證材料清單等不宜以文字形式歸入電子檔案的，也可以掃描成圖片歸檔，以反映文件的原始面貌，做到真實可信。三是音頻、視頻的采集。對審計過程中形成的錄音帶、錄像帶，證人證言及聽證會紀(jì)錄等音頻、視頻資料，可以通過數(shù)字采集卡把它轉(zhuǎn)化為計算機(jī)音視頻文件。這將更增加審計檔案的真實性和完整性，是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所無法比擬的。3.資料整理編輯一是定制模版。模板是體現(xiàn)電子檔案內(nèi)在體系、組織承載資料的平臺。模版應(yīng)當(dāng)以上級業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容為基準(zhǔn)，并且根據(jù)電子檔案的特色和電子（包括經(jīng)過數(shù)字化的）資料的需要來定制。模板格式以*.Htm為宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage編輯軟件。電子檔案的模板，首先，要按照審計署頒布的《審計機(jī)關(guān)審計檔案工作準(zhǔn)則》對檔案內(nèi)容和卷內(nèi)順序的規(guī)定制定；其次，科學(xué)合理地組織相關(guān)資料；第三，界面和操作使用的設(shè)計均要體現(xiàn)友好性。根據(jù)上述要求，模板制作時首先要按三大類審計文書劃分三個單元。并根據(jù)電子資料的文件屬性構(gòu)建以審計報告為中心的審計項目文檔體系，把審計工作報告、審計小組報告、審計決定書、審計意見書、審計方案、審計通知書等文檔串接起來；在適當(dāng)部位插入圖片縮略圖模塊，把匯總工作底稿、分項目工作底稿、原始工作底稿、取證清單、送達(dá)回證、雙向承諾書、證詞、上級領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)項目的場景、重要的工作和物證現(xiàn)場、聽證會記錄等圖片資料串接起來；在適當(dāng)部位插入鏈接，把證言、聽證會錄音錄像等音視頻資料、計算機(jī)輔助審計的原始數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時產(chǎn)生的計算機(jī)文檔表格等歸集起來。在模板中，適當(dāng)運(yùn)用“書簽”工具設(shè)計好跳轉(zhuǎn)回接，運(yùn)用“背景色”、“字體色”等工具，可以格式化、美化檔案頁面，增加電子檔案操作應(yīng)用的友好性。但要注意“字體”不能隨意設(shè)置，原因首先是字體花里胡哨會影響電子檔案的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，其次是由于在最終顯示時字體是由用于瀏覽的計算機(jī)所決定的。二是整理鏈接資料?？紤]到電子文件在電子檔案中顯現(xiàn)的規(guī)范和快捷，Microsoft Word所形成的文檔*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要轉(zhuǎn)換成網(wǎng)頁*.Htm格式。轉(zhuǎn)換直接應(yīng)用Word或 Excel中的“文件--另存為HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中進(jìn)一步編輯。電子檔案編輯的最后一步，是將網(wǎng)頁、圖像等資料與模板掛接起來。對于一般性網(wǎng)頁，只需要做好鏈接即可；至于圖片資料，則需要制成縮略圖，瀏覽器軟件將自動把縮略圖與源圖片鏈接起來。4.刻錄光盤經(jīng)過以上步驟，電子檔案基本完成。但是，制作電子檔案的目的是為了便于向上級審計機(jī)關(guān)報送和檔案永久保存，必須要有合適的載體來存儲。CD-R光盤標(biāo)準(zhǔn)存儲空間為650M，可以讀取萬次以上，保存期長達(dá)百年，價廉物美、經(jīng)久耐用、便于攜帶，最適合作為存儲電子檔案的載體。當(dāng)然，為了保證刻錄的性能和速度，降低刻錄失敗的風(fēng)險，計算機(jī)軟硬件配置應(yīng)當(dāng)盡可能高。光盤刻錄過程需要注意三點(diǎn)：一是網(wǎng)頁、音頻、視頻和其他格式的文件混合刻錄，由于音、視頻文件的發(fā)聲要求刻錄音軌，所以在確定光盤格式時不要選擇“資料光盤”格式而應(yīng)當(dāng)選擇“音樂光盤”格式。二是如果檔案中沒有音、視頻資料，不需要音軌的，可以直接在Windows資源管理器中用“復(fù)制”、“粘貼”的方式刻錄，刻錄音軌在Easy CD Creator的“音樂光盤配置”中進(jìn)行，操作方法與“資源管理器”類似。三是為了確保成功率，刻錄光盤時不要進(jìn)行其他的計算機(jī)操作，并從內(nèi)存中卸載防火墻、自動運(yùn)行伺服器等不需要的軟件，盡量減少對系統(tǒng)資源的占用。有條件的可以安裝雙操作系統(tǒng)，利用一個干凈利落的系統(tǒng)專門進(jìn)行光盤刻錄。

求檔案數(shù)字化的簡述，有什么好的檔案數(shù)字化加工軟件？

你好！
檔案數(shù)字化其實是一項龐大的系統(tǒng)工程，檔案數(shù)字化工作所涉及的環(huán)節(jié)多、工作量大，并非只是簡單的做掃描、修圖的事情，現(xiàn)場要監(jiān)管好數(shù)字化過程中的每個環(huán)節(jié)確實是需要一套專業(yè)的加工軟件來完成這些工作。
數(shù)字化加工軟件應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、統(tǒng)計分析等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員，并實行“三員分離”。
一款比較好的加工軟件必須具備這三點(diǎn)：第一，集成了目錄著錄加工、掃描加工、員工管理、轉(zhuǎn)換工具、報表打印等，涵蓋了數(shù)字化加工過程所需的所有應(yīng)用工具；第二，日常管理統(tǒng)計便捷：員工賬號管理、權(quán)限管理、訪問管理、日常量實時統(tǒng)計等；第三，加工過程安全可控：可以限定崗位的訪問數(shù)據(jù)范圍，成果提交后不可見。掃描日志監(jiān)控每一頁原文的動態(tài)，精確到秒級的記錄，可以隨時追蹤東西；賬戶監(jiān)管、登錄、退出、操作過程全程記錄；第四，本系統(tǒng)可自適應(yīng)不同項目，不同的工序組合。
這些是我們?nèi)粘５慕?jīng)驗所得，希望對你有所幫助，望采納。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則1.1 為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。1.2 各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時，可參照本《規(guī)范》實施安全管理。

1.3 本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.4 檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化全過程實行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。2.檔案部門的安全管理2.1 成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。2.2 根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。2.3 提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。2.4 對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。2.5 建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。2.6 制訂檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。2.7 建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。2.8 建立監(jiān)管機(jī)制，對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

3.1 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。3.2 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民,國家另有規(guī)定的除外。3.3 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。3.4 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。3.5 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項目的要求。3.6 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。3.7 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。3.8 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報送檔案部門備案。3.9 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數(shù)字化場所的安全管理4.1 數(shù)字化加工場所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。4.2 數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。4.4 數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。4.5 數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測。4.6 數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。4.7 工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場所。4.8 工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場所。4.9 檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1 檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行必要的安全檢查。5.2 檔案數(shù)字化加工使用的計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。5.3 檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。5.4 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。5.5 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。5.6 檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。5.7 檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動存儲介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。5.8 用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。5.9 檔案數(shù)字化過程中使用的移動存儲介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動存儲介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。5.10 檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。5.11 處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

6.檔案實體的安全管理6.1 檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。6.2 檔案部門人員應(yīng)按照工作計劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦人等。6.3 檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。6.4 檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設(shè)備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。6.5 檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識且無解密標(biāo)識的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。6.6 正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。6.7 數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進(jìn)行總體驗收。7.2 檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。7.3 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。7.4 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。7.5 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

檔案數(shù)字化加工服務(wù)，需要哪些資格證書？

需要考取檔案管理師。

申報條件

（具備下列條件之一）

一、助理檔案管理師：

1、本科以上或同等學(xué)歷學(xué)生；

2、大專以上或同等學(xué)歷應(yīng)屆畢業(yè)生并有相關(guān)實踐經(jīng)驗者；

二、檔案管理師：

1、已通過助理檔案管理師資格認(rèn)證者；

2、研究生以上或同等學(xué)力應(yīng)屆畢業(yè)生；

3、本科以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作一年以上者；

4、大專以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作兩年以上者。

三、高級檔案管理師：

1、已通過檔案管理師資格認(rèn)證者；

2、研究生以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作一年以上者；

3、本科以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作兩年以上者；

4、大專以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作三年以上者。

檔案管理員的崗位要求

1、具有高中以上的文化程度；

2、具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗；

3、工作心細(xì)，品行端正，原則性強(qiáng)；

4 、熟悉最新的檔案管理相關(guān)法規(guī)，流程，認(rèn)真負(fù)責(zé)，細(xì)致耐心，

5 、熟悉電腦操作以及各種檔案管理軟件文字表達(dá)以及邏輯能力優(yōu)秀。

參考資料來源：百度百科-檔案管理師

數(shù)字化審計模式中如何建立審計模型

　　一、構(gòu)建、優(yōu)化審計分析模型的一般步驟
審計分析模型是審計人員根據(jù)獲取的數(shù)據(jù)，按照審計對象應(yīng)該具有的性質(zhì)、數(shù)量、時間或空間狀態(tài)（趨勢、結(jié)構(gòu)、關(guān)系等），通過設(shè)定計算、判斷和限制條件建立起來的數(shù)學(xué)或邏輯的表達(dá)式，用于對審計對象實際的性質(zhì)、數(shù)量、時間或空間狀態(tài)進(jìn)行驗證，從而對被審計單位經(jīng)濟(jì)活動的真實、合法及效益情況作出科學(xué)判斷（石愛中、孫儉，2005）。它是一種審計人員能夠理解并建立，可以用計算機(jī)進(jìn)行描述和處理的算法。審計分析模型優(yōu)化是指結(jié)合實際情況從多種審計分析模型中選擇最有效率、效果最好的方法，包括構(gòu)建模型、模型的具體應(yīng)用方法等。根據(jù)多年的國家審計經(jīng)驗，現(xiàn)結(jié)合職業(yè)介紹補(bǔ)貼資金審計的一個實例對模型分析方法的一般步驟進(jìn)行介紹。
（一）了解和掌握審計對象信息，提出審計需求
主要通過學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)文件和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程，結(jié)合審計目標(biāo)和已有電子數(shù)據(jù)，進(jìn)行審計需求分析，找出符合審計目的并且能利用現(xiàn)有電子數(shù)據(jù)實現(xiàn)的分析方向或擬分析的具體問題。在職業(yè)介紹補(bǔ)貼資金審計中，審計人員的審計目標(biāo)是審查職業(yè)介紹申報人員的真實性。職業(yè)介紹補(bǔ)貼是國家為促進(jìn)就業(yè)再就業(yè)工作的一項重要扶持政策，規(guī)定職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)在為求職者提供免費(fèi)職業(yè)介紹服務(wù)后，可以申報職業(yè)介紹補(bǔ)貼100元/人，申報時需要提供求職者的身份證復(fù)印件、勞動合同和申報花名冊等資料。由于職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)，其能夠掌握大量的求職者信息，取得上述資料并不困難，成本也較低，弄虛作假的空間較大，加之申報的求職者人數(shù)較多，就業(yè)主管部門也難以逐一進(jìn)行核實。因此，實現(xiàn)申報真實性審計目標(biāo)的一個重要審計需求，就是核實有無重復(fù)、虛假申報職業(yè)介紹人員的問題。
（二）建立審計分析模型
根據(jù)審計需求，結(jié)合對相關(guān)的政策法律法規(guī)的把握，對被審計業(yè)務(wù)的認(rèn)知，以及積累的審計經(jīng)驗，對將要分析的問題做出概括、抽象的表達(dá)，建立可通過審計軟件或計算機(jī)語言實現(xiàn)的檢索、計算、統(tǒng)計等條件，建立多個分析模型（劉汝焯等，2006），再從中選擇最優(yōu)的分析模型。本例中，通過對職業(yè)介紹補(bǔ)貼法規(guī)的學(xué)習(xí)，審計人員了解到同一名求職者一年內(nèi)只能享受一次免費(fèi)職業(yè)介紹服務(wù)。審計人員可以據(jù)此設(shè)定最優(yōu)的分析模型，利用職業(yè)介紹補(bǔ)貼申報信息，查找出申報次數(shù)大于1的求職者，即為重復(fù)申報的情況。
（三）分析被審計單位數(shù)據(jù)
主要是指根據(jù)建立的分析模型，借助數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)庫說明等技術(shù)資料和對被審計單位業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)流程的理解、認(rèn)知情況，選擇待用的基礎(chǔ)表，確定為實現(xiàn)分析模型所需要的具體數(shù)據(jù)，并對具體數(shù)據(jù)進(jìn)行研究，掌握被審計數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，確定各字段、代碼和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)具體內(nèi)容代表的含義等（董大勝等，2004）。本例中，要實現(xiàn)審計分析模型，需要獲得求職者姓名、性別、身份證號、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)名稱、用人單位等信息，被審計單位提供了求職人員登記表和職業(yè)介紹補(bǔ)貼申報表，兩表中的身份證號碼字段是確定唯一求職者的標(biāo)識，數(shù)據(jù)能夠滿足審計需求。在實踐中，能否根據(jù)實際情況建立分析模型是實現(xiàn)分析的前提，但分析模型只是分析的初步表達(dá)，在實現(xiàn)的過程中，如果數(shù)據(jù)不能滿足分析模型的運(yùn)行條件，往往還要根據(jù)數(shù)據(jù)的具體情況對分析模型進(jìn)行修正。
（四）建立審計分析中間表
由于在設(shè)計數(shù)據(jù)庫時對數(shù)據(jù)進(jìn)行了規(guī)范式分解，并且數(shù)據(jù)庫的設(shè)計和表中內(nèi)容的設(shè)定均是依據(jù)被審計單位核算、管理的目的和要求進(jìn)行的，一般來說不符合審計人員的需求。所以利用被審計單位數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)來實現(xiàn)審計分析，必然要對被審計單位的原始數(shù)據(jù)按審計目的進(jìn)行“再加工”，從原始數(shù)據(jù)中選擇出所需要的數(shù)據(jù)，生成能完成審計分析的“中間表”（董大勝等，2004）。創(chuàng)建審計分析中間表要充分掌握數(shù)據(jù)表與表之間的關(guān)系，結(jié)合審計目標(biāo)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行選擇、整合，加工形成符合審計需求的數(shù)據(jù)集合，一般通過對選定的原始表進(jìn)行投影、連接、關(guān)聯(lián)、篩選等操作來實現(xiàn)。本例中，將求職人員登記表和職業(yè)介紹補(bǔ)貼申報表以身份證號碼字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立連接，生成滿足審計分析需要的中間表。
（五）完成分析
按照分析模型，利用軟件工具或SQL數(shù)據(jù)庫語言，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等方法，對數(shù)據(jù)進(jìn)行核對、檢查、復(fù)算、判斷等操作，得出結(jié)果。