檔案整理字體字號要求

根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）及其配套的《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）的相關(guān)規(guī)定，逐一回答下樓主說的幾項要求：

1、關(guān)于公文的標(biāo)題字體?！饵h政機關(guān)公文格式》7.3.1“標(biāo)題”項下明確規(guī)定：“一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。”

2、關(guān)于公文的行間距?！饵h政機關(guān)公文格式》?5.2.3 “行數(shù)和字?jǐn)?shù)”項下明確規(guī)定：“一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。”

3、關(guān)于正文的字體?！饵h政機關(guān)公文格式》7.3.3“正文”項下明確規(guī)定：“公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注?！?/p>

上述說的都是國家標(biāo)準(zhǔn)中明確規(guī)定的，給你附上新版《黨政機關(guān)公文格式》的地址鏈接，有其他方面不明確的可以查閱一下。

檔案類目字體需要分散對齊嗎

一般無特殊要求。
檔案如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。某些情況可以作相應(yīng)的調(diào)整。一般每行22行，每行28字，并支撐心臟。某些情況可以作相應(yīng)的調(diào)整。官方文件的文字顏色是黑色的。官方文件的首頁必須顯示文本。一般用3個宋體詞，排列在主發(fā)信機構(gòu)的名字下面一行，每段留下空兩個詞，返回到頂部的方框。

一般機關(guān)文書中所使用的字體、大小、段落間距等是什么？

　　標(biāo)題2號體，正文3號宋體。A4紙一頁22行，一行28字。3.7上下邊距，2.8左右邊距。
　　《國家行政機關(guān)公文格式》釋義

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則。
　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)公文可參照執(zhí)行。
　　使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
　　本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。
　　(1)內(nèi)容范圍
　　內(nèi)容范圍只涵蓋國家行政機關(guān)公文（以下簡稱“公文”）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應(yīng)是把《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來學(xué)習(xí)。
　　(2)適用范圍
　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機關(guān)的公文，其他機關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。所謂參照執(zhí)行的含義是可以結(jié)合自己的實際執(zhí)行。
　　(3)特定范圍
　　《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時使用少數(shù)民族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書寫習(xí)慣與漢字不同，執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)在某些地方可參照本標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。
　　2引用標(biāo)準(zhǔn)
　　GB／T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸
　　在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)ISO218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標(biāo)準(zhǔn)一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為土3mm。因此GB／T9704一1999《國家行政機關(guān)公文格式》中規(guī)定的公文用紙幅面尺寸的依據(jù)就是GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。
　　3定義
　　本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
　　3．1字Word
　　標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。
　　3．2行l(wèi)ine
　　標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行。
　　在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號標(biāo)題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一個固定的數(shù)量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個要素加以定位。
　　4公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)
　　公文用紙一般使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。
　　由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。
　　公文用紙的質(zhì)量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。經(jīng)濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質(zhì)量不低于60g／m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g／m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。這種相對靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。
　　公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進行分析總結(jié)得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。[Page]
　　橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。
　　不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現(xiàn)相互洇透，看上去文字很花很亂，導(dǎo)致印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標(biāo)。
　　pH值為7．5—9．5是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。
　　這項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7．5—9．5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標(biāo)加以規(guī)定。
　　5公文用紙幅面及版面尺寸5．1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T148。
　　5．2公文頁邊與版心足寸
　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±lmm
　　公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm
　　版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)
　　本標(biāo)準(zhǔn)改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型。作出這項規(guī)定應(yīng)該說是在進行大量調(diào)查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。
　　作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮：
　　(1)采用國際標(biāo)準(zhǔn)已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢
　　國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即ISO262：1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復(fù)印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。
　　鑒于A4型紙是國際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。
　　(2)我國已基本具備采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙的條件
　　我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制定了我國國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T788和GB／T148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國自己的標(biāo)準(zhǔn)16開型。隨著國際標(biāo)準(zhǔn)A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設(shè)備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T148和GB／T788已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)準(zhǔn)A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基矗
　　(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析
　　長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。
　　用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統(tǒng)一規(guī)格，還有用B5型紙與l6開型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國際標(biāo)準(zhǔn)A4型規(guī)格比較嚴(yán)格，無論在哪里買到的A4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一。因此淘汰l6開型公文用紙紙型，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙是十分必要的。[Page]
　　將公文用紙由l6開型改為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉(zhuǎn)變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際標(biāo)準(zhǔn)A系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。而且目前使用中的復(fù)印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進行了更新，可以印制A4型公文。
　　目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。所以在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。
　　6公文中圖文的顏色
　　未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。
　　公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。
　　7排版規(guī)格與印制裝訂要求
　　7．1排版規(guī)格
　　正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。
　　7．2制版要求
　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過lmm。
　　7．3印刷要求
　　雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)BLl00％，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。
　　7．4裝訂要求
　　公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂鱨／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。
　　長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。
　　(1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應(yīng)按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)，以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。這種情況就屬特殊情況。所以在標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。
　　(2)在標(biāo)準(zhǔn)中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定，以保證公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。
　　(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。關(guān)于印刷制品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是有很多指標(biāo)的，在此標(biāo)準(zhǔn)中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術(shù)指標(biāo)；這些指標(biāo)只要認真對待
　　是很容易實現(xiàn)的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標(biāo)準(zhǔn)中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標(biāo)，只要按標(biāo)準(zhǔn)中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。
　　(4)在標(biāo)準(zhǔn)中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，一些公文在裝訂時不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而導(dǎo)致公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本標(biāo)準(zhǔn)將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴(yán)格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。[Page]
　　8公文中各要素標(biāo)識規(guī)則
　　本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
　　本標(biāo)準(zhǔn)將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經(jīng)驗的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標(biāo)準(zhǔn)提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計方法后文介紹)。
　　主體的特點是位置經(jīng)常變動，依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。
　　版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。

　　用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進行“解剖”，掌握其區(qū)別。這是本標(biāo)準(zhǔn)對公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點。
　　8．1眉首
　　8．1．1公文份數(shù)序號
　　公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第l行。
　　并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號?！掇k法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。
　　編份數(shù)序號的目的是準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。
　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。
　　一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第1行。
　　8．1．2秘密等級和保密期限
　　如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
　　秘密等級是標(biāo)識公文保密程度的一種標(biāo)志。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識公文的秘密等級。[Page]
　　保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如公文針發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后標(biāo)注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕
　　密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標(biāo)識保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空l字距離，如需標(biāo)注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。
　　8．1．3緊急程度
　　如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。
　　緊急程度是對公文送達時限的要求。根據(jù)《辦法》規(guī)定，緊
　　急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。在標(biāo)準(zhǔn)中只規(guī)定緊急程度的標(biāo)識位置是居于版心右上角頂格第l行。
　　如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標(biāo)識時，按照秘密等級
　　在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。 <

　　br> 8．1．4發(fā)文機關(guān)標(biāo)識
　　由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特
　　定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。友文機關(guān)標(biāo)識上
　　邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識(見圖三)。
　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm(高×寬)。
　　聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。
　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機關(guān)
　　全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。
　　有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加“文件”二字，如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加“文件”二字。
　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字體，本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)宋體字，是因為小標(biāo)宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標(biāo)識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。
　　發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的字號，本標(biāo)準(zhǔn)以22mm×15mm為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是22mm×15mm。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機關(guān)標(biāo)識的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。
　　關(guān)于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的位置，本標(biāo)準(zhǔn)提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標(biāo)識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標(biāo)識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。
　　第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至
　　版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。[Page]
　　各行政機關(guān)在設(shè)計文件“紅頭”時，兩種形式均應(yīng)具備，即
　　平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識距上頁邊為117mm。
　　關(guān)于聯(lián)合行文，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱
　　右側(cè)上下居中。本標(biāo)準(zhǔn)還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這
　　一明確要求。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多(我們曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)
　　合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標(biāo)題以及最少一行正文的位置)。
　　8，1．5發(fā)文字號
　　發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識
　　下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔]”括入；序號不編虛
　　位(即1不編為O01)，不加“第”字。
　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
　　發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。讀懂機關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準(zhǔn)確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。
　　年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)識不正確。年份應(yīng)用六角括號“〔〕”括起。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定使用六角括號。
　　序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字?jǐn)?shù)。
　　發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)

　　文機關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號應(yīng)居中。
　　8，1．6簽發(fā)人
　　上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。
　　如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。[Page]
　　簽發(fā)人標(biāo)識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標(biāo)識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項負責(zé)。因此上報的公文需要標(biāo)注簽發(fā)人。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號同處在第3行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發(fā)人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人(會簽人)”
　　三字用仿宋體，簽發(fā)人(會簽人)姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會簽人)的姓名突出、醒目。
　　如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標(biāo)注會簽人，這時的標(biāo)識方法是，發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空1字和簽發(fā)人．姓名居右空l字的要求不變。
　　8，2主體
　　8．2．1公文標(biāo)題
　　紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。
　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識，居中排布。應(yīng)該說，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。例如，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機關(guān)多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長以及下面講到的主送機關(guān)多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關(guān)多但主辦機關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標(biāo)題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內(nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。
　　8．2．2主送機關(guān)
　　標(biāo)題下空l行，左側(cè)頂格用3專仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。
　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定主送機關(guān)在標(biāo)題下空l行頂格標(biāo)識，回行時仍頂格。本標(biāo)準(zhǔn)又講了當(dāng)主送機關(guān)過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法

員工檔案如何整理

可以按照以下方式進行整理，僅供參考：
一、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類
★第一類:履歷材料
職工履歷表,簡歷表以及反映職工個人履歷情況的各類登記表
1.履歷表(書),簡歷表;
2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學(xué)生等各類人員登記表;
4.更改姓名材料;
5.就業(yè)登記申請書;
6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);
7.失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.
★第二類 自傳材料
工作經(jīng)歷
思想發(fā)展性質(zhì)的自傳
其它屬于自傳性質(zhì)的材料
凡是本人書寫的敘述本人經(jīng)歷,思想變化過程,家庭情況,社會關(guān)系等內(nèi)容的材料,屬于自傳材料.
★第三類 鑒定,考核,考察材料
職工鑒定,調(diào)動,考核,民主評議等內(nèi)容的考察材料,登記表
1.鑒定表(含自我鑒定);
2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;
3.考核登記表.
★第四類 學(xué)歷,培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)(技能)材料
學(xué)歷,學(xué)位,畢業(yè)生登記表,培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;
晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表,聘任呈報表及考績材料,職業(yè)資格證書;
職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.
★第五類 政審材料
審查職工政治歷史情況的調(diào)查報告,審查結(jié)論,上級批復(fù),本人對結(jié)論的意見,檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;
甄別,復(fù)查結(jié)論(意見,決定),調(diào)查報告,批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;
入黨,入團,參軍,出國等政審材料;
更改職工的民族,年齡,國籍,入黨,入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料.
★第六類 參加中國共產(chǎn)黨,共青團及民主黨派的材料
中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見及所依據(jù)的材料;
民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;
中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書,申請書,團員登記表,退團材料;加入民主黨派的有關(guān)材料.
★第七類 獎勵材料
各種先進人物登記表
先進模范事跡
嘉獎,通報表揚等材料
★第八類 處分材料
處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復(fù),本人對處分的意見和檢查,交待材料;
通報批評材料;
甄別,復(fù)查報告,決定,上級批復(fù)及本人意見;
公安機關(guān)和紀(jì)檢部門處理違紀(jì)違法材料;
法院審判工作形成的判決書.
★第九類 勞動關(guān)系和工資,待遇審批材料
工資級別登記表,職務(wù)工資變動登記表,調(diào)資審批表,定級和解決待遇的審批材料;
招用職工登記表,任免呈報表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動合同,終止或解除勞動合同報告書,解聘,辭退材料;
保險福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;
從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表,計劃生育審批表;
退(離)休審批表;
復(fù)員退伍,轉(zhuǎn)業(yè)審批表;
大中專院校畢業(yè)生派遣證;
工作調(diào)動介紹信
出國,出境人員審批表;
黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團體代表會,民主黨派代表會代表登記表.
★第十類 其他可供組織參考的材料
招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調(diào)動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;
非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書;個人誠信材料等.
二、歸檔要求
完整,齊全,準(zhǔn)確,手續(xù)完備
注:
歸檔文件的書寫和制作材料應(yīng)能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙;(185×260)
保證書寫質(zhì)量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應(yīng)使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料
三、鑒別
1 ,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應(yīng)歸入職工檔案的內(nèi)容,對不屬于職工檔案內(nèi)容或重復(fù)多余的文件材料應(yīng)按規(guī)定進行清理;
2, 判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經(jīng)辦完或查證核實的不得歸入職工檔案;
3 ,審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時間不明的材料,應(yīng)查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論,調(diào)查報告,上級批復(fù),主要證明材料,本人的交待等.
處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免以處分的決定),調(diào)查報告,上級批復(fù),個人對處分的意見等.以上材料屬于成套的,必須齊全.
4, 審查材料是否手續(xù)完備,須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在簽字蓋章后歸檔;
審查結(jié)論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面.
任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機關(guān),批準(zhǔn)時間和文號.
出國出境審批表,須注明出去的任務(wù),目的及出去與返回的時間.
5 ,鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料,應(yīng)及時進行登記并收集補充.
四、組件
原則: 每份文件為一件
注:
正文與定稿為一件,正文在前
正件與附件為一件,正件在前
原件與復(fù)制件為一件,復(fù)制件在前
原件與轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件在前
五、排序
1,按歸檔文件形成時間排序
第一類 (履歷) 第二類 (自傳) 第三類(鑒定考核考察) 第四類(評定崗位技能和學(xué)歷材料)第七類(獎勵) 第九類(招用等) 第十類(其他)
2,按歸檔文件內(nèi)容的主次關(guān)系進行排序
第五類(政審) 第八類(處分)
注:
材料的排列順序為:上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等.
3,第六類
排列順序為:按入團,入黨,入民主黨派排
入團志愿書應(yīng)排在入團的其它材料之前
入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序.
4,第九類
材料既可按形成時間排序,也可按材料性質(zhì)相對集中排序.
按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:
工資情況的材料
錄用,任免材料
保險福利待遇材料
出國,出境材料
每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列
六、修整裝訂
總要求:
· 以件為單位 16開(185×260)
· 裝訂應(yīng)結(jié)實,整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字,
不損壞文件,不妨礙閱讀
(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料,須進行折疊.折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.
(二)對破損,卷角,折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.
(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內(nèi)容.
(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.
裝訂要求:
每個職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:
(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.
(二)理齊檔案材料.材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.
(三)打孔.在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.
(四)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.
(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.
(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查.
(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內(nèi)容填寫到相應(yīng)的目錄中,并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi),將材料裝訂到案卷中.
七、編目
1,頁號編寫
在有書寫內(nèi)容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標(biāo)注頁號
注:
托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁進行編號
2,類件號編寫
在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋"類件號"章
類號:"一"到"十"
件號為同一類材料內(nèi)的順序號,按時間順序或主次關(guān)系確定
頁數(shù)為阿拉伯?dāng)?shù)字
3,卷(袋)內(nèi)目錄
·置于每個職工檔案材料卷(袋)首
·用耐久材料書寫或計算機打印
·各項目應(yīng)填寫應(yīng)完整,準(zhǔn)確
注一
:每類之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用
類件號:按照類別排列順序,如:"一類第一(或1)件"
責(zé)任者:歸檔文件形成單位或個人,即文件的署名者
題名:填寫歸檔文件的標(biāo)題,應(yīng)完整,準(zhǔn)確;對沒有題名或不能反映文件內(nèi)容的,應(yīng)另行編寫,用"[ ]"括起
日期:采用阿拉伯?dāng)?shù)字8位表示,可分兩行書寫
頁數(shù):該件材料總頁數(shù)
要求:
每卷檔案必須有詳細的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認真進行編寫.具體要求:
(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項地進行填寫;
(2),根據(jù)材料題目填寫"題名".無題目的材料應(yīng)擬定題目.題目過長,可適當(dāng)簡化.擬定題目或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點.凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(3),"日期"一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間.復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時間.
(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對,做到準(zhǔn)確無誤;
(5),書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用.
★卷內(nèi)備考表的填寫:后面填初次整理時間及人員姓名
中間填每年整理人,檢查人,整理時間
4,檢索工具
要求
企業(yè)職工檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項目包括:姓名,檔號,存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個字母的順序排列.每個姓氏后預(yù)留部分空格,常用姓要預(yù)留多一些."王,劉,李,張,"
職工檔案用"10"或"ZG"來表示,下設(shè)1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示如,"ZG1-1" "ZG2-1"
八、檔案裝具
檔案卷皮 檔案袋
卷皮規(guī)格:
長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設(shè)三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米
材料:
一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量
顏色:
應(yīng)采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍,紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色
項目:
"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:
"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米
"姓名"用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字
2 ,檔案袋
規(guī)格:
長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米
材料質(zhì)量:
可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙
袋面項目:
"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"
字體和字的顏色
與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊

其他的內(nèi)容你可以看一下國家的相關(guān)規(guī)定和自己單位有檔案的，你可以參考其樣式進行整理就行！

文書檔案管理細則

　　文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細則，歡迎閱讀!
　　文書檔案管理細則一
　　第一條　為加強水行政執(zhí)法文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條　執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　第三條　各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

　　第四條　水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條　各級水行政主管部門的執(zhí)法機構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。

　　第六條　執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動進行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價值;

　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;

　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達回執(zhí)，行政處罰強制執(zhí)行申請書，結(jié)案報告等;

　　2. 行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請書，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補正通知書，行政復(fù)議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復(fù)議申請書，行政復(fù)議裁定書、決定書，送達回證等;

　　3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;

　　4. 統(tǒng)計報表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;

　　5. 法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實施細則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。

　　(四) 檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

　　第七條　執(zhí)法文書檔案的整理與保管

　　(一)按照類別和時間的順序?qū)n案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

　　第八條　執(zhí)法文書檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。
　　文書檔案管理細則二
　　1、文書立卷

　　每年年初機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項分開。

　　①分年度。將文件按其形成的年度分開。

　?、诜旨墑e。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復(fù)、下級的請示應(yīng)放在一起。

　?、鄯謾C構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。

　　④分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

　?、莘制谙?。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關(guān))，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標(biāo)題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn);對摘抄、復(fù)制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時間。借閱檔案，應(yīng)認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統(tǒng)計

　　建立檔案收進、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關(guān)部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
　　文書檔案管理細則三
　　為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實際情況,制定如下實施細則.

　　一、文書檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.

　　2.由部門負責(zé)人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書檔案管理職責(zé)

　　1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.

　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).

　　5.負責(zé)本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.

　　三、文書檔案兼職檔案員職責(zé)

　　1.了解本部門工作業(yè)務(wù),掌握文書歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負責(zé)本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門平時建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結(jié)、批復(fù),計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關(guān)針對本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實施的重要文件材料.

　　3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.3 凡是在較短時間內(nèi)對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務(wù)性的文件材料,上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.4 根據(jù)本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財類, ⑹后勤企業(yè)類.

　　六、文書檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.

　　2.質(zhì)量要求

　　2.1 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.

　　2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求.

　　3.整理方法

　　3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請示在后.

　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合文件形成時間順序排列.

　　3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注.

　　3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8 歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對同一問題的來文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9 責(zé)任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者.

　　3.10 文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應(yīng)照實抄錄,不能省略.

　　3.11 題名:填寫文件標(biāo)題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充,并外加" [ ] ".會議記錄須重擬題名時,應(yīng)寫明會議的時間和重要內(nèi)容.

　　3.12 日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.

　　3.13 頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.

　　3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.

　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

　　3.18 檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.

　　3.19 歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".

　　七、文書檔案的歸檔

　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時間:歸檔部門應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時,應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應(yīng)認真辦理交接手續(xù),仔細查點和驗收.

　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進行再整理,按有關(guān)工作程序進行分類與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決.

　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.

　　7.檔案管理人員調(diào)動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù).

　　九、文書檔案的鑒定和銷毀

　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定.

　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.

　　十、獎勵和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預(yù)立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.

　　2.凡沒有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責(zé)把關(guān)執(zhí)行.

　　十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細則與上級檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

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