檔案工作規(guī)范化

如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化
一、簡化
簡化，就是在一定范圍內(nèi)縮減對象的類型數(shù)目，使之在既定的時空范圍內(nèi)足以滿足一般需要的標(biāo)準(zhǔn)化形式。一般來說，簡化是在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)用較廣的一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級形式。它不是主觀任意地縮減，而是只去掉檔案管理中已經(jīng)成為多余的、重復(fù)的、低功能的環(huán)節(jié)，如實(shí)行文檔一體化管理之后，過去的某些編目環(huán)節(jié)、登記環(huán)節(jié)便成為多余、重復(fù)、低效能的環(huán)節(jié)。通過標(biāo)準(zhǔn)化的簡化處理，便可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理體系的整體優(yōu)化。標(biāo)準(zhǔn)化的簡化應(yīng)具有必要性和合理性的特征，這也是確定合理簡化的兩個界限。只有當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化的工作對象的多樣性發(fā)展規(guī)模超出了必要的范圍時，才會使簡化成為可能。簡化的目的是使標(biāo)準(zhǔn)化的對象實(shí)現(xiàn)總體功能的最佳化。為此，在實(shí)際的檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)注意發(fā)現(xiàn)在檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程中不斷出現(xiàn)的多樣性情況，并在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)出臺一定的標(biāo)準(zhǔn)，對其實(shí)行必要的簡化控制。
二、統(tǒng)一化
統(tǒng)一化是把同一事物的兩種以上的表現(xiàn)形態(tài)歸并為一種或限定在一個范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化形式。它雖然也是一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級形式，但卻是標(biāo)準(zhǔn)化的主導(dǎo)形式與手段。檔案管理活動中有許多對象需要在方法、操作規(guī)程、術(shù)語符號、參數(shù)標(biāo)志等方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，以提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。值得注意的是，強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一化的同時，一定不能“統(tǒng)死”，必須注重標(biāo)準(zhǔn)化對象的選擇，對于那些不具有重復(fù)性、反復(fù)性特征的事物與對象，不能通過制定所謂的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或地方性標(biāo)準(zhǔn)等方式，硬性實(shí)行削足適履式的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定必須建立在調(diào)查研究和注意借鑒國內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，合理地確定統(tǒng)一化的對象及其程度。
統(tǒng)一化的主要內(nèi)容與范圍包括：
(1)一定范圍的統(tǒng)一。如檔案的著錄和標(biāo)引工作直接關(guān)系到檔案信息資源的共享，只有實(shí)現(xiàn)全國乃至國際范圍內(nèi)的統(tǒng)一化，才能有效地滿足現(xiàn)代化社會人們對檔案信息檢索的需要；再如，某些檔案管理程序由于目前沒有可能實(shí)現(xiàn)全國或全行業(yè)的統(tǒng)一化，可以首先實(shí)現(xiàn)一個地區(qū)、一個部門的統(tǒng)一化。
(2)一定程度的統(tǒng)一。即明確規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)中哪些方面的內(nèi)容、指標(biāo)要統(tǒng)一，哪些不宜在較大的范圍內(nèi)統(tǒng)一而只能在較小的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。如對檔案實(shí)體的分類，由于各個單位、各個部門、各個行業(yè)的文件和檔案的自然形成規(guī)律不盡相同，所以，就不宜在大的范圍內(nèi)統(tǒng)一。但是在一個單位之中，在文件標(biāo)準(zhǔn)化水平較高的一些部門，也可以在一定程度上對分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇要求、分類方案的編制體例與技術(shù)性要求以及分類工作程序等，做出統(tǒng)一化的規(guī)定。
(3)一定級別的統(tǒng)一。應(yīng)該在全國各個行業(yè)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，就 P176 必須制定國家性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)該在一個行業(yè)或?qū)I(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，就必須制定行業(yè)性或?qū)I(yè)性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)在一個地區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象或概念，而不宜在一個行業(yè)或全國范圍內(nèi)統(tǒng)一者，就必須制定地區(qū)性或地域性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)在一個企事業(yè)單位范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對象，就只能制定企事業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案工作統(tǒng)一化的對象級別選擇不當(dāng)，輕者會造成一些行業(yè)或部門的檔案管理水平停滯不前，重者將會造成檔案工作混亂無序，以及國家人、財、物力的浪費(fèi)。
(4)一定水平的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的確立，應(yīng)當(dāng)考慮到先進(jìn)性與合理性的雙重要求。所謂先進(jìn)性，是檔案工作統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化追求的主要目標(biāo)之一，但是，不能不顧國情提出一些在經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上都難以保證的標(biāo)準(zhǔn)要求；所謂合理性，就是從國情出發(fā)，從最大限度地提高檔案工作現(xiàn)代化水平和管理效益出發(fā)，實(shí)事求是地確定檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。
(5)一定時間內(nèi)的統(tǒng)一。這是指檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定期的長短。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)所約束的對象已經(jīng)發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)已落后于檔案工作發(fā)展的需要時，如果不及時修訂或更新原來的某些規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)就會在功能上走向反面，阻礙檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
(6)一定合理多數(shù)的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中的統(tǒng)一不一定就指統(tǒng)一為一種，而是可以統(tǒng)一于一個理想的多數(shù)，可以規(guī)定出若干等級，以適應(yīng)各種不同管理層次的需要。
三、系列化
所謂標(biāo)準(zhǔn)的系列化，是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的高級形式，它是根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，通過對某些標(biāo)準(zhǔn)化對象的發(fā)展規(guī)律的深入、全面的分析研究以及對國內(nèi)外同一對象的發(fā)展趨勢的合理預(yù)測，結(jié)合我國的檔案工作的不同發(fā)展條件，將有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)加以適當(dāng)歸并簡化，并按照一定的規(guī)律排列起來，作為指導(dǎo)我國檔案事業(yè)發(fā)展的依據(jù)。目前，我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作尚無這種高級形式的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，這說明我國的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化還有很長的路要走。
四、通用化
通用化是指在不同的標(biāo)準(zhǔn)化對象之間可以互相通用的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如檔案工作基本術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄用符號標(biāo)準(zhǔn)等。注重檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的通用化程度，也是提高我國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作質(zhì)量的一項基本要求。
五、典型化
典型化就是以最先進(jìn)、最合理的工作方式、工作程序、技術(shù)指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)手段或管理規(guī)定等為樣板，要求或倡導(dǎo)以后的有關(guān)方面的檔案工作均參照此執(zhí)行、取得統(tǒng)一的過程。它可以逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的整體優(yōu)化。 P177
六、格式化
目前，各企事業(yè)單位正在大力建設(shè)文檔一體化信息管理系統(tǒng)，此項工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建立一套標(biāo)準(zhǔn)的、覆蓋整個組織的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，而在這一結(jié)構(gòu)之中，合理地規(guī)定文檔信息的格式和信息鏈接的邏輯關(guān)系又是至關(guān)重要的內(nèi)容。建立這一標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)有兩個目的：一是保證各個部門聯(lián)機(jī)處理數(shù)據(jù)的過程的統(tǒng)一性；二是滿足各種聯(lián)機(jī)分析處理信息的需要。

如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的涵義，主要包括下述幾點(diǎn)： ，
第一，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一個工作活動過程，就其整體意義來說，它是一項智力性的系統(tǒng)工程。
第二，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是通過實(shí)行簡化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)等管理控制活動，節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高效率、獲得效益。
第三，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化追求檔案管理活動的最佳效果。
第四，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一種需要不斷補(bǔ)充、完善所制定標(biāo)準(zhǔn)的工作活動過程。
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化有微觀和宏觀兩層涵義。就其微觀涵義而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化就是通過制定標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，對檔案和檔案管理實(shí)行統(tǒng)一、簡化、協(xié)調(diào)和優(yōu)選等有序化管理控制，以便獲得最佳檔案管理效益的活動。就其宏觀涵義而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一項系統(tǒng)工程，它不僅包括檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定、實(shí)施等項工作內(nèi)容，還包括標(biāo)準(zhǔn)制定前的調(diào)查研究工作，標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充、完善、修訂、廢除等項管理與維護(hù)工作，還包括標(biāo)準(zhǔn)化體系的設(shè)計，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況反饋信息的搜集與處理等項具體工作活動。

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化建設(shè)

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項工作的重要性，就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強(qiáng)、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

如何推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化

　為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該采取以下措施:
　　一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。
　　檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則，首先，要加強(qiáng)硬件的建設(shè)；其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度；最后，要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。
　　二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。
　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。
　　三、做好文書以及電子文件的處理工作。
　　工作實(shí)踐表明，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿。因此，要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。
　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。
　　四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。

如何加強(qiáng)新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

一、做好檔案管理工作的重要性

　　檔案管理也稱檔案工作，是文件在實(shí)際使用價值消失后的僅有憑證和參考價值，是資料的終端。檔案管理系統(tǒng)在整個社會科學(xué)能力的構(gòu)成中占有較大地位，是社會信息系統(tǒng)的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣，不僅存在于局部單位的工作生產(chǎn)，還存在于整個社會。檔案管理工作是推進(jìn)社會發(fā)展的重要因素，是單位尋求進(jìn)步和發(fā)展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是企業(yè)或個人發(fā)展歷程的記錄，也是評價個人素養(yǎng)的依據(jù)。檔案管理工作的規(guī)范化，既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時提供詳實(shí)的資料，幫助決策者做出科學(xué)合理的適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。同時，檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解各人員的綜合素質(zhì)，改進(jìn)發(fā)展規(guī)劃，調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。

　　目前，規(guī)范檔案管理工作，可以起到促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提升單位形象以及增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的作用。因此，在我國經(jīng)濟(jì)市場的經(jīng)營形式面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的條件下，如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實(shí)地反映單位的具體情況尤為重要。

　　二、檔案管理工作存在的不足

　　(一)整體意識不足

　　由于在工作崗位中一些工作人員心里沒有大局意識，對檔案管理工作的認(rèn)識過于片面性，缺乏整體意識，無法把檔案管理與各項建設(shè)相互結(jié)合，導(dǎo)致業(yè)務(wù)及自身發(fā)展拘泥于單一的形式中。

　　(二)創(chuàng)新意識需增強(qiáng)

　　檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)就是創(chuàng)新意識。深化檔案管理改革對于思想發(fā)展的局部性、管理體制過于單一以及工作方式過于傳統(tǒng)老舊，致使現(xiàn)期的發(fā)展模式嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新性。

　　(三)全面性較低

　　對于新形勢下的檔案管理工作，從本質(zhì)上缺乏全面認(rèn)識，致使一些工作檔案不到位，一些可再生的資源白白浪費(fèi)，而那些不健全的檔案資料以及不合格的工作結(jié)構(gòu)，無法向社會及時提供準(zhǔn)確的服務(wù)，影響了檔案管理工作職能的正常發(fā)揮。

　　三、加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的措施

　　(一)完善檔案管理工作的規(guī)章制度

　　要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進(jìn)步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時俱進(jìn)。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識以提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)法制教育，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，從單位檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的作用。

　　(二)制定出符合時代發(fā)展要求的檔案管理方案

　　現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時代，隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達(dá)成目標(biāo)。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，分析并歸總出工作的特點(diǎn)，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識儲備量，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機(jī)器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)其價值。但是，網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強(qiáng)日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作，保證檔案的完整性和真實(shí)性。

　　(三)采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能

　　檔案管理工作是為了國家和社會服務(wù)的一項工作，加強(qiáng)檔案管理工作，可以推進(jìn)國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的進(jìn)步，并且對于企業(yè)來講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場經(jīng)濟(jì)的基本活動規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發(fā)，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以科學(xué)的方法和先進(jìn)的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點(diǎn)。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進(jìn)行得更加順利;對于一些利用價值比較高的檔案，應(yīng)該復(fù)制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實(shí)際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進(jìn)，更正管理錯處。

　　隨著社會的不斷發(fā)展，只有創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作才能滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，檔案管理為各個企業(yè)單位、機(jī)關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù)，加速其合理性、先進(jìn)性的建設(shè)。因此，檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)該積極抓住發(fā)展機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的目標(biāo)，開拓檔案管理的新局面，以便更好的促進(jìn)社會的和諧發(fā)展。

如何推行村級檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

推行村級檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)新農(nóng)村建設(shè)、為三農(nóng)服務(wù)的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好新農(nóng)村建設(shè)、為三農(nóng)服務(wù)的同時，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。

一、文件資料收集齊全是推進(jìn)村級檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
文件資料是檔案的前身，檔案由各類村務(wù)工作、活動中形成有資料轉(zhuǎn)化而來。可以說資料制發(fā)的怎樣，不僅僅決定村務(wù)活動本身的質(zhì)量。同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。因此，我們在收集資料中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。第一把好紙質(zhì)關(guān)，尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。第二把好材料書寫格式關(guān)、要注意檢查材料是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，落款是否與材料一致，有無日期等等。第三把好材料書寫字跡關(guān)，要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
二、推行“科學(xué)分類、以我為主“立卷歸檔不重復(fù)原則是實(shí)施村級檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近文件、材料的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)村級檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“科學(xué)分類、以我為主”原則就是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！翱茖W(xué)分關(guān)、以我為主”立卷歸檔原則，即歸檔的文件、材料就是要以本單位形成的文件、材料為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)村級檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中，注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件、材料階段任務(wù)的才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”不重復(fù)原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件、材料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)性和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“科學(xué)分類、以我為主”立卷歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住內(nèi)容的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為實(shí)現(xiàn)村級檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實(shí)的工作基礎(chǔ)。
三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)村級檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證
在長期的工作實(shí)踐中，目前村級檔案中存在著三個問題，一是文件的形成不夠規(guī)范，行文不標(biāo)準(zhǔn)；二是有的材料不夠完整、齊全；三是有些村干部思想認(rèn)識不到位、資料分散、收集困難。部分村干部普遍認(rèn)為自己管轄內(nèi)形成的資料，就是自己管理范疇，仍不知檔案是由他們手里文件資料轉(zhuǎn)化來的，而文件資料轉(zhuǎn)化為檔案應(yīng)具備兩個條件，第一是留存，第二是歸檔。文件資料向檔案轉(zhuǎn)化是人為的，是人們有意識“挑選”出來的。在“挑選”過程中，由于個人對檔案工作的認(rèn)識和業(yè)務(wù)水平上的差距，導(dǎo)致了檔案在形成、收集、立卷歸檔工作中的差距。案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)村級檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好各個方法問題，以有利于村級檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于村級檔案規(guī)范化管理。還有一方面，為提高檔案工作人員的水平，筆者認(rèn)為在村級檔案工作中要找準(zhǔn)工作重點(diǎn)，注重抓基層、抓基礎(chǔ)。最后一方面要保持兼職檔案人員相對穩(wěn)定，加強(qiáng)檔案專業(yè)知識方面的培訓(xùn)，要深入基層，加強(qiáng)指導(dǎo)，為實(shí)現(xiàn)村級檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。