西藏數(shù)字化檔案服務(wù)

　　西藏數(shù)字化檔案服務(wù)是指將西藏的歷史文獻、考古文物、民族風(fēng)情、自然景觀等各方面的資料數(shù)字化處理，并通過網(wǎng)絡(luò)向社會公眾提供在線查詢和瀏覽服務(wù)。這些資料包括西藏自治區(qū)各級政府機關(guān)、社會團體、文化機構(gòu)、個人和家庭的各種檔案、照片、錄音、錄像、地圖、圖表、文獻等。

　　西藏數(shù)字化檔案服務(wù)的目的是方便公眾獲取西藏的歷史文化、自然風(fēng)光等方面的資料，促進西藏文化的傳承和發(fā)展。同時，數(shù)字化檔案服務(wù)也提高了檔案的安全性和保存效益，保護西藏的文化遺產(chǎn)。

　　西藏數(shù)字化檔案服務(wù)的實施需要政府、文化機構(gòu)、科研機構(gòu)、企業(yè)等多方合作。政府需要加大對數(shù)字化檔案服務(wù)的支持和投入，文化機構(gòu)需要積極開展數(shù)字化檔案服務(wù)工作，科研機構(gòu)需要提供技術(shù)支持，企業(yè)則可以提供資金和技術(shù)支持。只有各方合作，才能實現(xiàn)西藏數(shù)字化檔案服務(wù)的全面發(fā)展。

　　檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準創(chuàng)建思路論文

　　服務(wù)外包是指某一機構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的、非核心的全部或部分業(yè)務(wù)剝離出來，委托給其他機構(gòu)完成，以降低成本、提高效率、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)鏈、提升自身核心競爭力的行為。檔案管理服務(wù)外包是指某一機構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，通過市場、以合同方式委托其他機構(gòu)進行管理的行為。

　　我國檔案界有時也稱之為檔案中介服務(wù)。1992年浙江省建德市檔案事務(wù)所、湖州市檔案事務(wù)所成立，揭開了我國檔案管理服務(wù)外包企業(yè)建設(shè)的序幕，發(fā)展至今已有20余年。然而，從整體來看，我國檔案管理服務(wù)外包行業(yè)發(fā)展時間較短，市場普及程度（尤其是檔案寄存服務(wù)的市場普及程度）遠未達到歐美發(fā)達國家的水平；除了北京、深圳、上海等地的檔案管理服務(wù)外包企業(yè)規(guī)模尚可外，大部分檔案管理服務(wù)外包企業(yè)的規(guī)模較小，服務(wù)水平不高。

　　究其原因之一是，我國尚缺乏體系化的、成熟的法規(guī)標(biāo)準對檔案管理服務(wù)外包進行規(guī)范與指引，致使此行業(yè)長期處于無序發(fā)展?fàn)顟B(tài)。本文對國家和地方兩個層面的檔案管理服務(wù)相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準進行梳理，并予以簡要分析，以期對日后檔案管理服務(wù)外包國家法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準建設(shè)提供一些參考。

　　1檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準建設(shè)基本情況

　　1.1國家法規(guī)制度建設(shè)情況

　　目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務(wù)外包法律法規(guī)?！吨腥A人民共和國檔案法》及其實施辦法未提及檔案管理服務(wù)外包。2011年國家檔案局中央檔案館下發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》已把制定《檔案中介機構(gòu)管理辦法》列入檔案法制工作的主要任務(wù)之中，但據(jù)了解目前尚未真正啟動此工作。2012年以來國家檔案局連續(xù)印發(fā)了3個與檔案管理服務(wù)外包直接相關(guān)的規(guī)范性文件，即《國家檔案局關(guān)于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2012〕103號）、《國家檔案局關(guān)于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2013〕271號）和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)2014〕7號）。這3個規(guī)范性文件要求檔案部門在開展檔案數(shù)字化服務(wù)外包、寄存服務(wù)外包過程中，采取相關(guān)有效措施確保檔案實體安全、信息安全。

　　1.2地方法規(guī)制度建設(shè)情況

　　我國許多地方出臺的地方檔案法規(guī)對檔案管理服務(wù)外包，尤其是服務(wù)外包企業(yè)（也稱檔案中介服務(wù)機構(gòu)）做了相關(guān)規(guī)定。45個副省級以上地區(qū)（不包括香港、澳門、臺灣，西藏未出臺檔案法規(guī)）頒布的檔案法規(guī)（為本級人民代表大會常務(wù)委員會頒布）中，有25個[2]對檔案中介機構(gòu)（實質(zhì)上即是檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商）做出了規(guī)定，約占53.3%。其中，30個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市），有20個省（自治區(qū)、直轄市）對檔案中介機構(gòu)作了規(guī)定，約占66.7%；

　　15個副省級城市中，有5個城市對檔案中介機構(gòu)做出了規(guī)定，約占33.3%。需要說明的是，《北京市實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《海南省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》、《吉林省檔案條例》和《山西省檔案管理條例》在修訂前對檔案管理服務(wù)外包做出了規(guī)定，而在修訂后則取消了這方面的規(guī)定。

　　因此，目前北京、海南、吉林、山西、重慶、廣西、青海、江西、湖南、江蘇這11個?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）檔案法規(guī)中沒有對檔案管理服務(wù)外包做出規(guī)定，約占33.3%。從條例內(nèi)容來看，上述25個地方檔案法規(guī)中涉及到人員素質(zhì)的有12個，大多要求從事檔案管理服務(wù)外包的人員具有相應(yīng)的專業(yè)知識和職業(yè)技能；涉及到業(yè)務(wù)范圍的地方檔案法規(guī)有7個，大多以列舉的形式指出檔案管理服務(wù)外包包括檔案整理、鑒定、評估、咨詢、寄存等方面；

　　涉及到登記備案的地方檔案法規(guī)有11個，大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)應(yīng)當(dāng)向所在地檔案行政管理部門備案；涉及監(jiān)督指導(dǎo)的地方檔案法規(guī)有9個，大多要求檔案管理服務(wù)外包企業(yè)需接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)；

　　涉及到法律責(zé)任的地方檔案法規(guī)有4個，對違反規(guī)定從事檔案服務(wù)外包活動的情形予以追究法律責(zé)任；此外另有1個地方檔案法規(guī)規(guī)定其他相關(guān)部門應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作的管理辦法。此外，浙江省、廣東省、湖南省、溫州市、杭州市、宜昌市、佛山市等七個地方出臺了專門的檔案中介機構(gòu)管理辦法。這七個地方的規(guī)范性文件大多包含如下內(nèi)容：

　?。?）指出檔案中介機構(gòu)從事的是檔案咨詢、整理、保護、鑒定、評估、寄存、數(shù)字化、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等有償服務(wù)活動。

　?。?）規(guī)定從事檔案中介服務(wù)活動，應(yīng)當(dāng)遵守法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，遵守職業(yè)道德，遵循自愿、平等、公平、誠信的原則。

　?。?）檔案中介機構(gòu)應(yīng)當(dāng)向當(dāng)?shù)氐臋n案行政管理部門備案，提供相應(yīng)的資料，并定期進行復(fù)核。檔案行政管理部門負責(zé)對檔案中介機構(gòu)、執(zhí)業(yè)人員進行指導(dǎo)和監(jiān)督管理，檢查的內(nèi)容一般包括備案情況，執(zhí)業(yè)人員的培訓(xùn)情況及業(yè)務(wù)水平，辦公場所、設(shè)備設(shè)施，服務(wù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)水平，其他合法合規(guī)等情況。檔案中介機構(gòu)出現(xiàn)違反規(guī)定的情況時，應(yīng)當(dāng)取消其備案登記。此外，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)在檔案網(wǎng)站或者其他媒體及時公布檔案中介服務(wù)機構(gòu)和執(zhí)業(yè)人員名單。

　?。?）規(guī)定檔案中介機構(gòu)必須取得營業(yè)執(zhí)照；有固定場所、設(shè)施設(shè)備；有相應(yīng)的檔案咨詢、評估、鑒定、整理、寄存和數(shù)字化的資格和能力；配備檔案專業(yè)人員；符合法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他條件。

　?。?）認為檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，有獨立從事檔案管理的業(yè)務(wù)能力；檔案中介機構(gòu)應(yīng)具有兩名以上檔案專業(yè)人員，并有不少于一名取得檔案中級職稱；此外，檔案中介服務(wù)執(zhí)業(yè)人員應(yīng)當(dāng)在一個檔案中介服務(wù)機構(gòu)執(zhí)業(yè)，不得同時在兩個或兩個以上檔案中介服務(wù)機構(gòu)執(zhí)業(yè)。

　?。?）保密條款、責(zé)任條款、簽約條款和收費條款。

　?。?）懲罰和法律責(zé)任條款。除了上述共性的條款外，

　　部分地方的檔案中介管理規(guī)定還根據(jù)檔案中介機構(gòu)的行業(yè)特點，做出了以下規(guī)定：

　?。?）湖南省規(guī)定了不能外包的范圍，包括國有檔案的鑒定、銷毀；涉密檔案的整理、數(shù)字化；法律法規(guī)禁止委托中介機構(gòu)進行的其他檔案業(yè)務(wù)工作。佛山市規(guī)定檔案中介機構(gòu)工作人員不得接觸和處理涉密文件檔案、內(nèi)部（工作秘密）或含有敏感信息的文件檔案。

　?。?）湖南省、佛山市對檔案庫房提出了要求，指出庫房應(yīng)當(dāng)滿足建標(biāo)103-2008《檔案館建設(shè)標(biāo)準》、JGJ25-2010《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》規(guī)定的有關(guān)檔案防護要求。

　?。?）杭州市指出應(yīng)加強中介機構(gòu)的'信用管理，市檔案局應(yīng)定期更新并公布檔案中介服務(wù)機構(gòu)的執(zhí)業(yè)信息。

　?。?）溫州市、杭州市檔案中介管理規(guī)定指出檔案行業(yè)協(xié)會應(yīng)當(dāng)制訂行業(yè)規(guī)范、服務(wù)標(biāo)準、執(zhí)業(yè)人員守則，加強行業(yè)指導(dǎo)和行業(yè)自律，規(guī)范行業(yè)服務(wù)行為，促進行業(yè)健康發(fā)展。檔案中介服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加入檔案行業(yè)協(xié)會，接受檔案行業(yè)協(xié)會的自律監(jiān)督。

　　（5）佛山市特別指出應(yīng)當(dāng)符合保密法規(guī)規(guī)定，非涉密檔案中介機構(gòu)在檔案服務(wù)工作中應(yīng)明確保密責(zé)任，成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立保密管理制度和保密應(yīng)急機制，明確法定代表人、分管保密工作負責(zé)人、重要部門或項目負責(zé)人的保密職責(zé)。不得違反保密規(guī)定，不得處理涉及國家秘密的文檔以及有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門規(guī)定不得處理的文檔；非涉密檔案中介機構(gòu)的工作場所、檔案工作人員管理、檔案信息系統(tǒng)和檔案信息設(shè)備均應(yīng)符合相關(guān)保密管理要求。

　　1.3國家和行業(yè)標(biāo)準建設(shè)情況

　　目前，我國尚未出臺專門的檔案管理服務(wù)外包國家標(biāo)準或行業(yè)標(biāo)準。但是，一些國家標(biāo)準和行業(yè)標(biāo)準對檔案管理的軟硬件條件和業(yè)務(wù)操作要求做出了規(guī)定，檔案管理服務(wù)外包供應(yīng)商在服務(wù)過程中宜或應(yīng)遵守。

　　例如，《檔案館建設(shè)標(biāo)準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等對于檔案寄存服務(wù)企業(yè)進行檔案庫房建設(shè)具有重要的參考意義；檔案數(shù)字化服務(wù)企業(yè)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描時宜遵循DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等；檔案整理服務(wù)企業(yè)的檔案整理質(zhì)量宜滿足GB/T11822-2008《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》、DA/T13-1994《檔號編制規(guī)則》和DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》等的要求。

　　值得注意的是，我國正在制定信息技術(shù)服務(wù)外包標(biāo)準，一些地方也已出臺有關(guān)信息技術(shù)服務(wù)外包的地方標(biāo)準，例如，山東省地方標(biāo)準DB31/T430-2009《信息技術(shù)外包服務(wù)企業(yè)技術(shù)與管理規(guī)范》、深圳市地方標(biāo)準SZDB/78—2013《金融機構(gòu)信息技術(shù)服務(wù)外包質(zhì)量管理規(guī)范》、國家標(biāo)準《信息技術(shù)服務(wù)外包》（共包括5個部分，目前已經(jīng)送審，待發(fā)布）。這些標(biāo)準對于我國制定檔案管理服務(wù)外包標(biāo)準具有重要的借鑒作用。

　　2檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準建設(shè)現(xiàn)存問題

　　2.1法規(guī)標(biāo)準建設(shè)總體上滯后于實踐需要

　　自1992年以來，我國檔案管理服務(wù)外包行業(yè)迅速發(fā)展，規(guī)模越來越大。據(jù)黃霄羽不完全統(tǒng)計，截止2012年全國共有376家檔案中介機構(gòu)。[3]近年來，我國先后出臺了《關(guān)于鼓勵政府和企業(yè)發(fā)包促進我國服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見》（財企〔2009〕200號）、《國務(wù)院關(guān)于促進服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)加快發(fā)展的意見》（國發(fā)〔2014〕67號）等一系列支持服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政策文件。

　　2012年全國檔案局長館長會議提出“到2020年全國各級綜合檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)量比2010年翻兩番”的工作目標(biāo)。[4]2013年，楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會上進一步提出“存量數(shù)字化”的要求。[5]這進一步推動了檔案數(shù)字化服務(wù)外包的快速發(fā)展。

　　但是，在檔案管理服務(wù)外包行業(yè)加速發(fā)展的同時，我國檔案管理服務(wù)外包法規(guī)標(biāo)準較為落后。國家層面，尚未出臺專門的針對檔案管理服務(wù)外包的法律、法規(guī)和標(biāo)準，只有少量規(guī)范性文件和部分間接相關(guān)的標(biāo)準。

　　地方層面，盡管已有許多相關(guān)法規(guī)和規(guī)范性文件，但這些法規(guī)和規(guī)范性文件大都停留在宏觀層面，微觀層面少有涉及，可操作性不強。在執(zhí)業(yè)標(biāo)準、執(zhí)業(yè)規(guī)則、技術(shù)手段等方面均處于不完善甚至空白狀態(tài)。[6]由于缺乏專門的標(biāo)準，發(fā)包方無法正確評價承包商的服務(wù)能力，無法科學(xué)篩選合格的承包商，無法有效監(jiān)督承包商的業(yè)務(wù)操作；承包商不知道如何建立自己的業(yè)務(wù)操作程序，不知道從何提升自己服務(wù)能力。這導(dǎo)致檔案管理服務(wù)外包行業(yè)在發(fā)展過程中面臨諸多法律困境與安全漏洞。

　　2.2對于檔案管理服務(wù)外包法律責(zé)任規(guī)定不明確

　　在前述25個副省級以上地方檔案法規(guī)中僅有4個提及了檔案中介機構(gòu)需承擔(dān)的法律責(zé)任或賠償責(zé)任，其他均無提及。一旦在外包過程中出現(xiàn)了檔案丟失、損毀或泄密的事故，發(fā)包方大多只能被動承擔(dān)后果，很難借助于法律維護自身權(quán)益。例如，筆者在調(diào)研時了解到，某綜合檔案館在檔案數(shù)字化項目實施中，與承包商發(fā)生商業(yè)糾紛，承包商威脅要將存有檔案數(shù)據(jù)的硬盤帶走。

　　2.3對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員素質(zhì)要求不具體

　　目前，檔案管理服務(wù)外包從業(yè)隊伍整體素質(zhì)低、流動率高。許多承包商聘用的一線員工大多只有高中學(xué)歷，而相當(dāng)一部分是實習(xí)生或臨時用工。即便是承包商的業(yè)務(wù)骨干或項目經(jīng)理，具有本科以上學(xué)歷的也很少。

　　整個行業(yè)中具有過檔案學(xué)專業(yè)教育背景的員工極少。而且，絕大多數(shù)承包商對員工缺乏必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這使得檔案管理服務(wù)外包的質(zhì)量和安全難以保證?，F(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度大多規(guī)定，檔案中介服務(wù)機構(gòu)工作人員應(yīng)具備檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)知識和職業(yè)技能；而對于從業(yè)人員是否應(yīng)具有檔案學(xué)專業(yè)教育背景、相關(guān)工作經(jīng)驗，是否需要接受相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以及培訓(xùn)機構(gòu)、培訓(xùn)內(nèi)容等均無明確規(guī)定。

　　2.4對檔案管理服務(wù)外包基礎(chǔ)設(shè)施條件要求不嚴格

　　民營檔案寄存服務(wù)商大多沒有專業(yè)的檔案庫房，其庫房多數(shù)由廢棄工廠庫房改建而成，而許多庫房連基本的“八防”都做不到，[6]遑論滿足《檔案館建設(shè)標(biāo)準》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等的要求。但現(xiàn)有地方性檔案法規(guī)制度對于檔案庫房及其保管環(huán)境的規(guī)定大都比較模糊，操作性不強。例如《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法》只提出“從事檔案中介服務(wù)的場所，必須配備必要的安全保護設(shè)施，符合檔案管理的專業(yè)要求”，而何為“必要”，配備安保措施的要求和標(biāo)準具體指什么，并未指明。[7]

　　2.5缺乏業(yè)務(wù)操作指南和服務(wù)價格指導(dǎo)

　　現(xiàn)有法規(guī)標(biāo)準對檔案管理外包業(yè)務(wù)操作缺乏具體要求，尤其是對發(fā)包方和承包商之間的檔案交接、承包商的質(zhì)量控制缺乏詳細規(guī)定，容易造成安全漏洞和質(zhì)量缺陷。例如，檔案數(shù)字化掃描中，一些服務(wù)商一味追求提高速度、降低成本，造成一些材質(zhì)脆弱、不宜使用高速掃描儀的檔案被損毀。一些檔案寄存服務(wù)機構(gòu)采用傳統(tǒng)的開架式按卷盒存放方式保存檔案，工作人員可以看到卷盒上的敏感信息。

　　而且，承包商業(yè)務(wù)操作主要依賴于自身經(jīng)驗，較為隨意，各個承包商之間的業(yè)務(wù)標(biāo)準不統(tǒng)一，將來發(fā)包方之間進行檔案資源整合很困難。對于檔案管理服務(wù)外包項目，不同承包商的報價相差很大，以數(shù)字化掃描為例，從0.1元一頁到2元一頁不等，各地區(qū)均無收費指南或收費標(biāo)準，出現(xiàn)了部分小企業(yè)先以低價中標(biāo)，在項目進行過程中再試圖加價的惡意競爭行為。

　　2.6法規(guī)標(biāo)準執(zhí)行力差

　　實踐調(diào)研發(fā)現(xiàn)，一些地方雖已出臺了有關(guān)檔案中介服務(wù)的法規(guī)制度，但并沒有嚴格貫徹執(zhí)行。例如，2008年廣東省出臺了《廣東省檔案中介機構(gòu)備案登記管理辦法》，但實際上截止2014年底也只有12家企業(yè)進行備案登記。這些年，在檔案管理服務(wù)外包過程中，出現(xiàn)了一些違反了相關(guān)檔案或保密法規(guī)制度的事情，但檔案行政管理部門很少予以依法罰處。目前檔案行政管理部門的監(jiān)管對象多局限于黨政機關(guān)和國有企事業(yè)單位，檔案管理服務(wù)承包商基本處于中間地帶，對檔案管理服務(wù)承包商的管理相對較少甚至疏于管理。

　　3對策建議

　　3.1加快國家層面的立法

　　建議在現(xiàn)有地方法規(guī)、制度的基礎(chǔ)上，積極探索制定國家層面的針對檔案管理外包服務(wù)的行政法規(guī)。此類法規(guī)可包括檔案管理服務(wù)承包商的指導(dǎo)思想和基本原則、權(quán)利與義務(wù)、管理體制、設(shè)立條件、業(yè)務(wù)范圍、人員素質(zhì)、保管環(huán)境、服務(wù)收費、合同簽訂、操作要求、安全保密、法律責(zé)任、監(jiān)管機制等內(nèi)容。[9]通過國家立法，為檔案管理服務(wù)外包行業(yè)營造良好的法制環(huán)境，以促進檔案管理服務(wù)外包在法制的軌道上快速、健康發(fā)展。

　　3.2完善現(xiàn)有地方法規(guī)制度

　　建議各地方補充、細化和完善現(xiàn)有涉及檔案管理服務(wù)外包的法規(guī)制度，特別增加以下內(nèi)容：

　　（1）對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求；

　?。?）對檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員參加崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)的要求；

　?。?）對檔案管理服務(wù)承包商的檔案庫房、儀器設(shè)備、檔案裝具的要求；

　?。?）檔案管理服務(wù)承包商的業(yè)務(wù)操作程序和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準；

　?。?）發(fā)包方和承包商檔案交接要求。

　　3.3出臺相關(guān)標(biāo)準指南

　　對于許多暫時不適宜以法規(guī)制度強制要求的領(lǐng)域，可以制定推薦性國家標(biāo)準、檔案行業(yè)標(biāo)準?？梢钥紤]出臺《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：總則》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案數(shù)字化服務(wù)》《檔案管理服務(wù)外包工作規(guī)范：檔案寄存服務(wù)》（此三者，國家檔案局正在研制），以及《檔案管理服務(wù)外包從業(yè)人員職業(yè)道德守則》《檔案管理服務(wù)外包價格參考目錄》等標(biāo)準或指南。

　　3.4借鑒國外有益經(jīng)驗

　　國外商業(yè)性文件中心歷史悠久，行業(yè)成熟度比較高，建立了結(jié)構(gòu)完備、會員廣泛的行業(yè)協(xié)會，如國際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會。PRISM制定了制定的一系列商業(yè)性文件中心的行業(yè)標(biāo)準、指南和道德準則，包括商業(yè)性文件中心運營標(biāo)準、建筑標(biāo)準、災(zāi)備標(biāo)準、保險及風(fēng)險轉(zhuǎn)移標(biāo)準、載體設(shè)施標(biāo)準等。[10]這些標(biāo)準指南緊扣業(yè)務(wù)活動，操作性較強，基本涵蓋了商業(yè)性文件中心的主要運營流程和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對我國制定檔案寄存服務(wù)外包標(biāo)準具有很大的借鑒意義。

　　3.5加強檔案行政執(zhí)法和第三方評估

　　各級檔案行政管理部門依法加強對轄區(qū)內(nèi)檔案服務(wù)承包商的監(jiān)管力度，定期向社會發(fā)布轄區(qū)內(nèi)檔案管理服務(wù)外包承包商的執(zhí)業(yè)信息，建立承包商誠信檔案，定期監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)黨政機關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)科學(xué)發(fā)包。可由中國檔案學(xué)會等相關(guān)行業(yè)協(xié)會開展檔案管理服務(wù)外包行業(yè)自律，以第三方身份進行承包商服務(wù)能力評估與認證。

　　檔案數(shù)字化具體是做什么的？

　　檔案數(shù)字化具體是做什么的

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

　　什么是檔案數(shù)字化？

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

　　檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

　　數(shù)字化檔案管理相較于傳統(tǒng)檔案而言，在提升經(jīng)濟效益、提高辦公效率、增強對檔案原件的保護上具有重要的作用。

　　檔案數(shù)字化加工服務(wù)，需要哪些資格證書？

　　需要考取檔案管理師。

　　申報條件

　?。ň邆湎铝袟l件之一）

　　一、助理檔案管理師：

　　1、本科以上或同等學(xué)歷學(xué)生；

　　2、大專以上或同等學(xué)歷應(yīng)屆畢業(yè)生并有相關(guān)實踐經(jīng)驗者；

　　二、檔案管理師：

　　1、已通過助理檔案管理師資格認證者；

　　2、研究生以上或同等學(xué)力應(yīng)屆畢業(yè)生；

　　3、本科以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作一年以上者；

　　4、大專以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作兩年以上者。

　　三、高級檔案管理師：

　　1、已通過檔案管理師資格認證者；

　　2、研究生以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作一年以上者；

　　3、本科以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作兩年以上者；

　　4、大專以上或同等學(xué)力并從事相關(guān)工作三年以上者。

　　檔案管理員的崗位要求

　　1、具有高中以上的文化程度；

　　2、具有檔案管理基礎(chǔ)知識和工作經(jīng)驗；

　　3、工作心細，品行端正，原則性強；

　　4、熟悉最新的檔案管理相關(guān)法規(guī)，流程，認真負責(zé)，細致耐心，

　　5、熟悉電腦操作以及各種檔案管理軟件文字表達以及邏輯能力優(yōu)秀。

　　檔案數(shù)字化具體流程是怎樣的？

　　所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。

　　1、數(shù)字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。

　　3、數(shù)字化的意義

　　1)提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復(fù)勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　　2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全

　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

　　3)陽光政務(wù)提升形象

　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。