關(guān)于檔案信息化建設(shè)的論文

檔案是人類 社會(huì)進(jìn)步、 發(fā)展、延續(xù)的真實(shí)歷史記錄，其涵蓋了政府、社會(huì) 組織、企事業(yè)和公民在社會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的各種有保存價(jià)值的信息資料。下面是我整理的檔案管理論文，希望你能從中得到感悟!

淺談新時(shí)期檔案管理工作

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1009-4202(2011)04-359-02

摘 要 檔案是人類 社會(huì)進(jìn)步、 發(fā)展、延續(xù)的真實(shí)歷史記錄，其涵蓋了政府、社會(huì) 組織、企事業(yè)和公民在社會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的各種有保存價(jià)值的信息資料。當(dāng)今知識(shí) 經(jīng)濟(jì)新時(shí)代，檔案 工作者必須認(rèn)清形勢(shì)、結(jié)合實(shí)際、開拓創(chuàng)新、勇于 實(shí)踐。檔案 管理通過(guò)與 計(jì)算機(jī)、 網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案服務(wù)利用效率。

關(guān)鍵詞 檔案管理 意義 問(wèn)題 措施

一、做好檔案管理工作的實(shí)際意義

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事 政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué) 文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案室(團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu))、檔案館等機(jī)構(gòu)組成，檔案管理就是通過(guò)對(duì)各級(jí)檔案部門的監(jiān)管，進(jìn)一步健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能。

檔案管理工作是一個(gè)單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個(gè)單位健康發(fā)展的需要?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，同時(shí)也是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對(duì)研究本單位的工作成績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便于單位高層人員及時(shí)了解單位整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，并為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于有關(guān)各方面準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)單位的工作成果，為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有意合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，應(yīng)該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。

二、新時(shí)期檔案管理工作所面臨的主要問(wèn)題

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過(guò)渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時(shí)間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實(shí)際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問(wèn)題。

1.檔案載體的轉(zhuǎn)變

在管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實(shí)性作用也是電子文檔所不可取代的。

2.檔案的分類變化

檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對(duì)于數(shù)量較少、問(wèn)題較單一的檔案分類還是有實(shí)用性的，如何分類應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)運(yùn)用。

3.檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變

在電子 環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時(shí)期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練使用電子信息系統(tǒng)。

4.電子檔案工作面臨的問(wèn)題

(1)電子檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題

在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實(shí)性和權(quán)威性。

(2)電子檔案保存的長(zhǎng)久性問(wèn)題

很多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

(3)電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題，帶來(lái)了極大的威脅。

三、提高新時(shí)期檔案管理水平的具體措施

我國(guó)新時(shí)期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問(wèn)題。新時(shí)期檔案管理的核心是管理手段和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)

加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2.要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的 應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

3.增強(qiáng)檔案信息獲取能力

長(zhǎng)期以來(lái)檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，增強(qiáng)鑒定和評(píng)估能力以引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

4.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是非常重要的。如果沒(méi)有一整套規(guī)范、科學(xué)的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

在推進(jìn) 計(jì)算機(jī) 管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排序，將那些可以開放的核心檔案和 社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

(2)分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中，可將反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。

(3)分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。

5.加強(qiáng)電子文件檔案的管理

電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當(dāng)今檔案 工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對(duì)所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，制定科學(xué)、合理及符合我國(guó)實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，這也是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時(shí)加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力。

6.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。同時(shí)要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí) 教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開放型”，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí) 經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步要求檔案工作者要緊跟時(shí)代要求，不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，適應(yīng)新形勢(shì)，迎接新挑戰(zhàn)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

總之，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應(yīng)新時(shí)期要求、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢(shì)，采取有力措施，從工作重點(diǎn)和方式上來(lái)一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來(lái)一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

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事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思考論文

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。

摘要：

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展了，我國(guó)檔案管理面臨一次巨大的變革，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及為我國(guó)檔案管理工作的完善提供了契機(jī)，但同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。目前，我國(guó)檔案管理過(guò)程中存在著很多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了單位檔案管理信息化的建設(shè)。本文就我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀及如何進(jìn)一步發(fā)展檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過(guò)人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的要求了。我國(guó)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國(guó)檔案界已經(jīng)有很多人開始探索實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行過(guò)程中有著不可替代的作用，檔案定時(shí)的分類整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時(shí)也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有一個(gè)對(duì)檔案管理工作的清晰的認(rèn)識(shí)，忽略了對(duì)單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過(guò)少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過(guò)低。其次，我國(guó)檔案信息資源的開發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對(duì)信息資源進(jìn)行采集加工的過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多重復(fù)勞動(dòng)。目前，我國(guó)的檔案開放比例很低，數(shù)據(jù)庫(kù)容量少，巨大的信息資源沒(méi)有得到有效的利用。最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式

目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問(wèn)題，存在問(wèn)題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問(wèn)題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，然后進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)尋找問(wèn)題根源并且進(jìn)行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來(lái)保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)內(nèi)外網(wǎng)的檢測(cè)，對(duì)上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時(shí)的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見建議，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲(chǔ)存、保護(hù)帶來(lái)極大的不便。與此同時(shí)，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過(guò)電子錄入的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案儲(chǔ)存所需的空間變小，對(duì)檔案的整理及存儲(chǔ)環(huán)境的要求也變得簡(jiǎn)單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

3.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴(kuò)大了，因此對(duì)檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對(duì)其工作的重視程度，同時(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行專業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡(jiǎn)單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對(duì)資料進(jìn)行采集、整理、儲(chǔ)存、保護(hù)的過(guò)程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過(guò)建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子錄入的方式即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲(chǔ)存及管理，同時(shí)之后的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單易行，只需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過(guò)去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時(shí)使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結(jié)

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。檔案管理只有進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國(guó)的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國(guó)家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的完善，同時(shí)也需要計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)計(jì)生產(chǎn)專業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]郄波.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2014.(14):71-71.

【摘要】

信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位數(shù)字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應(yīng)用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問(wèn)題。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理信息化的特點(diǎn)，總結(jié)信息技術(shù)帶來(lái)的影響，并制定針對(duì)性應(yīng)對(duì)措施，完善檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】

事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

引言

隨著檔案管理工作量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理的弊端不斷顯現(xiàn)，信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐，檔案管理面臨內(nèi)外部威脅，檔案管理工作也呈復(fù)雜化、多樣化和個(gè)性化趨勢(shì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問(wèn)題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用普及和信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)設(shè)施日趨完備，為檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。但是，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問(wèn)題。

（一）投入不足

檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的工程，檔案管理系統(tǒng)需要隨著信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長(zhǎng)期保證資金投入，及時(shí)更新信息系統(tǒng)的硬件和軟件設(shè)備，減少系統(tǒng)漏洞，保證檔案管理系統(tǒng)的安全性。但是許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺少科學(xué)認(rèn)識(shí)，不愿在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)投入大量資金，導(dǎo)致系統(tǒng)軟件和設(shè)備長(zhǎng)期未更新，信息化設(shè)備和技術(shù)無(wú)法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統(tǒng)存在許多的威脅。

（二）人員問(wèn)題

檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理也應(yīng)由專人技術(shù)人員負(fù)責(zé)。而許多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理人員只需掌握基本的計(jì)算機(jī)操作技能即可。因而多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富的人員。雖然這類管理人員具備過(guò)硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無(wú)法滿足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進(jìn)而影響檔案資料的準(zhǔn)確性，使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統(tǒng)需要日常維護(hù)，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)能力有更高的要求。

（三）檔案信息化建設(shè)缺少針對(duì)性

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)極具專業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎(chǔ)，才能保證檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設(shè)的特殊性，根據(jù)“拿來(lái)主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗(yàn)，把其它部門檔案管理方式應(yīng)用于本單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，導(dǎo)致的檔案管理信息化建設(shè)缺少針對(duì)性，浪費(fèi)單位的資源。對(duì)影響檔案管理信息化建設(shè)工作帶來(lái)不利影響，并影響檔案管理信息系統(tǒng)的作用。

（四）檔案信息化管理工作漏洞多

由于檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)過(guò)程中存在的`問(wèn)題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對(duì)于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致檔案損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及工作人員需要正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息系統(tǒng)的地位和作用，重視系信息化系統(tǒng)建設(shè)與投入，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備，完善信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施，保證檔案管理設(shè)備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據(jù)科學(xué)有序原則存放不同門類和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，有條件的事業(yè)單位還應(yīng)建立規(guī)范化電子檔案接受系統(tǒng)，方便對(duì)各類型檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)電子化查詢檔案的全文信息，提供信息系統(tǒng)的服務(wù)效率和質(zhì)量。

（二）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對(duì)檔案管理信息化建設(shè)而言，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)具有重要的作用。首先，重點(diǎn)提高管理人員的計(jì)算機(jī)水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養(yǎng)符合實(shí)際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹立信息化管理檔案的意識(shí)，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應(yīng)注意的事項(xiàng)。最后，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績(jī)效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識(shí)，主動(dòng)完善技能，使個(gè)人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設(shè)要求。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)軟件開發(fā)

對(duì)于盲目套用檔案管理信息系統(tǒng)行為，需要開發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設(shè)備與開發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用軟件工作同步進(jìn)行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規(guī)劃，結(jié)合本單位實(shí)際人才信息需求，建設(shè)符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，使檔案管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位檔案管理工作需求變化而調(diào)整。

（四）制定檔案信息化管理制度

檔案管理信息化建設(shè)不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據(jù)流程對(duì)檔案管理工作加以規(guī)范和控制。如每個(gè)部門的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個(gè)部門根據(jù)工作需要設(shè)立不同的信息資源庫(kù)，方便部門內(nèi)部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據(jù)需要快速查詢獲取目標(biāo)檔案，提高檔案管理系統(tǒng)的針對(duì)性和實(shí)用性?？茖W(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯(cuò)誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的便利，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)工作。同時(shí)事業(yè)單位也需要充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的問(wèn)題以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問(wèn)題，從軟件和硬件設(shè)備、人員、管理制度多個(gè)層面分析檔案管理信息化建設(shè)中存在問(wèn)題，結(jié)合本單位情況完善的檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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有關(guān)保密信息化管理論文

隨著信息技術(shù)的快速進(jìn)步,國(guó)家機(jī)關(guān)、政府部門以及軍工科研單位對(duì)保密管理的要求越來(lái)越高,涉及保密管理的內(nèi)容也越來(lái)越多,__的難度也隨之變得更大。下面是我為大家整理的有關(guān)保密信息化管理論文，供大家參考。

《 檔案信息化保密管理工作的研究 》

[摘 要]隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展，對(duì)于信息保密意識(shí)的不斷增強(qiáng)，在檔案管理工作中要結(jié)合多方面的要求對(duì)信息化資料進(jìn)行安全保障。本文從檔案信息化基礎(chǔ)入手，深入分析了信息化檔案__的重要性，研究了用科技手段在資料保密中發(fā)揮出的實(shí)際作用。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化;保密管理;模式轉(zhuǎn)變

中圖分類號(hào)：G26 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章 編號(hào)：1009-914X(2016)13-0151-01

0 引言

我國(guó)的檔案信息化建設(shè)始于上世紀(jì)90年代，自建設(shè)初始便將檔案管理的安全工作放在了首要位置上。在實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)資料向數(shù)字化資料轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，對(duì)于檔案管理的模式及技術(shù)應(yīng)用都隨之發(fā)生了變化，新技術(shù)的加入即要求管理制度體質(zhì)的轉(zhuǎn)變，又要求信息化軟硬件的技術(shù)更新，這也為檔案信息化的__提升了難度。本文立足于在檔案信息化建設(shè)中遇到的實(shí)際問(wèn)題與難點(diǎn)，詳細(xì)闡述了檔案信息化變革中如何對(duì)__影響和解決策略等問(wèn)題。

1 檔案__在信息化變革中的問(wèn)題

檔案信息化建設(shè)的趨勢(shì)勢(shì)在必行，這也要求與檔案有關(guān)的相關(guān)工作必須緊跟改革的步伐，能夠完全與信息化軌道接軌。尤其像__這種較為特殊的管理工作，不僅要在制度及管理上轉(zhuǎn)變，還要根據(jù)信息化平臺(tái)的要求，在技術(shù)條件和人員素質(zhì)上滿足__崗位的實(shí)際需求。在檔案信息化的轉(zhuǎn)變中，__主要遇到了以下問(wèn)題：

1.1 管理規(guī)范中的問(wèn)題

實(shí)現(xiàn)信息化的主要目的在于簡(jiǎn)化復(fù)雜的管理流程和精準(zhǔn)的確立管理規(guī)范。在傳統(tǒng)管理模式的層層審批中，__需要接觸的流程較為復(fù)雜，這就相對(duì)提高了__的安全性。批閱式的審批流程，需要根據(jù)保密規(guī)則進(jìn)行簽字確認(rèn)，最終的結(jié)果還需要人工核對(duì)，這雖然較為繁瑣，但也為__起到了關(guān)鍵的保障作用。在實(shí)現(xiàn)信息化管理后，涉密審批不再如此繁瑣，根據(jù)信息化的技術(shù)條件，在網(wǎng)絡(luò)中即可形成審批核定，人與人的接觸活動(dòng)減少，反而降低了__的嚴(yán)格性。

1.2 硬件條件遇到的問(wèn)題

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理后，資料的儲(chǔ)存以數(shù)字化檔案為主，兼顧紙質(zhì)文稿檔案，表面上看來(lái)增加了對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的要求，與之相關(guān)的配套設(shè)施更加多樣化和復(fù)雜性是不言而喻的。以某單位檔案信息化建設(shè)為例，傳統(tǒng)的保密檔案保存要求為獨(dú)立的密閉空間、安全鎖具、通風(fēng)及消防設(shè)施等，改制后還要增設(shè)機(jī)房、空調(diào)、供電保障等必要設(shè)施，不僅在空間上沒(méi)有得到節(jié)約，反而增加了設(shè)施的投入費(fèi)用。

1.3 人員素質(zhì)問(wèn)題

在檔案信息化的改革中，對(duì)__人員的要求也隨之提升，導(dǎo)致了部分工作人員因條件不能達(dá)到要求而產(chǎn)生情緒思想波動(dòng)。例如：某機(jī)關(guān)保密科的一位員工，在職幾十年從未出現(xiàn)工作紕漏及疏忽，屬于機(jī)關(guān)絕對(duì)放心的人員，但實(shí)現(xiàn)信息化管理后，因?qū)夹g(shù)設(shè)備操作的掌握不能達(dá)到要求而被迫轉(zhuǎn)崗。這樣的例子說(shuō)明在以__為核心任務(wù)的管理人員，，首先要根據(jù)工作實(shí)際情況，達(dá)到崗位基礎(chǔ)需求，才具備任職資格，其次必須在政治思想覺悟上滿足__的規(guī)范要求。

2 檔案信息化__的改進(jìn) 措施

檔案信息化的安全__是檔案工作的重要內(nèi)容。主要是保障檔案實(shí)體、檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，避免泄密問(wèn)題的出現(xiàn)。檔案信息化過(guò)程中應(yīng)優(yōu)先考慮__的問(wèn)題。

2.1 管理模式的變化

從傳統(tǒng)__衍伸到信息化__，其工作性質(zhì)發(fā)生了變化。檔案信息化的__主要將信息化數(shù)據(jù)的處理流程和讀取存儲(chǔ)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，通過(guò)對(duì)電子信息設(shè)備的軟硬件設(shè)置建立起安全操作流程，并對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管。其系統(tǒng)組成包括了：檔案信息系統(tǒng)及設(shè)備使用的安全保密 規(guī)章制度 ，數(shù)字化信息涉密人員的管理辦法，數(shù)據(jù)存取的安全保密方案，信息化設(shè)備的管理方案，人員身份識(shí)別管理方案，訪問(wèn)控制規(guī)則方案，密碼密鑰的管理規(guī)定，保管維護(hù)及相關(guān)工作人員的管理職責(zé)等。

在實(shí)際工作中，對(duì)于信息化檔案__的規(guī)程管理要從上至下統(tǒng)一貫徹，依據(jù)保密管理工作中對(duì)人、物、環(huán)境因素的運(yùn)動(dòng)邏輯規(guī)律，找出漏洞并采取有效措施加以彌補(bǔ)，有效降低泄密事故的發(fā)生概率。檔案信息化工作的安全保密控制主要包括：規(guī)章制度的建立，網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)安全方案的確立，場(chǎng)所的選擇和安防系統(tǒng)的建設(shè)，檔案實(shí)體的使用和保管，數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)、整理和數(shù)據(jù)備份。

2.2 硬件技術(shù)的提升

檔案信息化首先要在場(chǎng)所的選擇上符合安防要求，主要遵循以下幾個(gè)原則：

(1)數(shù)字化信息檔案的建立必須符合計(jì)算機(jī)主機(jī)房的技術(shù)條件要求，在供電、消防、控溫控濕、監(jiān)控、防盜的配套設(shè)備要符合具體要求。例如：監(jiān)控設(shè)備要做到全方位無(wú)死角24小事實(shí)時(shí)監(jiān)控，視頻數(shù)據(jù)的保存期限不得低于120天，視頻監(jiān)控設(shè)備必須由專人專職監(jiān)管，監(jiān)控設(shè)備必須采用獨(dú)立供電線路及備用電源，信號(hào)線路必須采用內(nèi)部走線等。

(2)對(duì)于機(jī)房的進(jìn)出管理，采取用戶身份識(shí)別與密碼雙重驗(yàn)證，通過(guò)輸入密碼時(shí)對(duì)指紋的核對(duì)實(shí)現(xiàn)了雙重身份驗(yàn)證的保障。并采取偽裝報(bào)警措施對(duì)密碼報(bào)警進(jìn)行偽裝，以防工作人員被脅迫狀態(tài)下的報(bào)警偽裝登陸。

(3)信息化檔案資料的存儲(chǔ)設(shè)備必須經(jīng)過(guò)國(guó)家安全部的技術(shù)認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)唯一性的讀取接口，避免資料外泄;其存儲(chǔ)介質(zhì)不可拆卸及輕易破壞，具備防水、防電磁、防撞擊的能力。數(shù)據(jù)讀取的拷貝及下載須經(jīng)2人的共同認(rèn)證完成。

2.3 人員素質(zhì)的轉(zhuǎn)變

對(duì)于信息化檔案保密管理人員的要求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(1)首先，作為專職的信息化檔案保密管理人員必須具備較高的基礎(chǔ) 文化 素質(zhì)，具備計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)能力，能夠獨(dú)立完成作為檔案信息化管理中對(duì)設(shè)備操作的基礎(chǔ)要求，具備一定的計(jì)算機(jī)安全使用意識(shí)，能對(duì)信息化__的基礎(chǔ)常識(shí)有深入的了解。

(2)在滿足第一點(diǎn)的基礎(chǔ)上，信息化檔案保密管理人員還應(yīng)具備極高的政治思想覺悟，還要具備很強(qiáng)的保密意識(shí)和相應(yīng)的保密專業(yè)知識(shí)技能。涉密人員還應(yīng)認(rèn)清保密形勢(shì)和敵情 教育 ，__方針、政策和法律法規(guī)教育，保密知識(shí)技能教育， 崗位職責(zé) 教育等。

(3)管理人員還應(yīng)在實(shí)際工作中，根據(jù)接觸的實(shí)際情況，提出合理化的整改意見和方案，通過(guò)查缺補(bǔ)漏的方式杜絕涉密問(wèn)題的發(fā)生。

3 總結(jié)

檔案__要適應(yīng)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、科技等發(fā)展的需要，在保護(hù)國(guó)家秘密和維護(hù)國(guó)家安全利益的同時(shí)，完善各項(xiàng)管理度，加強(qiáng)對(duì)秘密檔案的管理工作，進(jìn)一步做好檔案開放中的__，是每一個(gè)檔案工作者責(zé)無(wú)旁貸的使命。通過(guò)對(duì)檔案信息化保密管理工作的深入探討，了解了在具體工作中的實(shí)際問(wèn)題與難點(diǎn)，這就要求作為管理者必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，按照我國(guó)檔案保密的方針，依靠科技的強(qiáng)大生產(chǎn)力與制度和管理體制的變革，通過(guò)對(duì)相關(guān)工作人員的素質(zhì)提升能夠更大的發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值，使檔案__更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、科技的發(fā)展服務(wù)。

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《 財(cái)務(wù)信息化在科研院所應(yīng)用現(xiàn)狀與對(duì)策 》

摘要：科研院所財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用現(xiàn)狀。財(cái)務(wù)信息化在科研院所應(yīng)用現(xiàn)狀與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)信息化科研院所，應(yīng)用

一、科研院所財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用現(xiàn)狀

1、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)理念與會(huì)計(jì)核算模式，影響財(cái)務(wù)信息化的深入應(yīng)用。

我國(guó)科研院所財(cái)務(wù)信息化建設(shè)普遍起步較晚，許多院所在 財(cái)務(wù)管理 方面仍然存在手工記賬模式遺留下來(lái)的不規(guī)范的業(yè)務(wù)流程和核算流程，財(cái)務(wù)人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不深入，致使財(cái)務(wù)信息化應(yīng)用過(guò)多停留在表面層次，很多重要的項(xiàng)目還是通過(guò)手工作業(yè)。這樣不但造成了資源浪費(fèi)，而且還不利于激發(fā)企業(yè)學(xué)習(xí)適應(yīng)信息系統(tǒng)的積極性。

此外，科研院所自身的特殊項(xiàng)目難以通過(guò)財(cái)務(wù)信息化軟件實(shí)現(xiàn)。目前，多數(shù)科研院所正處于科研事業(yè)會(huì)計(jì)核算模式向企業(yè)會(huì)計(jì)核算模式轉(zhuǎn)型階段，仍有較多的個(gè)性化業(yè)務(wù)和特殊的項(xiàng)目核算，通用的財(cái)務(wù)信息化軟件很難滿足這些業(yè)務(wù)的需求，從而導(dǎo)致了“想用不能用”、財(cái)務(wù)信息化作用不顯著的尷尬局面。

2、實(shí)施與應(yīng)用人員專業(yè)素質(zhì)不高，影響財(cái)務(wù)信息化的運(yùn)維與推進(jìn)。

財(cái)務(wù)管理是一門比較專業(yè)的學(xué)科，科研院所信息化內(nèi)部實(shí)施人員大都沒(méi)有財(cái)務(wù)管理的 經(jīng)驗(yàn) ，不知道如何參與到財(cái)務(wù)信息化管理的項(xiàng)目中去，在軟件應(yīng)用培訓(xùn)、業(yè)務(wù)問(wèn)題的處理、系統(tǒng)的配置以及日常運(yùn)維管理等方面，就有點(diǎn)力不從心。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員信息化應(yīng)用素質(zhì)是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能夠順利推進(jìn)的關(guān)鍵，沒(méi)有懂技術(shù)、會(huì)操作、信息化觀念新的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員隊(duì)伍，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的目標(biāo)、深入實(shí)施等都將成為空想。同時(shí)，科研院所財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)尚處于利用計(jì)算機(jī)模仿手工操作階段，在客觀上也對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員信息化應(yīng)用素質(zhì)提出了更新、更高的要求。然而，當(dāng)前院所財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員還沒(méi)有達(dá)到這一要求，一定程度上影響著財(cái)務(wù)信息化的推進(jìn)。

3、財(cái)務(wù)信息化的信息安全風(fēng)險(xiǎn)的大大提高，影響科研院所對(duì)財(cái)務(wù)信息化的深入使用。

信息安全性對(duì)于科研院所財(cái)務(wù)信息化是一個(gè)很重要的問(wèn)題。首先，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)對(duì)于院所內(nèi)部使用者來(lái)講，如果使用權(quán)限劃分不當(dāng)、內(nèi)部控制不嚴(yán)，容易造成信息濫用和信息流失。其次，實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化后，科研院所的科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)幾乎完全依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如果對(duì)網(wǎng)絡(luò)的管理和維護(hù)水平不高或疏于監(jiān)控，導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓將嚴(yán)重影響院所的整體運(yùn)作。再次，如果科研院所財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)是依托Internet TCP/IP協(xié)議，就容易被攔截偵聽、身份假冒、竊取和黑客攻擊等，這是引起安全問(wèn)題的技術(shù)難點(diǎn)。上述種種管理與技術(shù)問(wèn)題大大提高了信息安全風(fēng)險(xiǎn)，影響科研院所對(duì)財(cái)務(wù)信息化的深入使用。

二、科研院所財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)策

1、財(cái)務(wù)信息化要求管理觀念徹底更新，采用集中式財(cái)務(wù)管理模式。

財(cái)務(wù)管理信息化體現(xiàn)著現(xiàn)代 企業(yè)管理 思想，是—個(gè)極其復(fù)雜的多系統(tǒng)組合，其作用不僅僅局限于減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，提高工作效率，更在于它帶來(lái)了管理觀念的更新和變革，不能將追求信息化流于形式，這就要求科研院所在加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的過(guò)程中注重基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)管理，注重信息化的實(shí)用性和適用性。同時(shí)，要克服延續(xù)下來(lái)的潛在的慣性思維，要充分的認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于院所生存發(fā)展的重大意義，從而廣開思路、更新觀念，大力推廣信息技術(shù)，提高財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的效能。

財(cái)務(wù)管理模式上，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的基本思想就是協(xié)同集中管理。在這種財(cái)務(wù)管理模式下，科研院所需設(shè)置一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫(kù)，在院所內(nèi)部，各個(gè)職能部門的子系統(tǒng)與中心數(shù)據(jù)庫(kù)相聯(lián)。當(dāng)采購(gòu)系統(tǒng)、科研與生產(chǎn)系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)有物資流發(fā)生時(shí)，中心數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)自動(dòng)收集并傳遞給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)核算，然后把處理過(guò)的會(huì)計(jì)信息傳回中心數(shù)據(jù)庫(kù)，決策系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)隨時(shí)調(diào)用中心數(shù)據(jù)庫(kù)的信息進(jìn)行決策分析和預(yù)算控制。這樣，整個(gè)科研院所的科研、生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全部納入了信息化管理之中，各部門之間協(xié)作監(jiān)督，解決了信息“孤島”問(wèn)題，同時(shí)也能解決個(gè)性化核算項(xiàng)目的問(wèn)題。

2、打造新型高素質(zhì)財(cái)務(wù)管理與專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍，提高財(cái)務(wù)信息化的應(yīng)用與管理水平。

財(cái)務(wù)信息化是科研院所信息化的核心和基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)信息化的關(guān)鍵在人，院所是否具有一批復(fù)合型信息化管理與技術(shù)人才將在很大程度上決定信息化建設(shè)的成敗。

對(duì)于財(cái)務(wù)管理人員，要加強(qiáng)引導(dǎo)，在院所內(nèi)部促成一種學(xué)習(xí)、使用信息化的良好風(fēng)氣，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的交流探討，梳理業(yè)務(wù)流程，整合財(cái)務(wù)信息化 管理知識(shí) ，深化財(cái)務(wù)管理人員對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)水平。同時(shí)，要注重人才培養(yǎng)，建立財(cái)務(wù)信息化人才培養(yǎng)長(zhǎng)效機(jī)制。通過(guò)短期培訓(xùn)與人員自學(xué)相結(jié)合等方式，輔以薪酬、獎(jiǎng)勵(lì)等考核激勵(lì)模式，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員融入財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的積極性,提高財(cái)務(wù)信息化的應(yīng)用水平。

對(duì)于技術(shù)管理人員，首先要熟悉財(cái)務(wù)管理的具體業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)管理是入門容易精通難。但是，對(duì)于財(cái)務(wù)信息化技術(shù)管理人員來(lái)說(shuō)，需要掌握的就是入門知識(shí)而已。因?yàn)榧夹g(shù)管理人員不需要利用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，只需要了解一些業(yè)務(wù)的具體處理方式，如采購(gòu)進(jìn)貨成本是如何結(jié)算的;先進(jìn)先出、移動(dòng)加權(quán)平均成本、月加權(quán)平均成本核算 方法 有什么區(qū)別，該怎么操作;憑證的填制規(guī)則以及憑證更改的流程等等。在這個(gè)基礎(chǔ)上，了解財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制，才能維護(hù)好財(cái)務(wù)信息化管理系統(tǒng)。其次，在了解財(cái)務(wù)日常處理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，技術(shù)管理人員應(yīng)該知道，各項(xiàng)業(yè)務(wù)在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的處理流程。只有熟悉系統(tǒng)處理的基本流程之后，才能夠當(dāng)財(cái)務(wù)用戶在處理具體業(yè)務(wù)遇到問(wèn)題的時(shí)候，給與他們幫助，而不需要去請(qǐng)教外部的實(shí)施顧問(wèn)，而且，這也是技術(shù)管理人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與測(cè)試的前提條件。

3、建立完善財(cái)務(wù)信息化的安全保障體系，降低財(cái)務(wù)信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。

財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)不是與其他管理系統(tǒng)相獨(dú)立的子系統(tǒng)，而是融入單位內(nèi)部網(wǎng)與其他業(yè)務(wù)及管理系統(tǒng)高度融合的產(chǎn)物，其安全實(shí)質(zhì)上對(duì)整個(gè)信息系統(tǒng)的影響是深遠(yuǎn)的。因此，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)所面臨的外部和內(nèi)部侵害，要求我們必須構(gòu)建完善的安全保障體系。

一是建立科學(xué)嚴(yán)格的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成到系統(tǒng)認(rèn)證、運(yùn)行管理，從組織機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員管理，從系統(tǒng)操作到文檔資料管理，從系統(tǒng)環(huán)境控制到計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防與消除等各個(gè)方面都應(yīng)建立一整套行之有效的措施，在制度上保證財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

二是采用防火墻、、入侵檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)防病毒、身份認(rèn)證等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，使在技術(shù)層面上對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的各個(gè)層次采取周密的安全防范措施。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用，能夠解決傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中許多原來(lái)無(wú)法逾越的困難，但與此同時(shí)，也帶來(lái)了許多新的問(wèn)題，如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、道德風(fēng)險(xiǎn)等。因此，財(cái)務(wù)人員與技術(shù)管理人員應(yīng)該一方面研究解決信息技術(shù)如何與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理相融合，另一方面，在完成結(jié)合過(guò)程之后，要不斷研究，發(fā)現(xiàn)解決信息化后出現(xiàn)的新問(wèn)題。我們應(yīng)該在傳統(tǒng)的系統(tǒng)理論基礎(chǔ)上，充分利用信息技術(shù)，開展財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新工作，建立與時(shí)代相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理模式，在確保財(cái)務(wù)信息安全受控的前提下，滿足科研院所自身科研生產(chǎn)管理與經(jīng)營(yíng)發(fā)展的需要，為院所的未來(lái)發(fā)展帶來(lái)更大的價(jià)值。

《信息安全層面保密管理對(duì)策 》

摘 要 在信息技術(shù)快速推廣及應(yīng)用的趨勢(shì)下，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)已同各個(gè)單位、各位工作人員的工作效率和日常辦公密切相關(guān)，但由于在信息處理、采集、傳輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)中未采取科學(xué)的保密手段、未配置有效的保密專用設(shè)備和采用恰當(dāng)?shù)募夹g(shù)管理措施，使得竊密與泄密問(wèn)題大量出現(xiàn)。因此，加強(qiáng)對(duì)有關(guān)信息安全保密管理工作的探討，對(duì)于改善信息安全保密管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞 信息安全 保密管理 產(chǎn)業(yè)發(fā)展 價(jià)值 管理對(duì)策

一、我國(guó)信息通信安全產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展

2010年全球信息安全市場(chǎng)規(guī)模達(dá)257億美元，增長(zhǎng)17%，并預(yù)估2017年可達(dá)到407億美元。根據(jù)2014年信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)年鑒，2014年我國(guó)整體信息安全市場(chǎng)規(guī)模達(dá)106億元，較2013年增長(zhǎng)13.24%，而2013年較2012年增長(zhǎng)8.6%，世界規(guī)模為15.6%。我國(guó)在這一方面仍有增長(zhǎng)空間，從信息安全服務(wù)及產(chǎn)品的增長(zhǎng)速度來(lái)看，信息安全產(chǎn)品在2010年后，每年維持17%以上的穩(wěn)定增長(zhǎng)，內(nèi)容安全及顧問(wèn)服務(wù)于2014年增長(zhǎng)率分別為14.86%及20.67%，仍維持高增長(zhǎng)。增長(zhǎng)的主要原因包括企業(yè)政策規(guī)范、企業(yè)缺乏信息安全人員與專業(yè)知識(shí)等帶動(dòng)顧問(wèn)服務(wù)需求增長(zhǎng)，又由于我國(guó)中小企業(yè)眾多，中小企業(yè)資金、人才較為不足，在黑客行為多元以及混合式攻擊手法層出不窮等，再加上零時(shí)差攻擊時(shí)有出現(xiàn)以及對(duì)應(yīng)產(chǎn)品多元化發(fā)展的趨勢(shì)下，要達(dá)到快速又有效的信息安全防護(hù)，憑借單一企業(yè)的產(chǎn)品及信息人員往往有一定的困難，信息安全工作委外顧問(wèn)服務(wù)能夠比企業(yè)自行管理更能兼顧企業(yè)成本及安全，因而來(lái)自于顧問(wèn)服務(wù)、委托服務(wù)等的增長(zhǎng)力道將持續(xù)維持。

在外銷方面，2014年信息服務(wù)年鑒可知，2014年外銷規(guī)模約為250億元，增長(zhǎng)率為20.16%，較2013年大幅增長(zhǎng)。這種增長(zhǎng)的主要原因是我國(guó)內(nèi)容安全相關(guān)信息安全產(chǎn)品市占率逐漸提升，且整合式威脅管理設(shè)備(UTM)逐獲重視的緣故。相較世界對(duì)于信息安全需求的旺盛力量，我國(guó)目前外銷增長(zhǎng)高于世界平均，若能將該外銷動(dòng)能持續(xù)開發(fā)，不僅能提升我國(guó)信息安全整體防護(hù)能力，未來(lái)也將成為我國(guó)信息服務(wù)業(yè)中的明星產(chǎn)業(yè)。

二、維護(hù)信息通信安全的重要意義

在全球化信息社會(huì)中，信息科技與網(wǎng)絡(luò)提供便利的現(xiàn)代生活，也急劇地取代人工操作成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)與政府機(jī)關(guān)行政服務(wù)的工具，也是現(xiàn)代化國(guó)家與社會(huì)運(yùn)作不可或缺的一環(huán)。有鑒于此，各國(guó)政府也將信息通信基礎(chǔ)建設(shè)列為國(guó)家建設(shè)的根本，以及增進(jìn)民生發(fā)展的基礎(chǔ)。從國(guó)家層面來(lái)看，如果信息通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有所損害，輕者會(huì)導(dǎo)致個(gè)人生活食衣住行造成不便，重者則會(huì)使整個(gè)國(guó)家安全、政府運(yùn)作、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、國(guó)力強(qiáng)弱和民生發(fā)展等都會(huì)有重大影響。因此，信息通信安全重要性，已達(dá)到不容輕忽的地步。如何維護(hù)信息通信系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程的安全，都是企業(yè)及政府當(dāng)前運(yùn)營(yíng)的重要課題之一。

為能提供安全及信賴的電子化組織運(yùn)營(yíng)服務(wù)，組織信息通信安全工作必須以全方位觀念進(jìn)行可持續(xù)推動(dòng)，一般性的信息通信安全3E策略如下： 1)技術(shù)工程：利用防火墻系統(tǒng)、數(shù)字簽章、加密技術(shù)等建構(gòu)第一道防線。2)執(zhí)行管理：落實(shí)信息安全管理政策、信息安全事件緊急處理機(jī)制、內(nèi)外部計(jì)算機(jī)稽核制度、信息安全標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范、產(chǎn)品及系統(tǒng)質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)制等。3)教育倡導(dǎo)：強(qiáng)化安全警覺訓(xùn)練、信息安全倡導(dǎo)、人才培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)使用倫理等。

盡管當(dāng)前多數(shù)組織的信息安全防護(hù)策略及應(yīng)變機(jī)制已逐步建立，但是隨著信息科技的普及應(yīng)用，以及電子化組織與電子商務(wù)的使用日益深化，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的威脅與風(fēng)險(xiǎn)，仍有必要對(duì)目前信息通信安全相關(guān)工作進(jìn)行檢討評(píng)估，以強(qiáng)化企業(yè)或政府信息通信安全整體防護(hù)策略，而最為重要的就是保密管理措施的進(jìn)一步創(chuàng)新。

三、強(qiáng)化信息安全層面保密管理的措施

(一)事前安全防護(hù)

(1)信息安全監(jiān)控與防護(hù)。1)建立多重防護(hù)縱深的信息安全監(jiān)控機(jī)制，構(gòu)建信息通信安全防護(hù)管理平臺(tái)，提供組織網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控服務(wù)，以即早發(fā)現(xiàn)信息安全事件，降低信息安全風(fēng)險(xiǎn)。2)規(guī)劃組織整體信息安全防護(hù)架構(gòu)，構(gòu)建組織信息安全防護(hù)措施。

(2)信息安全情搜與分析。1)搜集來(lái)自組織服務(wù)網(wǎng)、學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)及因特網(wǎng)服務(wù)業(yè)者等網(wǎng)絡(luò)攻擊信息，分析新型黑客攻擊手法與工具，掌握我國(guó)信息安全威脅趨勢(shì)。2)研究??尸網(wǎng)絡(luò)議題，提升Botnet偵測(cè)分析能力：教育倡導(dǎo)具體策略化方式追蹤大量Botnet資訊，掌握我國(guó)Botnet散布情況，降低我國(guó)Botnet數(shù)量。

(3)信息安全偵測(cè)及滲透測(cè)試。1)建立組織信息安全偵測(cè)及掃描能力，并進(jìn)行內(nèi)部偵測(cè)掃描，完成已知弱點(diǎn)的修復(fù)。2)對(duì)組織重要信息系統(tǒng)提供網(wǎng)站滲透測(cè)試服務(wù)及修補(bǔ)建議。

(4)信息安全認(rèn)知與質(zhì)量提升。1)建立組織信息安全檢測(cè)與評(píng)鑒機(jī)制。參考國(guó)際信息通信安全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定組織信息安全規(guī)范整體發(fā)展藍(lán)圖架構(gòu)，發(fā)展組織信息安全相關(guān)規(guī)范及參考指引，并建立組織信息安全檢測(cè)與評(píng)鑒機(jī)制。2)推動(dòng)重點(diǎn)部門通過(guò)信息安全管理系統(tǒng)驗(yàn)證。為強(qiáng)化組織信息安全防護(hù)能力，提供安全及便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，強(qiáng)化內(nèi)外部人員使用組織網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的信心，保護(hù)使用者隱私權(quán)益，推動(dòng)信息安全等級(jí)A級(jí)與B級(jí)機(jī)關(guān)通過(guò)信息安全管理系統(tǒng)(ISMS)驗(yàn)證。3)提升員工信息 安全知識(shí) 與能力。為提升員工信息安全知識(shí)與能力，應(yīng)辦理信息安全技術(shù)講習(xí)、信息安全資格培訓(xùn)、信息通信安全防護(hù)巡回研討會(huì)等培訓(xùn)課程，并發(fā)展信息安全數(shù)字學(xué)習(xí)課程。為發(fā)掘校園優(yōu)秀人才，辦理“信息安全技能金盾獎(jiǎng)”、“信息安全動(dòng)畫金像獎(jiǎng)”等競(jìng)賽活動(dòng)，并辦理信息安全周系列活動(dòng)，以提升全體員工信息安全認(rèn)知。同時(shí)進(jìn)行員工信息安全職能規(guī)劃，依據(jù)其職務(wù)與角色，規(guī)劃執(zhí)行業(yè)務(wù)應(yīng)具備的信息安全知識(shí)與技能，并建立員工信息安全能力評(píng)量制度。

(二)事中預(yù)警應(yīng)變

(1)信息安全事件實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)。通過(guò)信息通信安全監(jiān)控平臺(tái)進(jìn)行信息安全事件監(jiān)控作業(yè)，包括信息安全事件管理系統(tǒng)、整合性惡意程序監(jiān)看、使用者端警示系統(tǒng)、蜜網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)警示系統(tǒng)等。

(2)信息安全通報(bào)與應(yīng)變。1)建立信息通信安全通報(bào)應(yīng)變作業(yè)程序，協(xié)助組織處理及應(yīng)變信息安全事件。2)構(gòu)建信息安全信息分享與分析中心。整合信息安全相關(guān)情資，進(jìn)行信息安全信息分享。

三是信息安全健診服務(wù)。推動(dòng)信息安全健診評(píng)量架構(gòu)與追蹤管理機(jī)制，提供組織信息安全健診服務(wù)，強(qiáng)化組織信息安全防護(hù)能量，掌握信息安全防護(hù)情形。

(三)事后復(fù)原鑒識(shí)

(1)事后系統(tǒng)回復(fù)。1)結(jié)合產(chǎn)學(xué)研資源與技術(shù)能力，建立組織信息通信安全區(qū)域聯(lián)防運(yùn)作機(jī)制，提供不同部門信息安全事件處理與咨詢服務(wù)，并提升其信息通信安全防護(hù)能力。2)規(guī)劃組織重要信息系統(tǒng)異地備援機(jī)制，以提升信息安全事件“事后”存活能力。

(2)信息安全事件鑒識(shí)。1)研究信息通信安全鑒識(shí)相關(guān)技術(shù)。2)協(xié)助并培訓(xùn)組織保密管理相關(guān)人員執(zhí)行信息安全事件鑒識(shí)作業(yè)。

四、結(jié)語(yǔ)

信息通信安全工作是個(gè)長(zhǎng)期的、無(wú)止境的攻防與挑戰(zhàn)，然而信息通信安全工作范圍廣泛又專業(yè)，有待推動(dòng)地方仍多，組織應(yīng)持續(xù)強(qiáng)化信息通信安全防護(hù)工作，加強(qiáng)與產(chǎn)學(xué)研各界合作與交流，建立安全及可信賴的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，促進(jìn)信息科技的普及應(yīng)用，提供內(nèi)外部利益相關(guān)者安全及便捷的服務(wù)。

(作者單位為西安飛豹空港設(shè)備有限責(zé)任)

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淺析電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用及問(wèn)題論文

淺析電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用及問(wèn)題論文

在現(xiàn)今企業(yè)的管理中，電子檔案管理系統(tǒng)的引用，以及大型、高效電子儀器的使用，使企業(yè)檔案管理由紙質(zhì)化存儲(chǔ)管理向電子化存儲(chǔ)管理轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)電子化變成了現(xiàn)實(shí)。只有明確電子檔案的形成過(guò)程和在企業(yè)中的利用途徑，剖析電子檔案在企業(yè)發(fā)展中存在的問(wèn)題，并試著解決這些問(wèn)題，才能促進(jìn)應(yīng)用電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。

一、企業(yè)電子檔案的形成與利用

(一)檔案信息數(shù)字化

數(shù)字化的檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護(hù)。檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)，它為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

(二)電子檔案管理系統(tǒng)

電子檔案管理系統(tǒng)具有簡(jiǎn)單、快捷和可以保持檔案原始性的特點(diǎn)。為檔案電子化提供了極大的便捷服務(wù)。電子檔案管理系統(tǒng)一般都采用樹形分類結(jié)構(gòu)，使得它的權(quán)限控制靈活、簡(jiǎn)單;電子檔案管理系統(tǒng)入庫(kù)簡(jiǎn)單，并提供了入庫(kù)前的瀏覽功能，它的界面要素簡(jiǎn)單，一看就會(huì)，無(wú)需復(fù)雜的學(xué)習(xí)過(guò)程;最主要的是它具有查詢簡(jiǎn)單的功能，為檔案提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能提供了舉大的支持作用;對(duì)于沒(méi)有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對(duì)于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫(kù)管理功能。

(三)實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變

在企業(yè)檔案管理過(guò)程中引進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質(zhì)的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對(duì)掃描錄入到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的.圖像文件進(jìn)行整理修正，并在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中建立相應(yīng)的索引信息，從而達(dá)到電子檔案的快速自動(dòng)檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務(wù)。

(四)電子檔案的存儲(chǔ)與利用

電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

二、電子檔案在企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

(一)檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展還不相適應(yīng)

歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業(yè)檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。而檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了電子檔案在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用。

(二)企業(yè)的檔案管理得不到高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有的重視

很多企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為它只是文字類的工作，和安全生產(chǎn)以及發(fā)展建設(shè)比較來(lái)說(shuō)是微不足道的。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視和部分企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，企業(yè)庫(kù)藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持。

(三)企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負(fù)責(zé)

很多企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對(duì)檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧?，認(rèn)為檔案管理工作僅僅是資料的簡(jiǎn)單收集和分類、存放，根本意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當(dāng)一部分的企業(yè)根本沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫(kù)房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。

(四)企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

首先，個(gè)別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有完全認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒(méi)有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，對(duì)檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。其次，在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準(zhǔn)還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。還有的企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。最后，電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。

三、推進(jìn)電子檔案在企業(yè)中加快發(fā)展的辦法

(一)提高檔案隊(duì)伍的知識(shí)水平和管理水平，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)

各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)水平，通過(guò)不間斷的培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)來(lái)加強(qiáng)檔案隊(duì)伍整體技術(shù)水平和管理水平，并在企業(yè)內(nèi)部建立健全檔案管理培訓(xùn)制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑，培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。

(二)加快檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展

電子檔案的發(fā)展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并促進(jìn)電子檔案在企業(yè)中的利用和發(fā)展，才能充分發(fā)揮電子檔案在企業(yè)中的重要作用。

(三)提高對(duì)檔案工作的重視，推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用

企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實(shí)際工作的開展中，往往事與愿違，達(dá)不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個(gè)很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說(shuō)服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識(shí)到檔案管理的重要性，進(jìn)而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業(yè)發(fā)展中得以快速、健康的發(fā)展。

(四)加大電子檔案優(yōu)點(diǎn)的宣傳力度，普及電子檔案的知識(shí)

只有在實(shí)際檔案工作中，充分體會(huì)到電子檔案的便利和快捷，才能促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)毋庸置疑，但不是人人都意識(shí)到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識(shí)，使公眾認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，才會(huì)有更多地人選擇使用電子檔案。

綜上所述，電子檔案在企業(yè)發(fā)展中將發(fā)揮出巨大的作用，只有不斷加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)，提高電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用和普及程度，才能促進(jìn)電子檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，從而促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷進(jìn)步。