檔案服務

　　服務發(fā)展、服務決策、服務落實。

　　開展“三服務”活動，就是要及時回應企業(yè)、群眾、基層的訴求與期盼，要起到雪中送炭的作用，推動解決存在的突出問題。

　　為了深化“三強二促”“二萬二千”專項活動，發(fā)揮檔案服務社會基層治理作用，切實為基層排憂解難。近日，檔案館館長馮艷率隊赴天河街道、天河街道莊泉村、沙城街道七三村開展“三服務”活動。

　　檔案館一行先赴天河街道辦事處開展檔案工作指導。由于街道辦事處用房緊張，沒有設(shè)立專門檔案室，該街道所產(chǎn)生的檔案資料分散在各個科室，給集中統(tǒng)一保管帶來難度。檔案館對此非常重視，多次與相關(guān)負責人對接，督促街道對檔案進行規(guī)范化整理和集中統(tǒng)一保管。

　　在檔案館和街道共同努力下，天河街道檔案管理有了質(zhì)的提升，完成了街道本級包括文書、會計、計生檔案等大部分歷史遺留檔案的整理和數(shù)字化工作，并指導幫助所轄十七個村建成專用檔案室，收集、整理村里多年累積的紙質(zhì)檔案，并同步做好數(shù)字化工作，配備專兼職檔案人員，為村級基層治理提供了有力的依據(jù)和保障。馮艷和業(yè)務人員實地查看了檔案整理情況，并指出存在的不足和下一步整改意見。

　　《中華人民共和國檔案法》

　　第八條中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

　　第十九條國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。檔案館應當定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。

　　檔案服務

　　淺談新時期如何做好檔案服務工作

　　衡山縣檔案局肖其明檔案工作是一項服務性很強的工作，檔案工作者必須樹立服務思想，明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。為人民服務是檔案工作者的宗旨，是我們思想和行為的準則，也是我們追求自身價值的根本目的。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度。在新形勢下，如何發(fā)揮檔案這一信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。如何做好新時期檔案工作，我認為應從以下三個方面入手。

　　一、思想觀念上創(chuàng)新檔案服務工作的創(chuàng)新，首先要求檔案工作者，特別是檔案工作的領(lǐng)導者要更新觀念，要從過去沿襲下來的舊觀念、舊模式中解脫出來，不斷增強“五種意識”：

　　一是中心意識。以經(jīng)濟建設(shè)為中心，主動加強與設(shè)計、科研及管理部門的聯(lián)系，加強對設(shè)計、科研活動中利用檔案的研究，制定用檔規(guī)劃。

　　二是時效意識。要適應市場經(jīng)濟的特點，建立起信息靈敏、反應快捷、優(yōu)質(zhì)高效的檔案工作服務機制，增強工作的預見性、針對性和時效性，做到耳聰目明，保障檔案利用者的各種需要。

　　三是質(zhì)量意識，不斷提高檔案工作的服務質(zhì)量，保證準確、快捷地提供檔案。

　　四是開放意識。從檔案室封閉的小圈子中跳出來，面向市場，掌握先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)和管理知識，用現(xiàn)代化信息工具為市場需求服務。開展檔案編研工作，搞好超前服務。

　　五是攻關(guān)意識。為提高檔案管理和服務水平，對高難的管理技術(shù)要勇于探索，敢于創(chuàng)新，同時要加強與外部的聯(lián)系，學習先進經(jīng)驗，發(fā)展和壯大自己的服務實力，提高對設(shè)計、科研的服務能力。

　　二、在履行職能上創(chuàng)新用創(chuàng)造性的思維方式來開展檔案服務工作，是改革開放的要求。要緊緊圍繞改革開放，狠抓落實這一主題。在履行職能上做到“三個轉(zhuǎn)變”：即由收、藏、借用這種一般性服務，向挖掘、編輯、研究高層次服務轉(zhuǎn)變；由疲于應付日常業(yè)務，向開動腦筋，搞好超前服務轉(zhuǎn)變；由只注意搞好內(nèi)部服務，向服務社會轉(zhuǎn)變。基于這一指導思想，要特別注意強化以下幾項職能：

　　一是強化服務職能。檔案工作人員要樹立高度服務意識，站在全方位服務的高度位置上，對檔案的來源、使用、保管進行調(diào)查研究，加強信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對用戶要起到參謀和咨詢作用。

　　二是強化綜合協(xié)調(diào)職能，綜合協(xié)調(diào)就是檔案工作者把檔案合理有序地滿足每個用戶的需要，提高檔案的利用率。在實際工作中，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，積極主動地為用戶服務，做到不推、不擋，合理快捷地安排好用戶對檔案的利用。

　　三是提高檔案工作者的業(yè)務水平。檔案工作者業(yè)務水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學習專業(yè)知識，提高服務本領(lǐng)。每個檔案工作者都要成為多面手，而且業(yè)務技術(shù)要精，這樣才能擴展服務面，提高服務質(zhì)量。

　　四是強化聯(lián)絡(luò)職能。檔案是一種信息資源，一經(jīng)利用，將轉(zhuǎn)化為巨大的精神財富和物質(zhì)財富，因此，檔案工作者應走出辦公室，進入社會，進入市場，加強聯(lián)絡(luò)，了解社會和市場需檔情況，主動地為用戶服務。變過去用戶走進檔案室借用，為主動服務上門，不斷提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的作用。

　　三、在服務機制上創(chuàng)新檔案室要充分發(fā)揮職能作用，既做到合理分工各負其責，充分發(fā)揮每個人的積極性和創(chuàng)造性，又要加強聯(lián)系，密切配合，步調(diào)一致地做好檔案服務工作。在服務機制上創(chuàng)新，要加強檔案工作人員職業(yè)道德教育，制定一整套職業(yè)道德規(guī)范和章程，并使大家自覺遵守。

　　怎樣做好檔案工作

　　應從以下幾個方面抓起：

　　一、增強服務意識，提高服務水平，爭取領(lǐng)導重視一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導的重視，才能使這項工作順利開展；領(lǐng)導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導的重視。

　　要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領(lǐng)導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點：

　　1、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導滿意自己的工作。領(lǐng)導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導和群眾心目中留下一個好的印象。

　　2、積極宣傳，使領(lǐng)導增強檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領(lǐng)導加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導看，在領(lǐng)導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應用。

　　檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導更加重視檔案工作。

　　二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

　　1、增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

　　2、掌握管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

　　3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

　　一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

　　三、加強教育培訓，提高管理人員綜合素質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。

　　原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務。

　　1、提高認識水平，強化繼續(xù)教育。

　　發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。

　　其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

　　2、加強制度建設(shè)，建立運行機制。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關(guān)鍵和保證。

　　首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。

　　其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務可由終身有效改為動態(tài)管理。

　　這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓的主動性和積極性。

　　3、開展綜合培訓，提高業(yè)務水平。應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。要堅持“學用結(jié)合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。

　　第一要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。

　　第二要普及相關(guān)學科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關(guān)系學等，檔案工作者的繼續(xù)教育應注重對相關(guān)科學知識的補充和更新。

　　第三要強化現(xiàn)代科技知識的學習?，F(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習，并靈活運用到實際工作之中。

　　4、建立獎懲機制，細化考核監(jiān)管。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導體系，加強對檔案工作的領(lǐng)導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

　　一、檔案的重要性檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要工作。京滬處檔案室存放著自建設(shè)期至運營期所形成的文書、科技、會計、照片、聲像等檔案資料，為京滬今后的發(fā)展及領(lǐng)導決策提供了依據(jù)。檔案管理人員應意識到當前檔案工作的重要性，切實將檔案工作收齊、管好、用活，為維護京滬處的歷史真實面貌和今后的發(fā)展作出新的更大的貢獻。

　　二、檔案的收集為確保檔案材料的完整性，并能夠及時、有效地提供利用，這就要求我們做好檔案資料的收集工作。檔案資料的完整收集，需要各科室（單位）的緊密配合與支持。各科室（單位）要指定一名檔案員負責本科室文件材料的收集，一方面要根據(jù)檔案管理規(guī)定抓好上級來文的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清查，確保材料齊全；另一方面，要抓好本單位活動所形成的文件材料的收集，確保文件材料的作用得到充分發(fā)揮。

　　檔案人員在做好檔案資料收集工作的同時，還要做到統(tǒng)一收發(fā)。凡是往來文件，檔案人員應統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料的散失。文件材料的收集除了領(lǐng)導重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要積極主動，盡職盡責的做好檔案收集工作。

　　科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。

　　其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規(guī)范化和法制化的道路。

　　一、做好檔案管理工作的重要意義

　　為什么要在做好檔案管理工作呢？這個問題是擺在每一個檔案管理工作人員面前所必須必須解決的問題。本文認為：

　　做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。

　　檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

　　二、檔案管理工作的邊緣化危險

　　隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。

　　工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。

　　三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

　　3.1立足于法，搞好建章立制工作

　　法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。

　　為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

　　3.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合

　　隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認為：只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

　　在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認定的精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

　　3.3檔案管理的根本目的在于檔案利用

　　檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設(shè)小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。

　　檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。

　　綜上所述，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、法制化。

　　創(chuàng)新檔案工作需要解決的主要問題

　　首先，要在思想觀念上創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導。要充分認識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力，創(chuàng)新是檔案工作題中應有之意，檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。而現(xiàn)實工作中，創(chuàng)新檔案工作面臨著許多思想障礙和框框套套。有的片面強調(diào)原則，習慣照既定的框框辦事。思想上患得患失，工作上畏首畏尾，改革怕出亂子，創(chuàng)新怕?lián)L險；有的片面強調(diào)繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的經(jīng)驗、做法一味照搬照套，食而不化。所有這些，在本質(zhì)上都是思想僵化、觀念陳舊的表現(xiàn)，導致在工作上墨守成規(guī)，按部就班，出不了新意，邁不開步子，到頭來，怨天憂人，落伍于形勢，打不開局面。

　　其次，要在宏觀管理上創(chuàng)新。宏觀管理包括檔案工作的方針政策、法律、法規(guī)和發(fā)展方向，檔案工作的宏觀決策及人員素質(zhì)的培養(yǎng)。

　　宏觀管理創(chuàng)新，一是由近到遠的創(chuàng)新，即把近期發(fā)展目標定在未來發(fā)展需要的基礎(chǔ)上。

　　二是實現(xiàn)由小到大的創(chuàng)新，就是走出檔案工作單純是檔案部門之事的誤區(qū)，把檔案工作定位在全社會各項事業(yè)之必需的基點上。

　　三是由淺到深的創(chuàng)新，就是檔案不但要保管好，而且更要利用好。把檔案工作的重點放在開發(fā)利用，全方位為社會搞好深層次的服務上。

　　四是由低到高的創(chuàng)新，把檔案工作的著眼點放在現(xiàn)代化管理水平高、檔案工作人員素質(zhì)好的基點上。五是實現(xiàn)由單一向全方位的創(chuàng)新，即改變過去單純面向機關(guān)的現(xiàn)象，逐步能做到為全社會服務。改變過去主要管理和利用文書檔案的現(xiàn)象，逐步做到保管和開發(fā)利用多種信息資源，特別是加強科技檔案，專業(yè)檔案和特色檔案的征集、保管和開發(fā)利用的工作。

　　第三，要在微觀管理上的創(chuàng)新。微觀管理，主要包括一個單位的檔案管理或一個方面的檔案管理。檔案的微觀管理包括檔案的收集，整理、鑒定、保管到開發(fā)利用。基礎(chǔ)工作是為利用工作創(chuàng)造物質(zhì)基礎(chǔ)和工作條件的，利用工作則是直接為社會服務的。即為機關(guān)工作服務，為生產(chǎn)建設(shè)，科學技術(shù)工作以及社會各項事業(yè)服務和為人民群眾服務，這是我們檔案工作的根本宗旨和目的。

　　第四、在服務的觀念上要創(chuàng)新。檔案工作的服務性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。就檔案服務來說，一是要真正樹立市場經(jīng)濟意識，特別是知識經(jīng)濟的意識。要采取積極有效的措施，擴大宣傳，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多人利用檔案。二是要全面認識檔案的利用價值。不斷豐富館藏，特別是加強科技檔案、專業(yè)檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者為現(xiàn)實服務。三是重視和加強對利用者的研究。不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創(chuàng)新。

　　第五、在服務的內(nèi)容和范圍上要創(chuàng)新。隨著檔案工作的發(fā)展，檔案服務范圍和內(nèi)容不斷擴大，從編史修志到歷史研究，從證明年齡身份到處理經(jīng)濟合同，作用越來越大，應用的范圍越來越廣。在檔案服務的范圍和內(nèi)容上，特別是要增強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性。一是圍繞黨和政府的中心工作，為各級

　　領(lǐng)導決策服務，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務，為滿足廣大人民群眾服務的要求，結(jié)合館藏內(nèi)容，主動地開展深層次的加工，主動地為社會各方面服務。二是結(jié)合黨和政府的中心工作，有針對性地為有關(guān)部門和社會各界提供文檔信息服務。三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務的及時性。。

　　第六、在服務機制上要創(chuàng)新。檔案工作服務機制只有不斷創(chuàng)新，檔案工作才能生機勃勃，檔案部門的服務水平，才能隨著形勢，任務的變化發(fā)展得到不斷提高。在當前，檔案服務機制的創(chuàng)新和改革，應為領(lǐng)導決策，為經(jīng)濟建設(shè)和各部門工作提供服務，為社會各界和人民群眾提供服務工作為主要內(nèi)容；以開展能夠公開的現(xiàn)行文件利用工作為主要方面，把為加強社會基層組織建設(shè)服務為主要途徑。

　　通過服務機制的不斷創(chuàng)新和改革，實現(xiàn)檔案工作服務由被動向主動服務轉(zhuǎn)變，由單一服務向全方位服務轉(zhuǎn)變，由一般服務向深層次服務轉(zhuǎn)變。真正做到經(jīng)濟建設(shè)和社會事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案工作就服務到哪里，為經(jīng)濟社會的全面發(fā)展進步做出應有的貢獻。隨著高技術(shù)的廣泛應用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，我們的服務方式也應隨著形勢的變化不斷創(chuàng)新。走向社會宣傳檔案意識，宣傳檔案工作，變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動式服務為“招客上門”主動式的服務。創(chuàng)特色，抓實效，使檔案服務真正走進社會，走近群眾。

　　三、創(chuàng)新檔案工作主要措施

　　創(chuàng)新檔案工作是應對時代變革，開創(chuàng)檔案工作新局面的必由之路和必然選擇。**市檔案工作要實現(xiàn)創(chuàng)新，我個人認為要抓好以下幾項工作：

　　(一)抓調(diào)研，在工作思路上創(chuàng)新

　　調(diào)查研究是謀事之基、成事之道，是一個檔案部門領(lǐng)導者應具備的基本功。檔案工作要創(chuàng)新，就要大興調(diào)查研究之風，調(diào)研出思路，調(diào)研出對策，調(diào)研出成果。通過調(diào)研開拓視野、掌握實情，通過調(diào)研形成科學的認識，并在實踐中大膽實驗，形成創(chuàng)新的成果，以達到加強和促進檔案工作發(fā)展的目的。

　　(二)抓規(guī)范，在工作機制上創(chuàng)新

　　檔案工作要創(chuàng)新，必須有健全、完善的工作機制和工作保證。創(chuàng)新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性，加強法律、法規(guī)和制度建設(shè)，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。促進檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化。要形成系統(tǒng)完整的工作程序，用于指導和規(guī)范檔案工作，要完善崗位責任制度，嚴明崗位紀律，真正形成一套職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉(zhuǎn)靈活的工作機制，為檔案工作各項任務的圓滿完成提供堅實的保證。

　　(三)抓服務，在服務意識上創(chuàng)新

　　增強服務意識，檔案工作就有了市場，收集工作要改變過去“坐等收集”為“主動收集”，如“一事一案”要形成制度，同時要從基層檔案室抓起，變一家的積極性為千家萬戶的積極性。整理工作要改變過去先收后整為邊收邊整，并重點放在基層檔案室進行，使檔案歸檔工作從源頭抓起。查閱利用工作要改變過去“等客上門”為“主動送信息上門”。開發(fā)利用工作要改變過去以檔案部門利用館藏檔案資料搞編研為主，為以組織社會力量搞合作會戰(zhàn)，開發(fā)利用社會檔案資源，利用網(wǎng)上信息，研究市場經(jīng)濟新課題為主，由關(guān)門服務向開門服務、上門服務、網(wǎng)上服務轉(zhuǎn)變，從根本上提高檔案信息的利用效率。

　　(四)抓特色，在館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)上創(chuàng)新

　　客觀地說各部門、各單位工作業(yè)務千差萬別，所形成的檔案也各具特色。建立各具特色的檔案結(jié)構(gòu)體系，應該是完全可能的。就目前情況來看，豐富檔案內(nèi)容應從機關(guān)文書檔案為主體的基礎(chǔ)上加強專門檔案的建設(shè)，加強專業(yè)檔案建設(shè)及“聲像檔案、電子檔案”等不同載體的檔案建設(shè)。檔案部門的業(yè)務指導必須分類進行，根據(jù)不同層次、不同行業(yè)的特點，突出不同的重點，形成與各自工作特點相對應的檔案結(jié)構(gòu)體系。

　　(五)抓隊伍建設(shè)，在知識技能上創(chuàng)新

　　作為信息產(chǎn)業(yè)組成部分的檔案工作，急需高素質(zhì)人才。就目前情況來看，檔案部門引進人才的能力不強，還必須走“自我提高、自我發(fā)展”的道路，通過各種培訓和研討活動，采取“請進來”“走出去”的辦法，開闊眼界，擴展視野，更新知識，提高技能，盡快培養(yǎng)一支新型的高素質(zhì)檔案干部隊伍，以適應新形勢的需要。

　　(六)抓典型，在整體工作上創(chuàng)新

　　通過樹立方方面面的典型，推動檔案工作的全面展開，促進整體工作上臺階、上水平。要全方位樹立各條戰(zhàn)線、各個層次的典型，采取扶持、幫助、指導的辦法，總結(jié)典型經(jīng)驗，不斷培植新的典型，及時排解典型存在的問題和困難，著力構(gòu)筑檔案工作的先進群體，以典型帶動面上工作，整體推進。

　　檔案工作的內(nèi)容

　　檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、開發(fā)利用等過程，通常稱為檔案工作的七項業(yè)務環(huán)節(jié)。

　　第一步：收集

　　檔案的前身是文件，文件是在社會活動中分散形成的，文件辦理完畢后，便于查考，對分散的文件進行挑選，選擇有繼續(xù)保存價值的文件，經(jīng)歸檔整理后，集中保存在單位的檔案管理機構(gòu)。

　　若干年后具有長遠保存價值的檔案，應按照規(guī)定移交有關(guān)檔案館保存，這就是檔案的收集工作。

　　檔案收集工作是分散到集中的過程，它是檔案工作的起點，也是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。

　　第二步：整理

　　收集的檔案是相對零亂的，因為檔案數(shù)量較多，內(nèi)容復雜，為了便于管理和利用，需要對零亂的檔案進行分門別類，使之規(guī)范有序，這就是檔案的整理工作。

　　檔案整理工作是由零亂到系統(tǒng)，從無序到有序，它是檔案工作的基礎(chǔ)。

　　第三步：保管

　　隨著時間推移，由于自然的和人為的各種因素影響，檔案總是處于漸變性的自毀過程，甚至造到突變性的破壞，比如：紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色、火燒、水淹、蟲蛀、霉變等。

　　為了解決檔案的不斷損毀和長遠利用問題，就需要對檔案進行妥善保管，采用各種有效的保護措施，保證檔案的完整與齊全，延長其壽命，這就是檔案的保管工作。

　　第四步：鑒定

　　檔案數(shù)量日益增多，有些檔案失去了保存價值，為了防止檔案的龐雜，就需要剔除失去保存價值的檔案并進行銷毀，還要區(qū)分不同檔案的保存價值，以便分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，這就是檔案的鑒定工作。

　　第五步：統(tǒng)計

　　對檔案進行科學管理，需要對檔案和檔案工作的情況進行全面了解、做到“心中有數(shù)”、“摸清家底”。

　　因此，對檔案和檔案工作狀況進行數(shù)量的統(tǒng)計、分析和研究，這就是檔案的統(tǒng)計工作。

　　第六步：檢索

　　檔案數(shù)量很多，基本上是按照自身形成的規(guī)律整理和存放的，但利用檔案的要求則是特定的、多方面的。

　　利用者面對浩如煙海的檔案，要查找自已所需要的檔案，猶如“大海撈針“，這就需要編制成套的檢索工具，從各種途徑揭示檔案的內(nèi)容，供檔案人員和利用者使用，解決數(shù)量龐大的檔案資源與利用者的特定需求，這就是檔案的檢索工作。

　　第七步：開發(fā)利用

　　保存檔案的目的是向社會提供利用服務，充分發(fā)揮檔案的作用。

　　為了能使檔案的作用及時、充分的發(fā)揮出來，需要檔案人員開辟各種途徑，采取各種方式方法，對檔案進行研究挖掘，向利用者介紹檔案館（室）藏，提供檔案信息服務，這就是檔案的開發(fā)利用工作。

　　檔案工作七大業(yè)務環(huán)節(jié)之間的關(guān)系

　?。?）各項業(yè)務環(huán)節(jié)都是檔案工作的重要組成部分，必不可少、相對獨立。

　?。?）各項業(yè)務環(huán)節(jié)是相對獨立，但不是絕對獨立。不能機械的劃分先后順序，注意業(yè)務環(huán)節(jié)的銜接、相互交叉、滲透和影響，做到全面、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、共同發(fā)展。

　?。?）各項業(yè)務環(huán)節(jié)是彼此依存相互制約的一個整體，不能把各業(yè)務環(huán)節(jié)進行割裂。

　　比如：收集工作必須與整理、鑒定工作相結(jié)合，整理工作與檢索工作相結(jié)合。

　　（4）各項業(yè)務環(huán)節(jié)之間是一種基本關(guān)系，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索都是為檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)創(chuàng)造條件的，它們屬于檔案基礎(chǔ)業(yè)務工作，所以檔案工作又可以劃分為基礎(chǔ)業(yè)務工作和開發(fā)利用工作。

　　關(guān)系：沒有基礎(chǔ)業(yè)務工作，但無法開展開發(fā)利用工作，沒有開發(fā)利用工作，基礎(chǔ)業(yè)務工作則失去了存在的意義和工作的目標。

　　需要妥善處理兩者關(guān)系，不能忽略和輕視任何一項工作，兩者不可偏廢。