單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進(jìn)行整理。

　　通過檔案名稱及編號整理

　　1、檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補(bǔ)之用。

　　5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

　　檔號編定整理方法：

　　1、案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

　　3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

　　4、檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

　　保存期限整理：

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1.永久保存：

　　(1)公司章程；

　　(2)股東名簿；

　　(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；

　　(4)董事會及股東會紀(jì)錄；

　　(5)財務(wù)報表；

　　(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

　　(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

　　(8)工程設(shè)計圖；

　　(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：

　　(1)預(yù)算、決算書類；

　　(2)會計憑證；

　　(3)事業(yè)計劃資料；

　　(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：

　　(1)期滿或解除之合約；

　　(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循的原則

　　法律分析：機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。

　　法律依據(jù)：《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第四條，機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。

　　國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時，以進(jìn)入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。

　　中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

　　中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。

　　機(jī)關(guān)檔案如何整理歸類

　　1.技術(shù)創(chuàng)新，提升電子檔案“安全系數(shù)”

　　在創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的時代背景下，機(jī)關(guān)單位電子檔案人員需要具備一定的創(chuàng)新能力，在實(shí)踐過程中通過學(xué)習(xí)來解決目前遇到的相對棘手的安全隱患問題，從而能夠提供良好的解決方案，為快速發(fā)展提供應(yīng)對措施，或在具體學(xué)習(xí)實(shí)踐中結(jié)合問題進(jìn)行分析思考，提煉出新方法、新觀點(diǎn)、新技術(shù)等，從而對現(xiàn)有技術(shù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，來提高機(jī)關(guān)單位電子檔案人員的運(yùn)行穩(wěn)定性。

　　同時，技術(shù)水平的提升才是保障機(jī)關(guān)單位電子檔案安全管理的根基。要在機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行責(zé)任明晰，將具體職責(zé)落實(shí)到人，制定工作細(xì)則，要求安全管理工作嚴(yán)格按照規(guī)范開展。同時針對遇到的安全故障，應(yīng)不定期地開展專項(xiàng)培訓(xùn)，使得技術(shù)水平不斷提升，“安全系數(shù)”匹配時代發(fā)展。

　　2.建立健全電子檔案管理機(jī)制

　　新時期下，應(yīng)充分明晰大數(shù)據(jù)平臺的核心技術(shù)特征，按照機(jī)關(guān)單位的實(shí)際運(yùn)維特點(diǎn)，對電子檔案進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計。

　　首先，要強(qiáng)化責(zé)任主體的意識，要求機(jī)關(guān)單位檔案負(fù)責(zé)部門應(yīng)盡快制定電子檔案的管理機(jī)制，采用量化的指標(biāo)將工作進(jìn)行細(xì)化，制定檔案責(zé)任關(guān)聯(lián)機(jī)制，確保保密制度落實(shí)，制定工作開展的細(xì)則文件，使檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

　　其次，要加強(qiáng)資金及技術(shù)投入，確保電子檔案的管理機(jī)制切實(shí)發(fā)揮價值，為機(jī)關(guān)單位信息化的開展扮演了重要的角色效應(yīng)。

　　最后，在完善機(jī)制的過程中，機(jī)關(guān)單位要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息平臺，實(shí)現(xiàn)了對電子檔案的優(yōu)化管理及匯總分析，在一定程度上避免了傳統(tǒng)模式下人工進(jìn)行檔案管理的無序性、低精確度等多重問題，從而提升機(jī)關(guān)單位電子化信息檔案管理的便捷性及可靠性。與此同時，機(jī)關(guān)單位通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息平臺，基于算法分析完成對平臺的推廣性及判斷性，強(qiáng)化數(shù)據(jù)融合的效率，保證數(shù)據(jù)在傳輸中的一致性和可靠性，使得資源實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化布置。將機(jī)關(guān)單位檔案管理與大數(shù)據(jù)發(fā)展相互融合，強(qiáng)化了對檔案管理的規(guī)劃性及有效性，明晰了資源規(guī)劃的特點(diǎn)、來源及分類，在很大程度上提升了檔案管理的綜合質(zhì)量，同時也便捷了檔案的處理及不同部門之間的有效交流。

　　3.強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

　　機(jī)關(guān)單位電子檔案管理人員專業(yè)能力的高低，將直接影響著電子檔案管理工作的質(zhì)量，因此，要從多重角度來強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè)。

　　首先，機(jī)關(guān)單位電子檔案信息化的開展涉及多個運(yùn)行學(xué)科及領(lǐng)域，主要包含網(wǎng)絡(luò)搭建、硬件設(shè)計、軟件設(shè)計部署、信息安全、數(shù)據(jù)融合、信息規(guī)范、數(shù)據(jù)邏輯處理等。

　　因此在新時代下，應(yīng)構(gòu)建階梯化的機(jī)關(guān)單位信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)，對現(xiàn)有管理模式實(shí)行“破冰”，通過不定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)來增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專業(yè)技能，創(chuàng)新培訓(xùn)方式，分層次、有重點(diǎn)的進(jìn)行電子檔案的系統(tǒng)化培訓(xùn)，提升其信息化的運(yùn)用能力及水平，使得電子檔案管理人員在培訓(xùn)中互相探討、互相學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

　　其次，充分調(diào)動電子檔案管理人員的積極性，深化人員對檔案管理的認(rèn)識，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量及運(yùn)行效率。

　　最后，健全的基礎(chǔ)設(shè)施是保障機(jī)關(guān)單位信息化“提質(zhì)增效”的動力源泉，因此應(yīng)根據(jù)實(shí)踐需求，健全機(jī)關(guān)單位信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理設(shè)備的升級。

　　機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定

　　法律分析：為了進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，需要制定并實(shí)施相應(yīng)的管理制度。

　　檔案立卷歸檔制度：

　　立卷原則：文書檔案實(shí)行以卷為單位裝訂(即案卷級整理方法)的原則，其他會計、聲像按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　立卷歸檔范圍和文書檔案保管期限：按照我委編制并經(jīng)縣檔案局審批同意的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

　　立卷歸檔時間：

　?、艡C(jī)關(guān)文書檔案應(yīng)堅持做好平時收集，把已處理完畢的文件按流水號收集齊全，于第二年初進(jìn)行整理、歸檔，六月底前完成歸檔工作。

　　(2)機(jī)關(guān)會計檔案在年終立卷后由財務(wù)部門暫時保存一年，第二年六月底前移交綜合檔案室。

　　(3)聲像檔案在每項(xiàng)活動結(jié)束后，及時交綜合檔案室歸檔。

　　(4)其他門類和載體的檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向綜合檔案室移交歸檔。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國機(jī)關(guān)檔案工作條例》

　　第四條機(jī)關(guān)檔案部門的基本任務(wù)是：

　　（一）對本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；

　　（二）負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料；

　?。ㄈ┲醒牒偷胤綄I(yè)主管機(jī)關(guān)的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

　　第五條機(jī)關(guān)檔案部門必須貫徹執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。

　　如何進(jìn)行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。

　　立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。

　　一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

　　以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。

　　其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

　　(一)大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

　　(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

　　1、文書檔案分類有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。

　　此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

　　(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。

　　以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

　　(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

　　3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

　　4、會計類檔案分類有2種方法

　　(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

　　(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

　　7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

　　(一)全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標(biāo)識為“0142”。

　　未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

　　(二)目錄號編制。

　　填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。

　　案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。

　　每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。

　　目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

　　1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。

　　即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

　　2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

　　3、目錄號編制示例

　　業(yè)務(wù)檔案目錄號y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

　　(三)案卷(件)號、頁號

　　1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

　　目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。

　　會計檔案中的財務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

　　2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。

　　室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號。

　　3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：

　　(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。

　　若底稿是直接在計算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

　　2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

　　A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　　(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

　　(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

　　(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

　　(4)臨時性機(jī)構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

　　B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個問題、一次會議、一項(xiàng)工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。

　　單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　　A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開。

　　(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：

　　一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟(jì)工作會、紀(jì)檢會及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。

　　比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。

　　五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

　　六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　七是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。

　　八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

　　(2)定期保管的文書檔案主要包括：

　　一是本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，

　　三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。

　　五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。

　　六是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報銷、稅務(wù)、職稱、計生等文件材料。

　　八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　九是下級機(jī)關(guān)報送的年度或年度以上計劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

　　(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時要注意以下幾點(diǎn):

　　一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。

　　二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。

　　三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年

　　B、會計檔案。

　　(1)會計憑證：保管15年。

　　(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

　　(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

　　(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年。

　　C、科技檔案?；?、科研：永久，設(shè)備檔案：長期。

　　E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

　　F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價值確定。

　　如何整理檔案

　　機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機(jī)關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。

　　一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　機(jī)關(guān)單位檔案整理

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實(shí)面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。

　　各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重，從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作，鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。

　　一、實(shí)物檔案的分類

　　分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實(shí)物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實(shí)現(xiàn)對實(shí)物的有序管理和有效檢索。

　　按問題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎?wù)隆ⅹ勁?、獎杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物；贈品類主要有上級領(lǐng)導(dǎo)及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀(jì)念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物，如微標(biāo)（章）、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。

　　二、實(shí)物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來定位實(shí)物先后次序的過程。通過排列，進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

　　實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作，同一載體的實(shí)物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實(shí)物上架、陳列，顯得整齊美觀。實(shí)物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實(shí)物的制發(fā)時間進(jìn)行系統(tǒng)排列。

　　同一類目內(nèi)，同一載體的實(shí)物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時間的先后順序進(jìn)行排列，也可以按照載體形式進(jìn)行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎?wù)?、榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實(shí)物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著，并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。

　　通過貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實(shí)體存取提供了條件。

　　標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置，表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。

　　四、實(shí)物檔案的編目

　　編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄，可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

　　實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行，每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。

　　實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進(jìn)行說明。

　　實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點(diǎn)、參見號、備注等項(xiàng)目，概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實(shí)物檔案的裝盒

　　裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實(shí)物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。

　　裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎?wù)?、榮譽(yù)證書；信品類的

　　印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說明。

　　對于獎品類的獎?wù)拢C品類的印章，產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

　　六、結(jié)論

　　實(shí)物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。

　　本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實(shí)際情況來確立合理的整理方法。

　　比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實(shí)物檔案外，還可以給每件歸檔實(shí)物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

　　如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

　　目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設(shè)施有限、職稱評審無紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。

　　隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，應(yīng)解決人事檔案管理存在的諸多問題，從而提高人事檔案的利用水平。

　　一、關(guān)于材料的收集與歸檔

　　人事檔案管理而言，材料的收集是關(guān)鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。

　　材料的收集齊全與否，其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。

　　因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。

　　主要應(yīng)做好以下工作：

　　1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級、考核、獎懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料)，要及時登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。

　　2、加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門(各級組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。

　　3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此，對收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，嚴(yán)格審查。對那些不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知形成材料的部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。

　　二、關(guān)于檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。

　　1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進(jìn)行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案(如干部任免通知、請示報告、來往函件等)、紀(jì)檢檔案(如案件審理過程中的請示報告、調(diào)查報告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務(wù)檔案(如個人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。

　　2、卷內(nèi)類別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號入座”，歸入相應(yīng)類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此，在分類時必須做到既要看名稱，也要看內(nèi)容；對包括多方面內(nèi)容的，還要看以哪一方面的內(nèi)容為主，力求分類準(zhǔn)確。

　　三、關(guān)于檔案的保管方式

　　人事檔案管理方式較常見的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類后按序裝訂在一起，裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點(diǎn)是裝訂整齊、外表美觀，但存取材料不便，且由于反復(fù)拆訂易對紙張造成損壞。

　　人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績工作表現(xiàn)，獎懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經(jīng)歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

　　檔案整理

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

　?。ㄒ唬n案整理的類型

　　檔案整理可以分為以下三種類型：

　　1．系統(tǒng)排列和編目；

　　2．局部調(diào)整；

　　3．全過程整理

　　（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟

　　檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。

　　檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構(gòu)成一個有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

　?。ㄈn案整理的原則

　　檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

　　1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。

　　2．充分利用原有的整理基礎(chǔ)

　　充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。

　　3．便于檔案的保管和利用

　　便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

　　二、全宗

　?。ㄒ唬┤诘母拍?/p>

　　全宗是一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

　　（二）立檔單位及其構(gòu)成條件

　　立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

　　1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對外行文；

　　2.是一個的會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；

　　3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。

　　其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補(bǔ)充條件。

　?。ㄈ┝n單位變化對全宗劃分的影響

　　1.政權(quán)更迭的全宗處理

　　2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

　　3.立檔單位其他變化情況的全宗處理

　?。ㄋ模┤诘难a(bǔ)充形式

　　1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。

　　對于那些沒有標(biāo)明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證，綜合判定其所屬全宗。

　　三、全宗內(nèi)檔案的分類

　?。ㄒ唬┓诸惖幕疽?/p>

　　全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

　　分類應(yīng)遵循以下基本要求：

　　1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

　?。ǘ┏Ｓ玫姆诸惙椒?/p>

　　檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

　　1．年度分類法；2．組織機(jī)構(gòu)分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

　?。ㄈ┓诸惙桨傅木幹?/p>

　　所謂分類方案，就是標(biāo)列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。

　　1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制

　　機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

　　2.企業(yè)全宗分類方案的編制

　　根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

　　特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級類目。

　　四、檔號和案卷目錄的編制

　?。ㄒ唬n號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應(yīng)遵循以下原則：

　　1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．?dāng)U充性原則；5．簡單性原則。

　?。ǘn號的結(jié)構(gòu)

　　根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結(jié)構(gòu)。

　　（三）檔號的編制方法

　　1.全宗號的編制方法

　　全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。

　　2.案卷目錄號的編制方法

　　案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

　　3.類別號的編制方法

　　類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號一般不應(yīng)超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。

　　4.項(xiàng)目號的編制方法

　　項(xiàng)目號一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號。

　　5.案卷號的編制方法

　　案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。

　　6.件號的編制方法

　　件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不應(yīng)有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

　　7.頁（張）號的編制方法

　　頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

　?。ㄋ模┌妇砟夸浀木幹?/p>

　　案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進(jìn)行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

　　案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。

　　如何做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

　　一、檔案保管工作的內(nèi)容

　　檔案保管工作是指根據(jù)檔案的狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施。這是特指檔案科學(xué)管理的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)工作，具有特定的含義。檔案保管工作的內(nèi)容主要包括以下3個方面：

　　(一)檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。

　　(二)檔案流動中的保護(hù)，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中的―般的安全防護(hù)。

　　(三)檔案保護(hù)的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。

　　二、檔案保管工作的意義

　　檔案保管工作在整個檔案工作中具有重要意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　第一，檔案保管工作是整個檔案工作的重要組成部分，是一個獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)。它具有自己的特點(diǎn)，負(fù)有具體的工作任務(wù)。所以，許多檔案館設(shè)有保管部、處、科等內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，專司其職；有些檔案館、室則配有專職或兼職專門人員，負(fù)責(zé)檔案的保管工作；

　　第二，檔案保管工作是貫徹檔案工作基本原則、維護(hù)檔案的完整和安全的重要環(huán)節(jié)。維護(hù)檔案的完整和安全是檔案工作基本原則的重要內(nèi)容之一，是做好檔案工作的起碼要求。它需要檔案的收集、整理和提供利用等各工作環(huán)節(jié)共同承擔(dān)和完成，而保管工作乃是實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)和要求的重要環(huán)節(jié)，具有決定性的影響，因?yàn)闄n案壽命的長短與檔案保管的好壞有著直接關(guān)系；

　　第三，檔案保管工作質(zhì)量的高低對提高檔案管理水平具有重大影響。檔案保管的好，就為整個檔案工作的順利進(jìn)行提供了物質(zhì)對象和最基本的前提；反之，整個檔案工作就要受到影響，甚至失去其存在和進(jìn)行的基礎(chǔ)。

　　三、保管檔案的基本要求

　　第一，以防為主，防治結(jié)合。保護(hù)檔案的方法很多，概括起來主要有兩個方面：

　　一方面是“防”；二是“治”?！胺馈奔慈绾晤A(yù)防檔案文件的損毀?！爸巍奔礄n案損毀之后，要進(jìn)行相應(yīng)的處治；

　　第二，相互協(xié)調(diào)，密切配合。檔案保管工作是整個檔案工作的有機(jī)組成部分，它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等過程中，也可能遭到某些不利因素的損害。

　　因此，要想做好檔案保管工作，就必須掌握檔案工作各環(huán)節(jié)對保管工作的促進(jìn)和制約作用，并在進(jìn)行其他各個環(huán)節(jié)工作中注意保護(hù)檔案；同時，還必須關(guān)心文書部門對文件載體和書寫材料的選用，在可能的條件下，根據(jù)文件的重要程度和保管年限，選用不同等級、不同性能的載體和書寫材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延長壽命。