監(jiān)獄檔案整理規(guī)范

法律分析：看守所按照“分類(lèi)立卷、集中統(tǒng)一、專人管理”的要求，對(duì)在押人員檔案進(jìn)行規(guī)范管理。

一是加強(qiáng)檔案收集。指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，按照檔案管理要求、時(shí)間、順序完成整理歸檔工作。二是加強(qiáng)檔案整理。要求做到組卷合理、排列有序、編目規(guī)范、保管期準(zhǔn)確、案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。三是加強(qiáng)檔案保存。嚴(yán)格落實(shí)防火、防光、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防塵、防潮、防高溫等安全措施。四是加強(qiáng)檔案管理。對(duì)檔案的收集、整理、立卷、移交、保密、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致規(guī)范，確保檔案的完整性、有效性、安全性和實(shí)用性。

法律依據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》 第十五條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。

經(jīng)檔案館同意，提前將檔案交檔案館保管的，在國(guó)家規(guī)定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開(kāi)事項(xiàng)仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府信息公開(kāi)事項(xiàng)的檔案按照檔案利用規(guī)定辦理。

檔案管理的方法措施

導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案就是完成了書(shū)面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書(shū)面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門(mén)各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門(mén)先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。

但各個(gè)部門(mén)公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題：

1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒(méi)有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒(méi)有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒(méi)有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒(méi)有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。

3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

4、公文中沒(méi)用規(guī)范的'使用數(shù)字。

以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門(mén)的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問(wèn)題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類(lèi)做起

在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類(lèi)別進(jìn)行整理和分類(lèi)，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開(kāi)會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類(lèi)公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：

1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門(mén)的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日?；?。

3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書(shū)籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

檔案管理部門(mén)在文公分類(lèi)入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過(guò)程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒(méi)入檔的附件要向相關(guān)部門(mén)或單位催要，過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長(zhǎng)時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過(guò)去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過(guò)程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

2檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過(guò)程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來(lái)誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。

檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來(lái)依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績(jī)的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國(guó)現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門(mén)或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類(lèi)，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門(mén)的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

湖南省監(jiān)獄管理局的管理制度

監(jiān)獄內(nèi)務(wù)管理制度（湘監(jiān)管發(fā)[2002]51號(hào)）一、 監(jiān)舍內(nèi)務(wù)衛(wèi)生管理制度（一）罪犯居住的監(jiān)舍應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固、通風(fēng)、透光、清潔、保暖，無(wú)漏雨現(xiàn)象。（二）監(jiān)舍裝飾要和諧適度，內(nèi)務(wù)衛(wèi)生要?jiǎng)澠伞⒇?zé)任到人、經(jīng)常打掃，做到墻面無(wú)蜘蛛網(wǎng)，無(wú)污跡和亂涂亂畫(huà)現(xiàn)象，地上無(wú)垃圾、無(wú)痰跡、無(wú)煙頭，門(mén)窗無(wú)灰塵、室內(nèi)無(wú)異味，保持內(nèi)務(wù)整潔、衛(wèi)生。（三）罪犯的床上用品（被褥、床單、墊單、枕巾等）要按省局指定的顏色、式樣、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)—；罪犯的生活日用品(洗漱用具、凳子等)要基本統(tǒng)一。罪犯的生活用品及床上用品要統(tǒng)一編號(hào)、規(guī)范管理。（四）監(jiān)舍物品實(shí)行定置管理。床卡固定在統(tǒng)一的位置。被褥疊放要棱角分明。被褥、床單、毛巾、凳子、衣物、鞋子等物品要擺放成線，整齊劃一。（五）監(jiān)舍內(nèi)不準(zhǔn)存放生產(chǎn)工具、產(chǎn)品及其它與生活無(wú)關(guān)的物品，監(jiān)舍不得作為生產(chǎn)場(chǎng)所，監(jiān)舍內(nèi)無(wú)違禁物品，除少數(shù)生活必需品外，罪犯其它生活用品，應(yīng)放在儲(chǔ)藏室統(tǒng)一保管。（六）分監(jiān)區(qū)（含無(wú)分監(jiān)區(qū)的獨(dú)立監(jiān)區(qū)）每天至少檢查一次監(jiān)舍內(nèi)務(wù)衛(wèi)生，監(jiān)區(qū)每周檢查一次，監(jiān)獄每月進(jìn)行檢查評(píng)比，并將檢查評(píng)比結(jié)果詳細(xì)記載，予以公布。（七）監(jiān)舍內(nèi)夏季必須配有電扇等防暑降溫設(shè)備，罪犯?jìng)€(gè)人有蚊帳、涼席，無(wú)蚊帳的監(jiān)舍必須有紗門(mén)、紗窗，無(wú)破損門(mén)、窗。冬季符合保暖要求。（八）監(jiān)舍使用面積人平1.5—2平方米，每間監(jiān)舍居住不超過(guò)20人，嚴(yán)禁兩人睡一床，嚴(yán)禁個(gè)人住單間。（九）監(jiān)舍內(nèi)要保證罪犯有開(kāi)水喝，監(jiān)內(nèi)有洗澡的基本設(shè)施。（十）監(jiān)舍要根據(jù)季節(jié)變化，經(jīng)常消毒，殺滅蚊、蠅、蟑螂、老鼠。二、罪犯?jìng)€(gè)人生活衛(wèi)生管理制度（一）聽(tīng)到起床號(hào)令，迅速起床，按要求整理內(nèi)務(wù)。（二）按秩序分批到洗漱間洗漱，不得擁擠搶位。（三）按規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)、有秩序地就餐。不準(zhǔn)敲擊餐具，嬉鬧。（四）不準(zhǔn)伙吃伙喝、互相串換食品。不準(zhǔn)浪費(fèi)糧食和亂倒殘湯剩飯。保持餐具完好、衛(wèi)生。（五）不準(zhǔn)開(kāi)小鍋小灶，不準(zhǔn)喝酒和違反規(guī)定吸煙。（六）注意飲食衛(wèi)生，不暴飲暴食，不喝生冷臟水，不吃霉?fàn)€變質(zhì)食物。（七）要勤洗澡、勤剪指甲、勤換衣服、勤洗曬衣被。每月至少理發(fā)二次，不準(zhǔn)留胡須、長(zhǎng)指甲。（八）罪犯必須著囚服，佩戴胸牌，不準(zhǔn)私自改變囚服、胸牌的式樣和顏色。囚服不準(zhǔn)當(dāng)工作服使用。（九）除一個(gè)月內(nèi)出監(jiān)的罪犯外，男犯一律理光頭；女犯理齊耳短發(fā)，不得過(guò)頸，不準(zhǔn)燙發(fā)、染發(fā)、戴假發(fā)、涂指甲、抹口紅、戴手飾等。（十）聽(tīng)到就寢預(yù)令，迅速到指定位置聽(tīng)候點(diǎn)名，不得喧嘩、耳語(yǔ)、走動(dòng)。就寢前抓緊時(shí)間上廁所、洗漱、鋪放被褥，脫下的衣服整齊的放在枕頭一邊，鞋放在床下擺成一線。（十一）聽(tīng)到就寢號(hào)令，立即按指定方向躺下。監(jiān)區(qū)統(tǒng)一拉閘熄燈。罪犯不準(zhǔn)擅自串換鋪位，不準(zhǔn)蒙頭睡覺(jué)，不準(zhǔn)使用其它照明用具，不準(zhǔn)看書(shū)寫(xiě)字，不準(zhǔn)影響他人睡覺(jué)。（十二）以監(jiān)區(qū)為單位，統(tǒng)一配備必要的衛(wèi)生潔具，教育罪犯要養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，不隨地吐痰、便溺，不亂扔臟物、果皮、紙屑，不準(zhǔn)損壞、踐踏花草樹(shù)木。三、洗漱間及衛(wèi)生間管理制度（一）洗漱間及衛(wèi)生間（含監(jiān)舍外公共廁所）應(yīng)由專人管理，定時(shí)打掃，定期消毒。保持室內(nèi)設(shè)施完好、清潔衛(wèi)生。（二）要合理安排罪犯洗漱時(shí)間，并在指定的地點(diǎn)洗漱，不準(zhǔn)擁擠搶位，不準(zhǔn)嬉鬧、打斗。（三）洗漱間及衛(wèi)生間內(nèi)不準(zhǔn)堆放雜物，不準(zhǔn)亂倒垃圾，不準(zhǔn)亂寫(xiě)亂畫(huà)，不準(zhǔn)亂倒殘菜剩飯。不準(zhǔn)隨地大小便。（四）要講究公共道德，愛(ài)護(hù)公共財(cái)物，保持公共衛(wèi)生。便溺后要及時(shí)沖洗干凈。（五）注意節(jié)約水電，用完隨手關(guān)閥，最后離開(kāi)者隨手關(guān)燈。杜絕常流水、常明燈等浪費(fèi)現(xiàn)象。（六）洗漱間及衛(wèi)生間內(nèi)設(shè)施安全、完好、簡(jiǎn)潔、實(shí)用。洗漱間及衛(wèi)生間內(nèi)無(wú)裸露低矮的電線，無(wú)可攀登的物體，無(wú)阻檔視線的障礙物。（七）監(jiān)舍外公共廁所要有專人管理，定期消毒，廁所化糞池要加蓋，對(duì)糞便進(jìn)行無(wú)害化處理，防止池內(nèi)糞便漫溢。四、儲(chǔ)藏室管理制度（一）各監(jiān)獄要以分監(jiān)區(qū)為單位建立儲(chǔ)藏室。儲(chǔ)藏室應(yīng)由干警直接管理，儲(chǔ)藏柜鑰匙應(yīng)由干警親自掌握。（二）儲(chǔ)藏室要定期打掃，保持室內(nèi)干燥、通風(fēng)，并做好防鼠、防蟲(chóng)蛀、防霉變、防火、防盜工作。（三）儲(chǔ)藏室按規(guī)定時(shí)間開(kāi)放，未經(jīng)允許不得隨便進(jìn)入，特殊情況須經(jīng)分管干警批準(zhǔn)。（四）儲(chǔ)藏室內(nèi)不準(zhǔn)存放易燃、易爆、有毒和生產(chǎn)工具等違禁物品，不準(zhǔn)存放食品，嚴(yán)禁私藏現(xiàn)金。（五）罪犯儲(chǔ)藏物品要進(jìn)行逐項(xiàng)登記，填寫(xiě)物品清單貼在柜門(mén)背面，便于檢查。（六）罪犯儲(chǔ)藏物品必須按指定位置存放，物品要擺放整齊，不準(zhǔn)亂堆亂放。取物用的梯子必須加鎖，固定在指定的位置。（七）儲(chǔ)藏室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。存取物品時(shí)要愛(ài)護(hù)公物，損壞公物要照價(jià)賠償。（八）直接設(shè)在監(jiān)合內(nèi)的儲(chǔ)藏柜，也要按上述要求，實(shí)行嚴(yán)格管理。（九）儲(chǔ)藏室內(nèi)不得人儲(chǔ)混用，不準(zhǔn)容留他犯在室內(nèi)逗留和閑談。五、曬衣場(chǎng)管理制度（一）各監(jiān)獄應(yīng)建立室內(nèi)或者室外曬衣場(chǎng)，有專人負(fù)責(zé)管理，看管衣物，定期打掃衛(wèi)生，對(duì)室內(nèi)曬衣場(chǎng)要定期消毒。（二）曬衣場(chǎng)應(yīng)建在向陽(yáng)、通風(fēng)安全的地方，保持環(huán)境整潔、干凈。（三）曬衣場(chǎng)周?chē)鷳?yīng)建防護(hù)隔離網(wǎng)，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，防止大風(fēng)吹失衣物。（四）不論室內(nèi)或室外曬衣場(chǎng)，都要以分監(jiān)區(qū)或作業(yè)組為單位，在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)集中晾曬。衣物晾曬要搭晾整齊，不準(zhǔn)亂搭亂曬。（五）曬晾和收取衣物要集中進(jìn)行，獨(dú)自或未經(jīng)許可不得進(jìn)入曬衣場(chǎng)。六、理發(fā)室管理制度（一）理發(fā)室要保持整潔、衛(wèi)生、通風(fēng)，物品擺放整齊有序。（二）理發(fā)用具有專柜，由干警直接管理，使用時(shí)由理發(fā)員簽字領(lǐng)用，用完后及時(shí)歸還。（三）理發(fā)用具不得外借，不準(zhǔn)讓無(wú)關(guān)人員接觸。理發(fā)用具要定期消毒，保持清潔、完好，防止傳播疾病。（四）理發(fā)員必須由表現(xiàn)好、守紀(jì)律、懂技術(shù)且刑期過(guò)半的罪犯擔(dān)任，持健康證上崗。（五）理發(fā)員操作時(shí)要著潔凈的工作服、工作帽，在崗不準(zhǔn)吸煙、閑談，注意操作安全。要按規(guī)定操作，不準(zhǔn)私自改變罪犯發(fā)式。（六）罪犯理發(fā)要按規(guī)定的時(shí)間依次進(jìn)行，保持良好秩序，不得擁擠搶位，不得要理發(fā)員改變發(fā)式。（七）不準(zhǔn)利用罪犯理發(fā)員為干警、職工及家屬按摩、洗頭、理發(fā)。（八）對(duì)患有皮膚病、頭癬等傳染性疾病的罪犯，要使用專用理發(fā)用具，用后及時(shí)消毒，不得亂放、混用。七、生活區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理制度（一）在監(jiān)區(qū)建設(shè)時(shí)，要注重生活區(qū)環(huán)境建設(shè)，綠化、美化、凈化監(jiān)區(qū)，要以優(yōu)美和諧的環(huán)境陶冶罪犯的情操。（二）監(jiān)區(qū)內(nèi)要種植花卉、草坪、綠籬等植物，監(jiān)區(qū)內(nèi)空地綠化覆蓋率達(dá)90%以上，實(shí)現(xiàn)三季有花，四季常青。（三）監(jiān)區(qū)內(nèi)要修建籃球場(chǎng)、黑板報(bào)、閱報(bào)欄等文體活動(dòng)設(shè)施，并保證設(shè)施完好，內(nèi)容常新。（四）監(jiān)區(qū)的花草樹(shù)木和文體設(shè)施有專人管理，不得隨意踐踏、攀摘、損毀。（五）監(jiān)區(qū)有專人定期打掃衛(wèi)生，保持排水溝暢通，監(jiān)區(qū)內(nèi)無(wú)雜物、無(wú)垃圾、無(wú)污水、無(wú)異味。（六）監(jiān)區(qū)內(nèi)做到場(chǎng)地平整，道路暢通，監(jiān)區(qū)地下管道要繪制示意圖，通往獄外的下水道要加防護(hù)設(shè)施。（七）監(jiān)區(qū)內(nèi)外除監(jiān)管改造警示警語(yǔ)及專項(xiàng)教育的活動(dòng)內(nèi)容外，不得在監(jiān)區(qū)范圍內(nèi)亂畫(huà)、亂涂、亂貼紙張標(biāo)語(yǔ)。八、罪犯就醫(yī)管理制度（一）罪犯生病應(yīng)向管教人員報(bào)告，由管教人員或指定人員帶領(lǐng)去醫(yī)院(或衛(wèi)生所)就診。病犯診治完畢后，由管教人員負(fù)責(zé)帶回。（二）罪犯門(mén)診要有門(mén)診病歷和門(mén)診登記，醫(yī)生應(yīng)根據(jù)病情認(rèn)真書(shū)寫(xiě)門(mén)診病歷。（三）罪犯看病過(guò)程中，要遵守紀(jì)律，如實(shí)陳述病情，聽(tīng)候醫(yī)生處置，不得無(wú)理取鬧，不準(zhǔn)指名要藥，不準(zhǔn)索要休息診斷書(shū)。（四）病犯要積極配合治療，遵從醫(yī)囑，按時(shí)用藥，隔離治療的，不許到規(guī)定范圍外活動(dòng)；批準(zhǔn)休息的，按指定地點(diǎn)休息。（五）罪犯如病情較重需要住院治療的，由監(jiān)獄醫(yī)院主治醫(yī)生出具住院證，經(jīng)獄政部門(mén)審核，報(bào)監(jiān)獄主管改造的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可住院治療。疾病治愈后，醫(yī)院應(yīng)及時(shí)通知分監(jiān)區(qū)將病犯接回。（六）罪犯在監(jiān)獄醫(yī)院住院期間的監(jiān)管改造安全工作，由醫(yī)院具體負(fù)責(zé)，入院時(shí)，應(yīng)由病犯所在單位向醫(yī)院介紹罪犯基本情況及改造表現(xiàn)，出院時(shí)，由醫(yī)院對(duì)罪犯作出改造表現(xiàn)鑒定，交罪犯所在單位作為考核依據(jù)。（七）有傳染性疾病的罪犯要采取隔離措施，并積極給予治療。監(jiān)舍要定期消毒，監(jiān)獄內(nèi)傳染病發(fā)病率不超過(guò)1%。（八）罪犯要定期體檢，體檢登記表應(yīng)存入罪犯健康檔案?jìng)洳椤＃ň牛└鶕?jù)工作需要設(shè)置的病犯監(jiān)區(qū)或衛(wèi)生所，必須要達(dá)到省定標(biāo)準(zhǔn)，病犯監(jiān)區(qū)或衛(wèi)生所要確保罪犯有病能得到及時(shí)有效地治療，并經(jīng)常組織衛(wèi)生宣傳和監(jiān)區(qū)監(jiān)舍的消毒工作，及時(shí)掌握和報(bào)告疫情。

如何規(guī)范檔案日常管理？

　　檔案管理制度

　　一、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類(lèi)文件材料的形成過(guò)程，掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實(shí)做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，造具銷(xiāo)毀清冊(cè)，寫(xiě)出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷(xiāo)毀。

　　6、保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

　　8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門(mén)填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫(kù)房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門(mén)、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫(kù)房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開(kāi)，但要相對(duì)集中，便于管理。

　　6、庫(kù)房專管人員進(jìn)出庫(kù)房，應(yīng)隨手關(guān)門(mén)上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。

　　7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

　　三、檔案復(fù)制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

　　2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

　　4、對(duì)利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

　　2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長(zhǎng)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。

　　3、外單位來(lái)查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門(mén)派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫(huà)，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　5、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

　　五、檔案庫(kù)房管理制度

　　為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫(kù)，并認(rèn)真做好記載。

　　2、注意庫(kù)房安全。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫(kù)房隨時(shí)關(guān)門(mén)上鎖，不允許非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。

　　3、定時(shí)測(cè)量記錄庫(kù)內(nèi)溫度。要求庫(kù)內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開(kāi)關(guān)工作。

　　4、搞好庫(kù)內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén)報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級(jí)印發(fā)需要本單位長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時(shí)間

　?。?）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。

　?。?）堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

　?。?）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè)，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　　（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份，堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。

　?。?）自己撰寫(xiě)的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁止圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

　?。?）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　　（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　?。?）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過(guò)程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。

　　2、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門(mén)或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

　　3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項(xiàng)目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登記和整理，分類(lèi)立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用的職能部門(mén)，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過(guò)程中形成的檔案史料，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開(kāi)發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫(xiě)的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點(diǎn)，由檔案部門(mén)或組織專門(mén)寫(xiě)作班子集中進(jìn)行編寫(xiě)。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對(duì)外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書(shū)材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類(lèi)檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。

　　（1）文書(shū)檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　?。?）會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門(mén)保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交。

　?。?）科技檔案，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。

　?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級(jí)檔案部門(mén)或?qū)I(yè)部門(mén)的規(guī)定及時(shí)歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報(bào)、圖紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊(cè)（即各種登記簿、帳簿、名冊(cè)）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類(lèi)、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁(yè)數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長(zhǎng)期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類(lèi)立卷。正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開(kāi)立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書(shū)、會(huì)議……檔案等），跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒(méi)有復(fù)文的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對(duì)的第一年；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開(kāi)幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問(wèn)題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁(yè)編所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)。即：
　　裝訂的卷，在有文字的每頁(yè)文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁(yè)號(hào)；
　　不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上順序件號(hào)；
　　圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長(zhǎng)期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫(xiě)內(nèi)文件目錄和備考表。

　?。?）填寫(xiě)目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名（即標(biāo)題）；
　?。?）對(duì)沒(méi)有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；
　?。?）對(duì)沒(méi)有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；
　　（4）會(huì)議記錄、應(yīng)填寫(xiě)每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；
　?。?）填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

　?。?）填寫(xiě)卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。無(wú)需說(shuō)明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上；

　?。?）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書(shū)針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門(mén)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫(xiě)清楚。

　　14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門(mén)組成，對(duì)責(zé)任者簡(jiǎn)稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案，本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷(xiāo)毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。

　　4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。

　　1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。

　　3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由財(cái)務(wù)科長(zhǎng)陪同借閱。

　　5、對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)處檔案鑒定銷(xiāo)毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)后，方可銷(xiāo)毀，監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開(kāi)發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

　　5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實(shí)物檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》，特制定本制度。

　　1、對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開(kāi)發(fā)和利用。

　　2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫(huà)、印章、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯。

　　3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

　　6、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長(zhǎng)實(shí)物檔案壽命。

　　7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

　　3、檔案庫(kù)房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門(mén)（防盜門(mén)）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

　　4、不該說(shuō)的國(guó)家秘密不說(shuō)，不該知道的國(guó)家秘密不問(wèn)，不該看的國(guó)家秘密不看，不該記錄的國(guó)家秘密不記錄。

　　5、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷(xiāo)毀于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門(mén)審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

　　8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。

　　9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告。

　　10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

　　十五、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，成員由檔案人員及有關(guān)部門(mén)的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門(mén)確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫(xiě)出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對(duì)無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案及文件材料，要造出清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門(mén)備案，然后方可銷(xiāo)毀。

　　4、對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長(zhǎng)保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)延長(zhǎng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門(mén)要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，監(jiān)銷(xiāo)人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷(xiāo)毀后要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

　　7、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷(xiāo)人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。

　　8、情況特殊的專門(mén)檔案另有銷(xiāo)毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫(xiě)查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來(lái)查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問(wèn)清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時(shí)間一般不超過(guò)3天，延長(zhǎng)時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過(guò)7天，借用份數(shù)每人每次不得超過(guò)3份。

　　6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫(xiě)亂畫(huà)，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長(zhǎng)期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過(guò)程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

　　10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無(wú)誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類(lèi)和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷(xiāo)毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。

　　3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無(wú)誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門(mén)填寫(xiě)單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。

　　6、堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫(kù)房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫(kù)內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國(guó)家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

　　7、檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識(shí)和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢(shì)，提高管理水平。