單位檔案怎么整理

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。

通過檔案名稱及編號整理　　

1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。

5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改。

檔號編定整理方法：

1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：　
　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

單位檔案整理流程

單位檔案整理流程
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

如何進行檔案整理

如何進行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

二、檔案的分類和大類設置辦法

(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

(二)各類內檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4、會計類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據(jù)全宗內檔案整理狀況設置?？砂床煌瑫r間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數(shù)字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

2、采用阿拉伯數(shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

3、目錄號編制示例

業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。

(三)案卷(件)號、頁號

1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

四、檔案整理的質量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

2、分類科學。全宗內檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

3、保持文件內在聯(lián)系。

A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

C.內容聯(lián)系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。

(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

B、會計檔案。

(1)會計憑證：保管15年。

(2)會計帳薄：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年

。

C、科技檔案。基建、科研：永久，設備檔案：長期。

E、音像、電子、實物檔案：永久。

F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。

如何整理檔案

如何整理檔案

機關單位或者企業(yè)在長期的運轉中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

一、檔案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

二、檔案整理的文件范圍是：

凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

三、檔案的分類原則：

以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

一、實物檔案的分類

分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

二、實物檔案的排列

排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

三、實物檔案的貼簽

貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設置。

四、實物檔案的編目

編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

五、實物檔案的裝盒

裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

六、結論

實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
   第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
   永久（Y）：
   1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
   2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
   3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
   4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
   定期30年（D30）：
   1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
   2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。
   定期10年（D10）：
   1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內需要查考的文件；
   2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
   簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
   第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
   第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
   行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
   業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
   第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
   第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
   第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

如何整理檔案

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。匡易檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

如何整理檔案

法律分析：
1、首先，準備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。

法律依據(jù)：
《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條 下列會計資料應當進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

衍生問題：
出納檔案整理的方法有哪些？
(1)分類。出納檔案應按經(jīng)濟業(yè)務的性質和本單位的財務管理要求進行分類，一般應與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時，應當對一些無效或不需用的單據(jù)進行刪除。
(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落;對于采用財務軟件記賬的單位，其打印出的紙質會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細內容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強調的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理，對編號、扉頁內容、目錄等項目填寫不全的，應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

如何整理檔案

檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

（一）檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型：

1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調整；3．全過程整理

（二）檔案整理的內容和步驟

檔案整理的內容，從性質上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內容和成份進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構成一個有機聯(lián)系的整體，具體內容包括：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內容和形式特征的工作，具體內容包括：卷內文件的編號、卷內文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

（三）檔案整理的原則

檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基礎

充分利用原有的整理基礎，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎”。

3．便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質量的最終尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機關的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

（二）立檔單位及其構成條件

立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

1.可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；

2.是一個的會計單位或經(jīng)濟核算單位，獨立編制預算；

3.設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補充條件。

（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

1.政權更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3. 立檔單位其他變化情況的全宗處理

（四）全宗的補充形式

1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

（五）判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內部文件三種情況。對于那些沒有標明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內部特征進行考證，綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內檔案的分類

（一）分類的基本要求

全宗內檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構成一個有機的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內容。

分類應遵循以下基本要求：

1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

（二）常用的分類方法

檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據(jù)，也稱“分類標準”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

1．年度分類法；2．組織機構分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

（三）分類方案的編制

所謂分類方案，就是標列各個層次的類目名稱，表示全宗內檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。

1.機關全宗分類方案的編制

機關全宗分類方案的編制，應以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結合檔案內容和載體形式特點，進行科學分類。機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

2. 企業(yè)全宗分類方案的編制

根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設一級類目。

四、檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應遵循以下原則：

1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．擴充性原則；5．簡單性原則。

（二）檔號的結構

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結構分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結構。

（三）檔號的編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

2.案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識，應根據(jù)全宗內檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置。

3.類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。類別號一般不應超過三級，在一個檔案館（室）內或一個全宗內，不應有重復的類別號。

4.項目號的編制方法

項目號一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識，目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

6.件號的編制方法

件號用阿拉伯數(shù)字標識，不應有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7.頁（張）號的編制方法

頁（張）號用阿拉伯數(shù)字標識，卷內文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。

檔案整理的概念

檔案整理的概念

檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，下面是我搜集整理的檔案整理的概念，歡迎閱讀。

一、檔案整理幾個概念

(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

(二)檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

(三)檔案整理的文件范圍：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

(四)檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

1、以“案卷”為單位整理。

1)以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的'聯(lián)系將其組合為案卷。

2)所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。 tob_id_2536 3)以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

4)以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

5)以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

(1)大部分單位短期保管(現(xiàn)10年)的文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理

(2)各單位專門業(yè)務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

(3)科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

(4)會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

6)按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

2、以“件”為單位整理。

1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。 2)一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。

3)以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內。

4)以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

5)以“件”為單位檔案整理的適應范圍：

(1)全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

(2)企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，

(3)聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。 6)按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填

檔案整理的工作是什么

檔案整理的工作是什么
檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。
檔案整理是檔案工作業(yè)務中的基礎環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。
（一）檔案整理的類型
檔案整理可以分為以下三種類型：
1、系統(tǒng)排列和編目；2、局部調整；3、全過程整理
（二）檔案整理的內容和步驟
檔案整理的內容，從性質上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內容和成分進行科學分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使這構成一個有機聯(lián)系的整體，具體內容包括：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式揭示和介紹檔案內容和形式特征的工作，具體內容包括：卷內文件的編號、卷內文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。
（三）檔案整理的原則
檔案整理工作應該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。
1、保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內容和形式等方面。
2、充分利用原有的整理基礎
充分利用原有的整理基礎，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案蜀慣稱的“充分利用原基礎”。
3、便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質量的最終尺度。