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首先為每個員工建立一本個人檔案，該檔案內(nèi)應(yīng)有員工的基本情況，績效情況等等，其次制作一個總表，總表能比較簡潔員工的基本情況及職務(wù)，工種，聯(lián)系電話以及指示檔案的卷宗等等
三是要適時對個人檔案進行信息更新
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定內(nèi)容
企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。下面是我為大家分享企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定內(nèi)容，歡迎大家閱讀瀏覽。
第一章 總則
第一條 為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的.法規(guī)和制度。
第二章 機構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構(gòu)管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。
第七條 職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)登記職工工作變動情況;
(五)為有關(guān)部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案;
(八)辦理其它有關(guān)事項。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構(gòu)對職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(見附件一)。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責(zé)任。
(六)因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(一)通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項目登記，并密封包裝。
(三)對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。
第七章 附則
第二十條 本規(guī)定由勞動部負責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實際情況制定實施辦法或細則
人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?
第一條 管理部門
1、公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門，設(shè)置檔案專管崗位，由一人全權(quán)負責(zé)。
2、文書結(jié)案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務(wù)中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。
第二條 文件點收
文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：
1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。
2、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門主管及檔案專管的'簽認。
3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。
4、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
第三條 文件整理
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。
一、公司檔案管理
1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。
2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。
3、公司人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認，但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認。
4、使用公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認;借出公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認，本部門經(jīng)理攜章隨同。
5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。
二、人事檔案管理
1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。
2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調(diào)入單位的調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。
三、員工檔案管理
1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。
2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請表》等有關(guān)個人的資料一并放入公司員工檔案。
3、所有的培訓(xùn)評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。
4、離職員工檔案，公司保留一年。
關(guān)于企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定
檔案管理工作是企業(yè)管理工作不可缺少的一部分，企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，做好企業(yè)檔案管理不僅能夠真實反映出企業(yè)管理工作的性質(zhì)和成績，下面由我為大家整理的關(guān)于企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定，希望可以幫到大家!
第一章 總則
第一條 為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機構(gòu)和職責(zé)
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構(gòu)管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。
第七條 職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);
(四)登記職工工作變動情況;
(五)為有關(guān)部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案;
(八)辦理其它有關(guān)事項。
第三章 檔案的內(nèi)容
第九條 企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學(xué)歷材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構(gòu)對職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(見附件一)。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：
(一)查閱檔案應(yīng)憑蓋有黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位公章的`介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權(quán)的主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應(yīng)制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責(zé)任。
(六)因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準后才能復(fù)制辦理。
第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第十八條 企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
(一)通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項目登記，并密封包裝。
(三)對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失。
第七章 附則
第二十條 本規(guī)定由勞動部負責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院各部門可結(jié)合實際情況制定實施辦法或細則。
發(fā)布部門：勞動和社會保障部(含勞動部)/國家檔案局 發(fā)布日期：1992年06月09日 實施日期：1992年06月09日 (中央法規(guī))
一、企業(yè)職工檔案里面都有什么
1、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容包括以下：
（1）履歷材料；
（2）自傳材料；
（3）鑒定、考核、考察材料；
（4）評定崗位技能和學(xué)歷材料；
（5）參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料
（6）獎勵材料；
（7）處分材料；
（8）勞動合同、離職證明等材料；
（9）其他可供組織參考的材料。
2、法律依據(jù)：《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第八條
企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：
（一）保管職工檔案；
（二）收集、鑒別和整理職工檔案材料；
（三）辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（四）登記職工工作變動情況；
（五）為有關(guān)部門提供職工情況；
（六）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；
（七）定期向企業(yè)檔案室（館）移交檔案；
（八）辦理其它有關(guān)事項。
二、工檔案在哪里查詢
1、若單位有存放檔案的權(quán)限，那么通常會放在人事部門管理的檔案室中，可向人事部門申請查詢；
2、大多數(shù)情況下，一般非國營企業(yè)單位沒有存放檔案的權(quán)限，那么檔案都會存放在有資質(zhì)的檔案保管機構(gòu)，如人才交流中心?？蓭献约旱纳矸菪畔⑴c資料，去機構(gòu)申請查詢檔案。
《企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定》第十八條規(guī)定，企業(yè)職工調(diào)動、辭職、 解除勞動合同 或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其 戶口所在地 的街道勞動(組織人事)部門。第十九條規(guī)定，轉(zhuǎn)遞檔案，可通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶;對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝;對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出;接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回，逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時詢問，以防丟失。《關(guān)于固定工 簽訂勞動合同 有關(guān)問題的函》也明確，用人單位與職工 解除勞動關(guān)系 后，應(yīng)及時將職工檔案轉(zhuǎn)到職工新的接收單位;無接收單位的，應(yīng)轉(zhuǎn)到職工本人戶口所在地。
法律分析：職工檔案是指企業(yè)勞動、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。職工檔案是國家檔案的組成部分。
目的：為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對員工成長過程的動態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章
范圍：公司針對所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。
權(quán)責(zé)：1、全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責(zé)，各人力資源派駐機構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。
2、員工的人事資料由員工所在部門負責(zé)收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。
3、公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權(quán)調(diào)閱。
法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》 第十二條 按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度。
第十三條 直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍：
（一）反映機關(guān)、團體組織沿革和主要職能活動的；
（二）反映國有企業(yè)事業(yè)單位主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)活動，以及維護國有企業(yè)事業(yè)單位權(quán)益和職工權(quán)益的；
（三）反映基層群眾性自治組織城鄉(xiāng)社區(qū)治理、服務(wù)活動的；
（四）反映歷史上各時期國家治理活動、經(jīng)濟科技發(fā)展、社會歷史面貌、文化習(xí)俗、生態(tài)環(huán)境的；
（五）法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的。
非國有企業(yè)、社會服務(wù)機構(gòu)等單位依照前款第二項所列范圍保存本單位相關(guān)材料。
第十四條 應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。
國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。
第十五條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收。
經(jīng)檔案館同意，提前將檔案交檔案館保管的，在國家規(guī)定的移交期限屆滿前，該檔案所涉及政府信息公開事項仍由原制作或者保存政府信息的單位辦理。移交期限屆滿的，涉及政府信息公開事項的檔案按照檔案利用規(guī)定辦理。
第十六條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。
第十七條 檔案館除按照國家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案。
第十八條 博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的，依照有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，可以由上述單位自行管理。
檔案館與前款所列單位應(yīng)當(dāng)在檔案的利用方面互相協(xié)作，可以相互交換重復(fù)件、復(fù)制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同研究、編輯出版有關(guān)史料。
第十九條 檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關(guān)規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風(fēng)險管理，提高檔案安全應(yīng)急處置能力。
《中華人民共和國企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》 第十八條 企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。
《中華人民共和國勞動合同法》 第五十條 用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。
第一章 總則第一條 為加強郵電企業(yè)職工檔案管理工作，提高管理水平，更好地為郵電通信現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，根據(jù)勞動部、國家檔案局《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，并結(jié)合郵電企業(yè)的實際情況，制定本實施辦法。第二條 郵電企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。第三條 郵電企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。第四條 郵電企業(yè)職工檔案管理是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)工作，各級郵電企業(yè)都要提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，按照檔案完整、真實、條理、精煉、實用的要求，認真做好企業(yè)職工檔案管理工作。第五條 郵電企業(yè)職工檔案管理工作，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案管理和保密的法規(guī)、規(guī)定和制度。第二章 檔案的管理第六條 郵電企業(yè)職工檔案管理工作，實行集中統(tǒng)一、分級負責(zé)的管理體制。郵電部負責(zé)制定有關(guān)職工檔案管理的方針、政策、規(guī)定和辦法，對職工檔案工作進行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查；各省、自治區(qū)、直轄市郵電管理局和部直屬各總公司負責(zé)所屬企業(yè)單位職工檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理；各地、市、縣郵電局及部直屬各總公司所屬的企業(yè)單位負責(zé)本企業(yè)職工檔案的管理工作。各郵電支局、郵電所的職工檔案由相關(guān)地、市、縣郵電局統(tǒng)一管理。第七條 郵電企業(yè)職工檔案管理，原則上與職工的管理范圍相一致。干部檔案由組織、人事部門負責(zé)管理，工人檔案由勞動部門負責(zé)管理；對于職工人數(shù)較少的單位，干部和工人檔案可由勞動（組織、人事）部門實行統(tǒng)一管理，分別存放。第八條 職工退（離）休、退職后，就地進行安置的，其職工檔案由原單位保管，易地安置的，應(yīng)轉(zhuǎn)送當(dāng)?shù)芈毠n案管理部門保管。第九條 職工失蹤、逃亡、出國不歸者或合理流動，其檔案由原單位保管，也可以交當(dāng)?shù)貏趧有姓块T代為保管。第十條 職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄人物、國家和部省級勞動模范死亡后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。第十一條 郵電企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé)：
（一）保管職工檔案；
（二）收集、鑒別和整理職工檔案材料；
?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎忧闆r；
?。ㄎ澹橛嘘P(guān)部門提供職工情況；
?。┳龊寐毠n案的安全、保密和保護工作；
?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室（館）移交檔案；
（八）辦理其他有關(guān)事項。第十二條 各級職工檔案管理部門都要配備具有中專（或高中）以上文化程度的中共黨員擔(dān)任專（兼）職檔案管理工作，凡管理二千人（卷）以上檔案的企業(yè)單位，應(yīng)配備專職檔案人員。第十三條 職工檔案管理工作人員要忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高檔案管理水平。職工檔案管理工作人員調(diào)動時，必須做好檔案和檔案材料以及有關(guān)業(yè)務(wù)文件的移交工作。第十四條 各級職工檔案管理部門要建立健全檔案的收集、整理、歸檔、查閱、借用、轉(zhuǎn)遞、安全、保管、保密等各項制度。第三章 檔案的內(nèi)容和分類第十五條 各級郵電企業(yè)勞動（人事）部門對所管理的職工都要建立職工檔案。第十六條 郵電企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類如下：
第一類 履歷材料；
第二類 自傳材料；
第三類 鑒定、考核、考察材料；
第四類 評定崗位技能及學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；
第五類 政審材料；
第六類 參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；
第七類 獎勵材料；
第八類 處分材料；
第九類 招用、勞動合同、調(diào)動、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；
第十類 其他可供組織參考的材料。第四章 檔案材料的收集、整理和歸檔第十七條 凡對郵電企業(yè)職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、調(diào)動等工作中形成的檔案材料，必須認真地進行收集、整理、立卷、歸檔，以保持職工檔案的完整。
一、 人事檔案資料收集要健全
人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：
基本個人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；
入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；
入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；
工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。
要確保可以掌握員工從進入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。
二、 簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)
想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。
首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。
其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點，這就是“好用”的重要性。
一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。
三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理
一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。
每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
檔案整理檔案數(shù)字化
檔案掃描檔案管理軟件系統(tǒng)
TEL：18937133779
