人事檔案整理規(guī)范

人事檔案怎么整理

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、人事檔案怎么整理

一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

二、步驟

1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。

2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉入檔案盒。

5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。

7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

三、資料整理

1、第一步，確定文件檔案的分類

大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件根據每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進行分開保存。分開的.原因在于：車間人員流動大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時以群面居多，面試資料無法細分到人。如果之后有新的類型文件，則根據已有的條目劃分為一級或者二級。

2、第二步，定出文件存放規(guī)格

（1）本年度文件，以藍色文件盒進行保存；

（2）往年文件，以牛皮紙袋進行保存；

（3）文件盒或者牛皮紙袋內需分類的，則以透明文件袋進行裝側區(qū)分；

（4）因無保密制度，文件不進行加密管理，之后以實際保密制度進行細分、標注。

第三步，臺帳

我相信絕大多數檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應運而出了。

人事檔案的分類審核整理

人事檔案的分類審核整理【1】

摘 要：人事檔案作為評價一個人學習和工作期間表現的重要依據，在個人的工作前途上有著重要的作用，相關單位可以查閱檔案進行人事的考察和任免，通過檔案的記錄給予職工的正確評價。

因此，檔案分類審核整理工作的完整實施有著重要的意義，關系著每個社會人在社會中的存在狀態(tài)，有利于國家的管理。

本文針對人事檔案管理中的常見問題進行了具體的分析，并提出了幾點建議。

關鍵詞：人事檔案;審核整理;問題;解決措施

精準、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個人品德作風、最高學歷、工資待遇、技術水平、任職經歷及工作表現等進行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。

由于我國現階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準性進行有效維護，使認識檔案作用得以充分發(fā)揮。

一、整理人事檔案時所存在的主要問題

(一)檔案整理主要為手工操作，使很多現代化技術得不到應有的開發(fā)。

通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。

因為人事檔案相關配備人員缺乏、單位領導重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數據庫對人才結構進行分析，怎樣構建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現代化需求相適應。

(二)當前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。

《人事檔案整理細則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型(297mm×210mm)。

材料左邊應留有2.5cm的裝訂邊。

A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔(從孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。

干部人事檔案材料轉遞單統(tǒng)一采用國際標準A4紙型。

以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預留2.5cm左右的裝訂邊。

而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學歷材料、職稱評審材料等。

檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。

(三)人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。

雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復印時，必須全部拆開材料，由此反復拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。

二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施

(一)人事檔案的審核工作是實現檔案規(guī)范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細致嚴謹的工作作風，按照人事檔案管理的相關流程和注意事項進行檔案的審核，認真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。

在審核過程中由于檔案的數量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發(fā)生，時刻履行自身的工作職責，將別人的工作前途視為工作的重點，培養(yǎng)工作責任感。

在審核中還要進行細節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。

在審核工作中避免低級錯誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內容。

(二)完整的進行個人檔案的收集工作。

個人檔案的內容比較復雜，從就學到就業(yè)的過程中都有細致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學習和工作階段進行完整性的工作。

在學校就學期間有關人事檔案人員要依據檔案內容進行收集，學生每學期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學期的學習總結等。

對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關單位的工作性質進行，例如黨政機關的要對政治活動和政協會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進行季度考核表和工作表現等進行檔案收集工作。

當然人事檔案的收集工作都有具體的工作內容進行指示，只要相關工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細心的工作態(tài)度即可。

(三)鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內容。

檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。

在審核過程中注意查看每個時期的工作表現和相關印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關責任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。

避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構的信任缺失。

(四)在對人事檔案進行整理時應該做到分類準確、審核無誤。

在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應該注意對檔案資料及其內容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。

首先，確保人事檔案能夠準確分類。

建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料;b.自傳材料;c.考察、考核、鑒定材料;審計材料;d.學歷學位材料;職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術職務職稱)材料;反映科研學術水平的材料;培訓材料。

e.政審材料;f.黨、團組織建設工作中形成的材料;g.表彰獎勵材料;h.涉法違紀材料;i.工資、待遇材料;招錄、聘用材料;出國(境)材料;人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議，民主黨派代表會議形成的材料;j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。

依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現顛倒混淆、錯裝等情況。

三、結語

作為人事組織工作的關鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎。

所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。

作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。

認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。

參考文獻：

[1] 董雪雁.淺析人事檔案的分類審核整理[J].現代經濟信息， 2014(09).

[2] 丁敏. 芻議人事檔案的分類審核整理[J].科技創(chuàng)新導報， 2014(09).

人事檔案材料的收集與整理【2】

人事檔案材料的收集與整理是做好人事檔案管理工作的前提和基礎，材料收集是否及時、準確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標準，直接關系到人事檔案的價值，決定著能否為組織人事部門提供高質量服務，更好地起到憑證與參考作用。

筆者作為事業(yè)單位一名從事人事檔案管理十余年的檔案工作者，謹在此談一談實踐中的'工作體會。

一、檔案材料收集整理工作現狀

近年，隨著各級領導的重視和人事檔案達標升級活動的推進，人事檔案管理水平有了很大提高。

但由于某些原因，有的單位在人事檔案材料收集與整理方面尚存在一些問題：

1、檔案意識淡漠 人事檔案一般由組織人事部門保管，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔由人事干部負責完成。

人事檔案主要為組織人事部門服務，一般干部職工接觸不到自己的檔案，這種特殊性、距離感影響了個人對檔案的關注程度，很多人不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，也不重視對個人檔案的充實，將工作中形成的諸如培訓、資格考試、獎勵、科研等材料長期個人存放，而不交由人事檔案管理部門存檔，造成檔案不能全面反映個人綜合素質，給組織考察了解干部帶來偏差。

而人事干部由于工作的繁忙，對檔案材料的收集、歸檔工作重視不足的狀況也在一定范圍內存在。

2、材料缺失嚴重 由于部分同志檔案意識的淡漠，使得一些屬于歸檔范圍的有價值的材料不能及時被收集，久而久之，造成人事檔案材料的遺失和破損。

而檔案管理者一般由人事干部兼職，有的人員交替較頻繁，本職工作的忙碌和業(yè)務素質的缺乏都影響了對檔案材料收集的全面性。

職工個人不知、不交，管檔單位不催、不收，導致一些檔案材料始終與卷宗“無緣”。

3、檔案整理欠規(guī)范 對檔案材料進行加工、整理、裝訂，是檔案管理人員的基本功之一，但有的單位管檔人員隊伍不穩(wěn)定、交接不及時、素質不過硬、業(yè)務不熟練，影響了檔案的整理水平，出現紙張大小不標準、分類不準確、裝訂不整齊等問題;有的卷宗零散材料長期不予裝訂，很容易丟失;有的材料裝錯卷盒，張冠李戴;有的切割不準確，材料部分內容被剪裁，損失無法彌補。

二、加強人事檔案收集整理工作的對策

1、加大宣傳力度，增強職工的檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益密切相關的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。

加大檔案知識宣傳力度，普遍增強職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。

我們可通過會議、培訓、座談等方式，隨時將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學歷的適時取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個人社保利益的息息相關等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和協助做好人事檔案工作的自覺性。

2、加強檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎。

為使檔案材料收集歸檔工作達到真實、全面、及時、規(guī)范的要求，應建立健全相關規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實到位。

如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務分解到各部門、落實到責任人;同時保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進行有關檔案知識的培訓，有利于單位及時準確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。

檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質上交，同時了解掌握職工動態(tài)，不失時機地主動收集有價值的屬歸檔范圍內的材料。

3、加強人事檔案管理人員隊伍建設，提高檔案整理水平

材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。

檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進行檔案整理工作。

首先要對材料進行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備;然后將審核完畢的材料進行技術加工，對不規(guī)范紙張適當進行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，按照《干部檔案工作條例》相關規(guī)定進行分類、排序，使用《組織干部管理信息系統(tǒng)》軟件進行信息錄入并打印檔案目錄;最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。

以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴格按照流程補充入檔案卷宗。

檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細致的工作態(tài)度，學習檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。

單位應選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有一定學歷的共產黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質和業(yè)務素質。

檔案管理人員盡量保持穩(wěn)定，如遇崗位交替，一定要提前做好交接工作，杜絕檔案管理出現“真空地帶”的危險狀況。

人事檔案是一個人成長歷程的縮影和概括，檔案材料的全面收集與規(guī)范整理能更好地體現并實現人事檔案的使用價值，為組織人事部門考察使用干部服務，也為個人維護、保障自身利益提供依據。

人事檔案整理步驟

人事檔案整理步驟

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

第一步：分類

按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類。第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經歷、家庭和社會關系等基本情況為主要內容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸入第一類。

第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關系的自述。自傳材料的歸類，應該以內容和用途為依據，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應該歸在第二類。

第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。歸入本類的材料，必須是經過組織研究認可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據利用工作實際需要，“干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類”。

第四類：學歷學位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；反映科研學術水平的材料；培訓材料。這一類主要包括記載和反映干部學習、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學生登記表歸第一類，學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調整到第四類。

第五類：政審材料；更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的，此次調整到了第五類；“三齡一歷”認定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

第六類：黨、團組織建設工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關材料。注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

第七類：表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

第八類：涉法違紀材料。問責材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關有關行政處理決定等材料。

第九類：招錄、聘用材料；任免、調動、授銜、軍人轉業(yè)（復員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協會議，人民團體和群眾團體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。注意，《公務員登記表》和《參照公務員法管理機關（單位）工作人員登記表》應歸在第九類。

第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料；生平、非正常死亡調查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關情況說明等材料也入此類。

檔案材料的分類有兩點說明：（一）第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內容復雜、數量眾多，都處于動態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內容的不同再分別分為四小類，具體來說：

第四類材料二級分類分為：

1、學歷學位材料；

2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；

3、反映科研學術水平的材料；

4、培訓材料等。

第九類材料二級分類分為：

1、工資材料；

2、任免材料；

3、出國（境）材料；

4、參加會議的代表登記表等其它材料。

今后，報送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進行二級分類。

（二）內容交叉材料的分類

1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

2、學生登記表、學習（培訓）鑒定表、學習（培訓）考核表歸第四類。

3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

4、干部任免審批表及其相應的考察材料或表現材料歸第九類。

5、中央和地方各級黨委委員（候補委員）簡歷，人大常委會委員、政協委員簡歷歸第一類。

第二步，排序

排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內容的內在聯系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

具體方法有：按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

2、按材料的內容以及材料之間的內在聯系排序適用于第五、六、八類材料。

其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復，結論或處分決定，本人對結論或處分決定的意見，調查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫。空白紙和托裱用的襯紙不計頁數；復件和原件應視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數。

第三步，編目

修訂后的目錄與舊目錄的不同：

一是“類號”改為“序號”；

二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”；

三是刪除“份數”欄。

編目的具體要求是：

1、檔案材料應按照排列順序，逐份逐項進行編目，做到目錄清楚，填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

2、每類目錄之前應注明材料類號和類別名稱。

3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯數字。

4、“材料名稱”根據材料題目填寫。沒有標題或標題不規(guī)范的，應另擬標題。材料的題目過長，可適當簡化。凡原材料題目不符合實際內容的，須另行擬定題目。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內容或性質特點。

5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料，一般以最后的時間為準。復制的檔案材料，采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

6、“頁數”填寫材料的頁數。按編好的頁數如實填寫。

7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內容相關合并為一份材料的，要在備注欄中進行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復制件等。

8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

第四步：技術加工

技術加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應進行技術加工。

1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應采用復印、掃描、拍攝等方法進行復制。復制件應附在原件后，與原件作為一件。

2、幅面過大的檔案材料應進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內容。注意，從保護檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進行過度裁剪。

3、幅面過小的材料應進行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內有文字的材料應加邊。檔案材料一般應留夠2厘米的裝訂邊，不夠應加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應當在材料的底部托上一層質量較好的紙張。

4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應當拆除。

5、檔案材料應各自獨立，嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

第五步：裝訂

檔案目錄置于卷首，干部職務變動登記表排列其后，卷內材料排列順序與目錄相符。檔案材料應左邊、下邊對齊，在左側打孔裝訂，做到結實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質應符合檔案保護要求，報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

檔案管理的方法和技巧

(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務知識，堅持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”。

“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓，對部門及公司十名兼職檔案員進行為期七天的培訓。這次培訓的特點是理論結合實際操作，培訓內容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，授課內容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導他們如何裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓，效果顯著，也為單位檔案管理達國家2A標準奠定了良好的基礎。

(二)要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任。檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業(yè)內部聯網后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

(三)檔案工作既是單位重要基礎工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

為了規(guī)范檔案工作，必須加強自身基礎建設，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產和發(fā)展服務?？傊?，企業(yè)檔案工作要適應檔案管理現代化的需要，檔案工作人員要不斷學習新技術、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

(四)服務創(chuàng)新

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務內容與服務方式等方面，都要對傳統(tǒng)檔案服務利用工作進行改變。首先，要對信息服務理念進行樹立，在深入廣泛應用信息系統(tǒng)的過程中，大量優(yōu)質的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務工作面臨著越來越廣、越來越多的服務要求。因此，有關人員要對信息服務的理念進行樹立。其次，還要強調主動服務，在對用戶潛在需求進行調查了解的基礎上，對不同層次、不同內容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次，還要在信息服務方式上進行創(chuàng)新。

檔案管理的方法和技巧

一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務中發(fā)揮經濟效益

(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

隨著產業(yè)結構逐步調整、優(yōu)化，整體的技術含量也在不斷提高，單位也由計劃經濟下按計劃完成工作任務，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設，轉為參與強烈的市場競爭，承建一級路面的建設任務，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數”。

(二)要確立檔案是資產的觀念。

在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，從設計、預算到整個工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領導者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數據、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產，它除了具有企業(yè)無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。

(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。

在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，如各種設計資料、預算、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料，關鍵時刻能產生好的經濟效益和社會效益。

二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應現代企業(yè)的高速發(fā)展

現代企業(yè)制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。企業(yè)的檔案工作要適應現代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機構創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

(一)機構創(chuàng)新的核心是精簡。

無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。這個中的主要任務和職責是負責單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計算機網絡與各分公司、各部室實施聯網，從而達到各種信息資源的聯合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團化的信息聯合體。這樣符合現代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

(二)機制創(chuàng)新的關鍵是高效。

企業(yè)進行整合改造的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創(chuàng)造最大的經濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉換而創(chuàng)新，要激活機體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術改造的動力源之一。

(三)制度創(chuàng)新的實質是要從企業(yè)的實際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實踐，領導支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

目前看來，適合各類性質、各類機制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進行總結考評。職責明確，獎罰分明，從而調動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

干部人事檔案整理工作有哪些要求?

為了實現干部人事檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設,便于檔案的保管和利用,中央組織部根據《干部檔案工作條例》及有關規(guī)定,專門制定了《干部檔案整理工作細則》。根據細則的要求,整理工作必須做到:認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理,使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。