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檔案館資料管理的監(jiān)理論文
一、引言
檔案館資料管理是一項重要的任務，它是檔案館服務的基礎，是檔案館服務質量的保證。檔案館資料管理的監(jiān)理是檔案館資料管理服務質量的重要組成部分，對保障檔案館資料管理服務質量具有重要意義。本文旨在通過論述檔案館資料管理的監(jiān)理現狀，探討檔案館資料管理的監(jiān)理機制，以期為檔案館資料管理的監(jiān)理提供參考。
二、檔案館資料管理的監(jiān)理現狀
檔案館資料管理的監(jiān)理是檔案館資料管理服務質量的重要組成部分，但是目前檔案館資料管理的監(jiān)理現狀存在一定的問題，如：
1、缺乏統一的監(jiān)理機制。目前，檔案館資料管理的監(jiān)理沒有統一的機制，每個檔案館的監(jiān)理機制都不盡相同，缺乏統一的標準。
2、缺乏有效的監(jiān)理措施。目前，檔案館資料管理的監(jiān)理措施缺乏有效性，缺乏科學的監(jiān)理機制，缺乏有效的監(jiān)督機制，缺乏有效的評價機制。
三、檔案館資料管理的監(jiān)理機制
為了提高檔案館資料管理的服務質量，應該建立一套完善的監(jiān)理機制，以確保檔案館資料管理的服務質量。
1、建立統一的監(jiān)理機制。應該建立統一的監(jiān)理機制，確定統一的監(jiān)理標準，以確保所有檔案館的監(jiān)理標準一致。
2、建立有效的監(jiān)理措施。應該建立科學的監(jiān)理機制，建立有效的監(jiān)督機制，建立有效的評價機制，以確保檔案館資料管理的服務質量。
3、加強監(jiān)理力度。應該加強監(jiān)理力度，加強對檔案館資料管理的監(jiān)督，加強對檔案館資料管理的評價，以確保檔案館資料管理的服務質量。
四、結論
檔案館資料管理的監(jiān)理是保障檔案館資料管理服務質量的重要組成部分，應該建立統一的監(jiān)理機制，建立有效的監(jiān)理措施，加強監(jiān)理力度，以確保檔案館資料管理的服務質量。
檔案是人類 社會進步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產生的各種有保存價值的信息資料。下面是我整理的檔案管理論文，希望你能從中得到感悟!
淺談新時期檔案管理工作
中圖分類號：G27 文獻標識：A 文章編號：1009-4202(2011)04-359-02
摘 要 檔案是人類 社會進步、 發(fā)展、延續(xù)的真實歷史記錄，其涵蓋了政府、社會 組織、企事業(yè)和公民在社會活動中所產生的各種有保存價值的信息資料。當今知識 經濟新時代，檔案 工作者必須認清形勢、結合實際、開拓創(chuàng)新、勇于 實踐。檔案 管理通過與 計算機、 網絡等現代信息技術的結合，促進檔案管理現代化，提高檔案服務利用效率。
關鍵詞 檔案管理 意義 問題 措施
一、做好檔案管理工作的實際意義
檔案是國家機構、社會組織和個人從事 政治、經濟、科學 文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機構、檔案室(團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統一保管和管理檔案的內部機構)、檔案館等機構組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管，進一步健全檔案管理制度，促進檔案開放與運用，發(fā)揮檔案功能。
檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發(fā)展的需要。科學規(guī)范的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對研究本單位的工作成績和科學發(fā)展提供第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況，適時調整策略提供準確依據，并為決策提供支持性證據;另一方面有利于有關各方面準確認識單位的工作成果，為單位與各有關方面進行有意合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發(fā)展的歷史背景下，應該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。
二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題
隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機技術的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經從傳統的檔案管理逐漸過渡到現代化管理，節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實際工作中，現代化檔案管理也面臨著諸多問題。
1.檔案載體的轉變
在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質文檔要方便，但紙質文檔“原始記錄”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。
2.檔案的分類變化
檔案的傳統分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規(guī)定指令根據工作目標隨時設立和調整類目，便于查找提高了效率。傳統分類方案對于數量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的，如何分類應根據需要恰當運用。
3.檔案接收和保管方式上轉變
在電子 環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現代信息技術，熟練使用電子信息系統。
4.電子檔案工作面臨的問題
(1)電子檔案原件的真實性問題
在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權威性。
(2)電子檔案保存的長久性問題
很多單位將會實現無紙化辦公，這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網絡突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
(3)電子檔案內容的保密性問題
用網絡的任何終端設備都能索取到存儲在網絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
三、提高新時期檔案管理水平的具體措施
我國新時期的檔案工作面臨著從傳統向現代信息化的重大轉變，而如何加速實現檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護技術的現代化，要加快檔案管理現代化、信息化的建設，我認為應從以下幾個方面著手：
1.加強領導、提高認識
加快檔案現代化、信息化建設必須提高檔案管理人員運用現代化技術的能力，更新各級檔案人員的知識結構，同時加大投入、增配軟、硬件設施。把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。
2.要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化
計算機技術的 應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。要適應知識經濟發(fā)展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。
3.增強檔案信息獲取能力
長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，增強鑒定和評估能力以引導利用者獲得更多的檔案信息。
4.加快數據準備，推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數據的準備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中應注意以下幾點：
(1)分清輕重緩急，循序漸進
在推進 計算機 管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將那些可以開放的核心檔案和 社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
(2)分級次著錄，省時省力
在著錄過程中，可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
(3)分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。
5.加強電子文件檔案的管理
電子文件是社會進步的產物，確保電子文件檔案的安全是當今檔案 工作遇到的新課題。在電子文件大量產生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性鑒定，制定科學、合理及符合我國實際情況的統一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，這也是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統作為管好電子文件的先決條件。同時加強立法，確保電子文件的法律效力。
6.提高檔案管理人員的綜合素質，強化服務意識，拓寬服務領域
檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強檔案主體意識和獲取意識 教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，把檔案工作的重心轉到為知識 經濟和各項事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質服務的軌道上來。社會的發(fā)展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設和完善檔案服務體系，努力創(chuàng)新服務機制，適應新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進步貢獻力量。
總之，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質是適應新時期要求、做好檔案管理工作的關鍵。辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰(zhàn)。
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工程監(jiān)理檔案中監(jiān)理日記的作用與填寫的管理學論文
監(jiān)理日記是監(jiān)理人員對施工項目實行全程監(jiān)控的現場記錄，它記錄的監(jiān)理活動具有全面而連續(xù)、真實而動態(tài)、詳細而確切的特點。是監(jiān)理單位根據建設單位的委托合同對監(jiān)理文件資料進行歸檔以及處理各種糾紛、經濟索賠、工程延期、工程變更設計的重要資料； 也是分析和解決工程質量問題最直接、最重要、最可信的原始材料； 是監(jiān)理單位永久性保存的工程科技檔案。
1 監(jiān)理日記在工程監(jiān)理檔案中的重要性
1. 1 監(jiān)理日記是工程竣工后應永久性保存的工程檔案
工程項目竣工檔案是由建設、設計、施工、監(jiān)理等單位各自歸檔的工程檔案而組成的。而監(jiān)理單位在工程建設項目中擔任的角色就是對施工項目全程實施監(jiān)督管理和控制，包括工程建設三控制（ 投資控制、工期控制、質量控制） ; 三管理（ 工程建設的信息管理、合同管理、安全管理） ; 一協調（ 協調建設單位、設計單位、施工單位、質檢單位等單位之間的業(yè)務往來、矛盾糾紛、經濟索賠等等） ,即“三控、三管、一協調”.而監(jiān)理日記則是記載監(jiān)理人員在實施監(jiān)理活動過程中發(fā)生的各種情況，是監(jiān)理單位收集整理歸檔的重要材料之一，屬于永久性保存的監(jiān)理檔案資料。
1. 2 監(jiān)理日記是監(jiān)理人員實施監(jiān)理活動的原始記錄
監(jiān)理日記記錄了每個監(jiān)理人員在施工現場當日活動的情況，它全面、動態(tài)地反映了監(jiān)理人員在工程施工過程中的監(jiān)督管理、監(jiān)理程序、監(jiān)理工作以及成效等內容，涵蓋了監(jiān)理人員每天工作的核心內容。其記錄的內容包括： （ 1） 時間、日期、天氣變化、作業(yè)的環(huán)境情況； （ 2） 工地的原材料、機器設備的采購與進場的使用情況，人員調配情況； （ 3） 施工進展速度的快慢情況； （ 4） 施工安全與施工質量情況； （ 5） 施工現場監(jiān)理人員的工作情況； （ 6） 監(jiān)理工作例會記錄，專題會議記錄、工程一般例會記錄；（ 7） 總監(jiān)理工程師對各監(jiān)理人員的監(jiān)理日記進行審查批閱等等。以上由監(jiān)理人員每日記載的監(jiān)理日記，是監(jiān)理人員在施工現場對施工人員的作業(yè)最直接的監(jiān)控記載，它真實地再現了在施工過程中出現的各種情況，是監(jiān)理活動最原始的一線記錄。而其他文件資料不是對現場的原始記錄，無法還原監(jiān)理活動的真實面貌，只有監(jiān)理日記不加任何修飾，真實地再現了監(jiān)理人員的活動情況。
1. 3 監(jiān)理日記完整地記載了對施工單位的全程監(jiān)控
監(jiān)理日記全方位地記載了對施工過程的監(jiān)控，監(jiān)理日記包括項目總監(jiān)理工程師日記（ 安全總監(jiān)理工程師日記） 、專業(yè)監(jiān)理工程師日記、監(jiān)理員監(jiān)理日記等等。
（ 1） 項目總監(jiān)理工程師日記，記錄監(jiān)理項目及施工單位的重要活動，包括項目監(jiān)理工作計劃與決策； 對專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員進行工作部署； 對施工方案進行審核； 掌握監(jiān)理工作實施情況； 掌握和處理專業(yè)監(jiān)理工程師匯報的工作情況； 主持召開監(jiān)理工作會議； 組織對施工項目的安全與質量大檢查； 調解參建各方之間的矛盾糾紛； 對文件進行審核與簽發(fā)； 對監(jiān)理人員的監(jiān)理日記進行審查和批閱等等。
（ 2） 專業(yè)監(jiān)理工程師日記，主要記載工程師所屬專業(yè)的監(jiān)理記錄。其記載的內容包括： 總監(jiān)理工程師指派的專業(yè)監(jiān)理項目； 向總監(jiān)理工程師匯報的工作情況； 對施工單位所作的指導； 檢查和指導監(jiān)理人員的工作； 處理發(fā)生的工程質量問題與安全隱患； 參與處理建設方與施工方之間的重大糾紛； 對重要部位、隱蔽工程等的旁站、巡視與驗收； 審核工程計量與檢測報告等等。
（ 3） 監(jiān)理員的監(jiān)理日記，記錄了在施工活動中發(fā)生的各種情況。主要內容包括？： 對施工單位進場的人員數量進行登記； 對材料、設備的進場數量與使用效果進行記錄； 在監(jiān)理過程發(fā)現工程質量問題與安全問題向專業(yè)監(jiān)理工程師匯報； 對工程的進展情況進行記錄，對平行檢測、試驗數據進行登記等等。這樣由總監(jiān)到專監(jiān)、再到監(jiān)理員記錄的監(jiān)理日記，完整地記錄了監(jiān)理人員在施工現場對施工過程的全程監(jiān)控，因此監(jiān)理日記成為我們了解施工現場活動最為詳盡的檔案記錄。
1. 4 在施工質量、安全、費用等發(fā)生糾紛時，監(jiān)理日記為其提供最可靠的
由于監(jiān)理日記不同于其他文件、表格、資料，它未經過任何處理、修飾和加工，是監(jiān)理人員在施工現場對施工作業(yè)最直觀的監(jiān)控記錄，其可靠性較強。在項目工程施工建設過程中，難免會發(fā)生有關工程安全、質量、工期、費用、賠償等的各種糾紛，這時監(jiān)理日記就成為追溯監(jiān)理活動，解決糾紛的憑證依據。因此監(jiān)理日記必須及時進行歸檔和妥善保管好，一旦發(fā)生糾紛它就成為解決爭議最有力的佐證資料。
1. 5 監(jiān)理日記體現了監(jiān)理人員的工作水準及成效
監(jiān)理日記是監(jiān)理人員日復一日，年復一年記錄下來的工作日記，監(jiān)理日記記錄的現場旁站情況、巡視情況、平行檢驗、抽檢試驗等等，可以反映出監(jiān)理人員在施工現場監(jiān)控時發(fā)現問題和處理問題的能力。認真寫好監(jiān)理日記可以為監(jiān)理工作積累經驗、總結教訓，對以后合理分析、準確判斷、處理問題提供依據。它不僅可以反映監(jiān)理人員的工作能力，同時還是提高監(jiān)理人員專業(yè)水平必不可少的重要途徑。
2 監(jiān)理日記填寫的內容
填寫監(jiān)理日記是每一個監(jiān)理人員的工作內容，它所記錄的內容的深度和廣度，直接反映了監(jiān)理人員的工作能力，因此如何正確記載監(jiān)理日記顯得尤其重要。監(jiān)理日記的記錄內容應完整、詳實、準確，能反映監(jiān)理人員日常工作的實際情況，監(jiān)理日記應著重從以下幾個方面填寫。
2. 1 監(jiān)理日記的封面填寫
首先要填寫建設單位、施工單位、監(jiān)理單位的名稱； 其次填寫工程項目名稱，屬于哪一個工程合同段； 第三填寫記錄人姓名，記錄人的監(jiān)理崗位，起止日期，從封面上看就讓人一目了然。
2. 2 監(jiān)理日記的內容
（ 1） 日期、氣候情況。在填寫監(jiān)理日期時，不僅要填寫時間、日期，而且還要準確地填寫當時的氣溫、雨量、風力、霜雪、環(huán)境等氣象情況的變幻。根據不同的天氣、溫度，采取不同的作業(yè)措施。如我們在進行混凝土、砂漿配比時，就要根據氣溫的不同，采取不同的配比值。有些工程在竣工后出現的質量問題，可能就與天氣有直接關系，比如在陰雨天氣對高速公路進行施工，容易造成土基軟化，竣工后出現路面開裂和塌陷等現象，因此準確記載時間、氣候十分重要，它與施工作業(yè)情況是緊密聯系、不可分割的統一體。
（ 2） 工程投資情況。應記錄進場的機器設備、工程材料和人員的配備情況； 工程預付款、進度款、延期款、賠償款等款項的審批； 工作內容調整、設計變更、材料價格單等投資額度增減的各種情況的記錄等等。
（ 3） 施工進度情況。要對當日施工標段、分部、部位、施工人員的分布、施工投入機械設備的數量、操作部位、形象進度情況等等進行記錄。通過監(jiān)理日記可以將當日的施工進展速度與計劃的進展速度進行比對，從中發(fā)現施工進度的快慢，找出影響工程進展速度或停工的原因，進行分析，加以協調解決，并將發(fā)生延期施工的原因和解決的方法詳細記錄到監(jiān)理日記。比如遇到突發(fā)事件、停水停電、天氣驟變、大風暴雨、冰雪冰雹、人員的減員、設計變更、設備的故障等等，都會對施工進度造成直接的影響，這些都要詳細記錄到監(jiān)理日記中。
（ 4） 工程質量情況。施工質量是監(jiān)理單位在工程項目建設中重點驗收的內容，而對施工單位實施工程質量監(jiān)控的最重要、最有效的方法則是旁站、巡視、平行試驗檢測。筆者認為這是監(jiān)理日記中最重要的填寫部分，監(jiān)理人員應引起高度重視。尤其對施工過程出現的工程質量漏洞與缺陷，以及提出的整改意見，整改措施的落實情況及效果，工程質量的驗收情況等等都要進行認真詳細的記錄： ①旁站監(jiān)理針對的是關鍵工序、要害部位、重要的隱蔽工程、試驗、檢測等進行旁站監(jiān)管和記錄，通過旁站可以使關鍵工序、要害部位、隱蔽工程等的施工質量得到保證。如在樁基施工、土方回填、混凝土灌注、梁柱節(jié)點鋼筋隱蔽過程、防水施工等等，這些部位或工序，如果沒有嚴格按照工程質量標準與操作規(guī)范進行作業(yè)，進而施行覆蓋，日后一旦出現工程質量問題，再返工重修十分困難，不僅延誤延了工期，而且還會給建設單位、施工單位造成很大的經濟損失。因此施工單位在施工過程中，監(jiān)理人員都要對他們進行全程旁站監(jiān)督與控制，并針對發(fā)現的問題，及時跟蹤與整改，以保證施工單位的作業(yè)符合規(guī)范，施工質量達到國家的標準。如我們單位的監(jiān)理工程師在旁站監(jiān)理沈海復線泉州 J2 合同段的過程中，發(fā)現 A4標段 K141 +260 通道橋的臺背回填為片夾石，不符合填料要求，立刻發(fā)出整改通知書，要求施工單位對 K141 +260 涵洞臺背進行返工處理，并對臺背回填施工質量進行現場監(jiān)控。施工單位經過整改，臺背回填材料換成透水性材料，并分層碾壓、層層壓實，確保了臺背回填質量。通過旁站，監(jiān)理人員及時發(fā)現了施工問題，并對施工人員的整改進行了全程跟蹤，確保了施工的質量。監(jiān)理人員在旁站過程中，要將發(fā)現的問題、整改的`過程、試驗的數據等詳細地記載到監(jiān)理日記中，它可為將來工程修復、維護以及發(fā)生糾紛等提供可靠的依據； ②現場巡視是監(jiān)理人員為全面掌控工程質量與進度的有效方法。通過巡視檢查，可以及時發(fā)現施工過程中出現的各種問題。如監(jiān)理人員在巡視檢查時可以發(fā)現施工單位是否按規(guī)范施工，是否能及時發(fā)現施工質量問題，如何解決與整改，整改驗收是否達到要求等等。通過巡視，經驗豐富的監(jiān)理人員，可以及時發(fā)現工程質量漏洞，并發(fā)出整改通知，提出整改措施，解除質量隱患。如我們單位監(jiān)理的京臺高速公路，專業(yè)監(jiān)理工程師在巡視過程中，發(fā)現義安大橋 1#樁基人工挖孔護壁受單側土壓作用存在坍塌隱患，立刻通知施工單位進行整改，并要求施工人員卸載單側土消除坍塌隱患，避免了日后發(fā)生坍塌事故。因此監(jiān)理人員都要重視巡視工作，經常在自己負責的分部、工序進行巡視，只有這樣才能及時發(fā)現問題，及時整改，提高工程質量，同時還要將巡視的每一個細節(jié)認真記錄在監(jiān)理日記中，有利于日后的查找與核實； ③平行試驗檢測，是監(jiān)理單位為了提高監(jiān)理質量，使用先進儀器設備對工程分部、部位、材料等進行檢測試驗，以達到科學監(jiān)理的目的。如我們單位在監(jiān)理莆永高速公路永春至永定泉州段 JC3 合同段時，利用試驗儀器對 A7 標段的工程部位進行細集料含泥量試驗，第一次試驗，試驗前的烘干試樣質量為 415. 7 克，試驗后的烘干試樣質量 401.5 克，含泥量 3.4%; 第二次試驗，試驗前的烘干試樣質量為 454. 6 克，試驗后的烘干試樣質量 438. 2 克，含泥量 3.6% ,兩次試驗含量平均值為 3. 5% ,通過對細集料含泥量的兩次試驗，找到最適合的配比值。先進的試驗儀器、設備為科學監(jiān)理提供了保障。在記錄監(jiān)理日記時，一定要將現場旁站、巡視的實際情況以及平行檢測、試驗報告單的內容與監(jiān)理日記記錄的內容相閉合，才能完整再現監(jiān)理過程，達到對施工質量的有效控制。
（ 5） 工程安全環(huán)境情況。重點記錄施工單位勞保用品穿戴，現場防護是否有效； 施工人員是否安全施工，是否按制定安全施工方案執(zhí)行，施工作業(yè)是否存在安全隱患，是否違反“強制性條文”規(guī)定； 特殊設備的安裝、拆卸是否符合要求； 對出現的安全隱患是否及時排查，是否采取糾正措施，糾正的效果如何，對安全隱患的處理意見； 是否定期、不定期組織安全生產大檢查等等，這些都要記錄到監(jiān)理日記中進行備案。
（ 6） 其他日常管理情況。如上級主管部門的領導來工地指導、檢查、驗收情況； 監(jiān)理項目部召開的專題會議、工程例會、內務會議、工程洽談內容； 總監(jiān)理工程師、專業(yè)監(jiān)理工程師的更換及更換的原因、監(jiān)理員的變動情況； 施工單位的咨詢，監(jiān)理單位的答疑； 上級主管部門下發(fā)的文件、建設單位的通知及其他的各種正式函件、報告等等都要進行記錄。
3 結語
監(jiān)理日記是項目工程竣工后歸檔的重要工程科技檔案，是監(jiān)理單位在實施監(jiān)理工作過程中對工程項目施工的環(huán)境、施工的質量與安全、施工的進度、參建單位發(fā)生的各種矛盾糾紛、協調能力、解決方法等等進行了全面真實的原始文字記錄，反映了監(jiān)理人員為擔負“三控、三管、一協調”的重要職責所付出的辛勤汗水。好的監(jiān)理日記，不僅能為更好地開展監(jiān)理工作提供有價值的依據，更能全面反映工程建設狀況和監(jiān)理控制狀況。同時它還展示了企業(yè)的良好形象，證明了企業(yè)的資質和實力。因此每一個監(jiān)理人員都要認真負責地記好監(jiān)理日記，真正做到監(jiān)理日記為工程服務。
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試論如何完善工程項目檔案的管理
【論文關鍵詞】工程項目 檔案管理 問題 對策
【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質量之間有著密切的關系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應對措施,以確保工程質量。
工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作,指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要,因此,如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。
1. 工程檔案管理的重要意義
1.1 完善工程實施狀態(tài),確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經理承包責任制的方式,由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等,以便突出工作效益和經濟效益。項目經理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用,在工程項目承包合同中,針對不同內容,確定不同的目標,只有在工程項目完成后,所有目標達到先前所制定的考核標準,項目承包獎才能得到兌現,如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統。
1.2 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設工程施工之前,建設工程檔案就開始產生并積累。在項目開工建設前已經形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件,項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除,建設工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中,應該根據指令實施,如用什么標號水泥,怎么配比,用量多少等,在實施中還有旁站監(jiān)督記錄和檢測記錄,出現了問題還有調整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導。
1.3 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全,因此,質量問題是重中之重,建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞,隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發(fā)展,對建設工程質量有了嚴格的定義,即建設工程質量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質量也會更加得到重視。
2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理
2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入,控制為主。在工程準備階段,建設單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的.各個階段又有不同的資料收集任務,所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此,為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全,建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任,做到以預防為主的重點。
2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點?？偟膩碚f,每一個工程項目都必須經過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段,而每個階段必然產生不同的文件資料。例如,在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監(jiān)理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點,抓住主要環(huán)節(jié)。
2.3 完善工程項目檔案管理信息系統。檔案管理信息系統用于支持企業(yè)在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應現代企業(yè)制度要求,推動企業(yè)施工檔案管理科學化、規(guī)范化的必要條件,一套好的計算機檔案管理系統將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景,支持企業(yè)實現科學化、規(guī)范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業(yè)務,包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護等,以提高的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學的專業(yè)、畢業(yè)時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點,但也有相同點。如果不對這些信息進行細致的分析,將直接導致管理的混亂。(3)支持企業(yè)的管理層快速有效地獲取相關信息,以便做出科學的決策,推動企業(yè)科學化、規(guī)范化管理;(4)系統軟件應盡可能結構簡單,使用方便;(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確,查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統來進行管理已經是當前水利水電施工檔案管理的迫切需要。
2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質。提高認識,加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識,從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓,提高業(yè)務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設,對嚴重影響基建檔案質量的,就要追究相關人員的責任。
3. 結語
相比一般的檔案管理,工程項目的檔案管理更加具有系統性、專業(yè)性。其檔案貫穿于工程實施的全過程,因此,是對工程項目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設工程檔案管理已有成效的基礎上,進一步完善建設工程檔案管理工作,為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。
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