干部檔案信息化建設(shè)不完善

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

如何推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)

干部人事檔案工作只有與時俱進(jìn)，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進(jìn)行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實地、責(zé)任心強，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強的工作責(zé)任意識，把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對策措施做好應(yīng)對，以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護(hù)不夠嚴(yán)密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計算機技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計算機來對檔案信息資源進(jìn)行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯(lián)系，這對部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現(xiàn)檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對各部門的電子檔案進(jìn)行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進(jìn)行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進(jìn)程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數(shù)據(jù)錄入知識雖已普及，但是在運用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護(hù)
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時就應(yīng)實行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實行級別控制，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級別確認(rèn)，按不同的級別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護(hù)意識教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進(jìn)，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進(jìn)檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學(xué)科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認(rèn)識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進(jìn)、加強協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

干部檔案管理工作中存在的問題與對策

干部檔案管理工作中的問題與對策
（一）建立健全科學(xué)合理的人事檔案管理制度
在人事檔案管理活動中，對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時、主動的補充收集。
（二）建立科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容
人事檔案的內(nèi)容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質(zhì)、社會責(zé)任、職業(yè)特點、素質(zhì)要求、任用方式、考核內(nèi)容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內(nèi)容上也必然存在著較大的差異。國家公務(wù)員的檔案體現(xiàn)了政治要求，專業(yè)技術(shù)人員的檔案側(cè)重于服務(wù)社會、創(chuàng)新技術(shù)的業(yè)績記載，中介組織人員的檔案體現(xiàn)其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內(nèi)容可以進(jìn)入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態(tài)。根據(jù)這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎(chǔ)上分類管理人事檔案。根據(jù)不同類別的人員設(shè)計不同的管理制度，對檔案的功能進(jìn)行重新定位，增加反映個人個性特點和專業(yè)能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
（三）加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程
人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以國有企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理。
（四）引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
人才是國有企業(yè)前進(jìn)、發(fā)展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經(jīng)濟時代，在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，企業(yè)也應(yīng)注重對現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢下的新要求，從而全面提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。
（五）增強服務(wù)意識，積極主動的提供利用
人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢，擺正位置，端正態(tài)度，增強服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，增強服務(wù)意識，積極主動地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)國家企業(yè)人力資源管理，是企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。
（六）建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強人事檔案的信息服務(wù)
加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在企業(yè)中建立一個以企業(yè)員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。而這個系統(tǒng)的初步要求則是建立人機結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的計算機管理。檔案管理要與時俱進(jìn)，就要實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的管理開放式的人才信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)則為人事檔案現(xiàn)代化管理構(gòu)建了堅實的實用平臺。這樣，既可以提高效率，也可以降低社會管理的成本。

檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施

很多人認(rèn)為檔案管理工作不重要。這因為是這些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。實際上，檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展中起著重要的作用。下面是我?guī)痛蠹艺淼臋n案管理存在的問題及改進(jìn)措施，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

檔案管理工作中存在的問題

1、忽視對檔案的管理工作

在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)干部，認(rèn)為此項工作既不能給單位帶來經(jīng)濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應(yīng)付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹n案工作的了解與正確認(rèn)識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

2、忽視檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施設(shè)備

在現(xiàn)實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應(yīng)具備的硬件設(shè)施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導(dǎo)致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設(shè)有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風(fēng)條件不好的地方，導(dǎo)致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴(yán)謹(jǐn)性。使得檔案材料得不到很好地保存。

3、檔案管理水平較低

一些單位的檔案管理人員沒有充分認(rèn)識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進(jìn)行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準(zhǔn)確性、真實性，導(dǎo)致檔案管理工作水平的滯后。

做好檔案管理工作的措施方法

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

1、重視支持檔案管理工作

各單位領(lǐng)導(dǎo)要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務(wù)意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，擬定工作目標(biāo)，樹立創(chuàng)新意識，端正工作態(tài)度，明確服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案信息資源，為建設(shè)和諧社會服務(wù)。

2、加強提高檔案管理人員的工作作風(fēng)

在檔案管理工作中，要加強提高檔案管理人員的工作作風(fēng)建設(shè)，加強相關(guān)人員專業(yè)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，熟練掌握檔案工作的要求、原則和方法，鼓勵引導(dǎo)創(chuàng)新意識，探索新的檔案管理模式，提高工作效率及檔案管理質(zhì)量。充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，使檔案管理工作更加科學(xué)、合理的發(fā)展。

3、逐步完善檔案工作管理制度

首先要切合實際、科學(xué)合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領(lǐng)導(dǎo)又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規(guī)章制度的權(quán)威性得以充分發(fā)揮。

4、逐步改進(jìn)并完善檔案功能

在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實、更全面、更準(zhǔn)確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內(nèi)容應(yīng)該予以完整保留;同時要進(jìn)一步豐富和擴大檔案資料的內(nèi)涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。

5、采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務(wù)

隨著科技的不斷發(fā)展、社會的日益進(jìn)步，信息化、數(shù)字化已是社會發(fā)展的一大趨勢，這對檔案管理工作也提出了更高的要求。世界各地發(fā)達(dá)國家的檔案管理工作都已是使用計算機進(jìn)行管理，在國內(nèi)的一些大中城市使用計算機進(jìn)行輔助管理檔案工作也逐漸增多。

掌握科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理技能，進(jìn)行信息化、數(shù)字化的檔案管理，即高效快捷、又節(jié)省人力。檔案管理工作的數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，因此實現(xiàn)檔案計算機輔助管理工作是大勢所需，我們要利用現(xiàn)代科技為檔案管理工作服務(wù)。掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。

檔案管理工作是保持和維護(hù)歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準(zhǔn)確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，采取科學(xué)、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，提高工作質(zhì)量、提高工作效率，促進(jìn)單位今后的良好發(fā)展，促進(jìn)和諧社會的發(fā)展。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

如何做好檔案管理工作

一、提高綜合工作素質(zhì)

要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進(jìn)工作順利的開展下去。只有贏得領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的認(rèn)同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應(yīng)該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進(jìn)行下去，讓領(lǐng)導(dǎo)明確這項工作的重要性。以下是日常工作中需要注意的方面：

1.管理人員應(yīng)該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質(zhì)工作做好，要獲得領(lǐng)導(dǎo)對自己工作的滿意，領(lǐng)導(dǎo)對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。

2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作，他們認(rèn)為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認(rèn)知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應(yīng)比較重要的文件資料給領(lǐng)導(dǎo)看，使領(lǐng)導(dǎo)可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實踐工作當(dāng)中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作產(chǎn)生極大的認(rèn)同感。

二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

當(dāng)前各個領(lǐng)域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大，因此有關(guān)檔案的分類管理體系也逐漸變得復(fù)雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現(xiàn)代管理手段，將檔案管理當(dāng)中存在的問題信息進(jìn)行解決。

1.加強職業(yè)素質(zhì)：檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的`專業(yè)知識，并且具備職業(yè)責(zé)任感和職業(yè)道德，加強樂于奉獻(xiàn)的精神。管理者需要利用各種相關(guān)的資料，使自身的知識領(lǐng)域得到拓展，從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。

2.提高綜合管理素質(zhì)：針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進(jìn)的科技手段，使自身的職業(yè)技能進(jìn)行提高個，在崗位上一邊工作一邊學(xué)習(xí)，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關(guān)注，成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。

3.充分利用現(xiàn)有的資源：檔案當(dāng)中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復(fù)的工作，加大了勞動強度?，F(xiàn)代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結(jié)合自己的工作習(xí)慣，雖然工作標(biāo)準(zhǔn)都是統(tǒng)一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢，避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

三、加強培訓(xùn)的工作力度

檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應(yīng)該適應(yīng)工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應(yīng)，將工作強度進(jìn)行簡化，從而認(rèn)識工作觀念得到轉(zhuǎn)變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學(xué)習(xí)新的管理方式和管理工具。

1.加強繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進(jìn)一步的適應(yīng)，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認(rèn)識，可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應(yīng)，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。

2.加強制度建設(shè)：開展檔案工作的培訓(xùn)需要建立良好的運行機制。建立有關(guān)繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴(yán)格的執(zhí)行下去。以此為基礎(chǔ)，建立有關(guān)繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。

3.開展綜合培訓(xùn)：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎(chǔ)，在培訓(xùn)的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎(chǔ)，實現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學(xué)習(xí)機會，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進(jìn)行提高。對于相關(guān)的知識進(jìn)行普及，例如哲學(xué)、歷史學(xué)等等，與此同時，需要加強學(xué)習(xí)科學(xué)信息知識，在檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，從而將管理工作的效率得到提高。

四、深入和完善現(xiàn)代的檔案資料

檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現(xiàn)編號。與此同時，需要科學(xué)的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎(chǔ)，對所有的資料進(jìn)行分類。以資料的屬性和作用進(jìn)行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務(wù)質(zhì)量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

檔案工作的問題與不足

檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴(yán)重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結(jié)合基層檔案工作中存在的問題，進(jìn)行有效的分析，制定合理的對策，有利于促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開展。

基層檔案工作中的問題，由于檔案工作內(nèi)外因素的影響，工作中可能會出現(xiàn)以下問題。

檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊，無論是業(yè)務(wù)熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

檔案意識相當(dāng)薄弱?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟上，對與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)甚少，一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好。

檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認(rèn)真落實，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。

主要有以下四點問題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還，等等因素。