基層派出所檔案信息化建設(shè)

法律分析：1.當(dāng)前派出所信息化建設(shè)主要存在的問題：（一）是不愿用。民警對公安信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠；（二）是不會用。個別民警在實(shí)際工作中不能主動地結(jié)合各種勤務(wù)活動鞏固所學(xué)知識，導(dǎo)致信息化應(yīng)用能力和水平仍然較低，難以適應(yīng)實(shí)戰(zhàn)需要；（三）是不能用。由于公安網(wǎng)絡(luò)是一個獨(dú)立的公安專網(wǎng)，必須以公安四級網(wǎng)為依托，所有的公安業(yè)務(wù)90%以是無法實(shí)現(xiàn)脫機(jī)使用，在一定程度上制約公安信息化建設(shè)的推進(jìn)；（四）用不好。不少基層民警由于未能熟練掌握運(yùn)用網(wǎng)上布控、網(wǎng)上比對、網(wǎng)上串并等新型工作方法，導(dǎo)致信息應(yīng)用的效率不高，發(fā)揮的效能也不大。2.加大信息化建設(shè)應(yīng)用的對策：（一）轉(zhuǎn)變陳守觀念、樹立信息主導(dǎo)警務(wù)理念；（二）加強(qiáng)日常學(xué)習(xí)、提高民警信息應(yīng)用水平；（三）結(jié)合基層實(shí)際、做好系統(tǒng)建設(shè)長期規(guī)劃。

法律依據(jù)：《公安派出所正規(guī)化建設(shè)規(guī)范》 第五十一條 充分利用公安派出所綜合信息管理系統(tǒng)開展情報(bào)信息工作，建立健全信息采集、錄入、維護(hù)、更新和安全管理制度，確保信息的完整、準(zhǔn)確、鮮活和安全。

急需一篇公安基層派出所2000字調(diào)研文章 "我能為信息化建設(shè)做點(diǎn)什么?"

對派出所信息化建設(shè)情況的調(diào)研報(bào)告 摘要:筆者通過兩個月的基層鍛煉,了解到了一些派出所的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀,分析了派出所 信息化建設(shè)中存在的主要問題,并提出了相應(yīng)的方法和對策,由此引發(fā)了對公安信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思 考。 關(guān)鍵詞:信息化建設(shè);現(xiàn)狀;主要問題;方法和對策;思考 信息主導(dǎo)警務(wù),是現(xiàn)代警務(wù)的一個突出特點(diǎn)。 把信息化建設(shè)與應(yīng)用作為加強(qiáng)“三基”工程建設(shè) 特別是加強(qiáng)公安基礎(chǔ)工作的重要載體,既是在社 會信息化條件下做好公安基礎(chǔ)工作的一個重要途 徑,也是區(qū)別于傳統(tǒng)公安基層基礎(chǔ)工作的一個鮮 明特色。派出所是公安機(jī)關(guān)最基層的業(yè)務(wù)單位, 擔(dān)負(fù)各業(yè)務(wù)部門的信息采集工作,它的信息化建 設(shè)在基層基礎(chǔ)建設(shè)中占有主導(dǎo)地位,是推動公安 基礎(chǔ)工作向前發(fā)展的依托和保障。筆者在派出所 鍛煉期間,通過實(shí)際工作和調(diào)查,對目前石家莊 市派出所信息化建設(shè)情況有了一個初步的了解和 思考。 一、派出所信息化建設(shè)的現(xiàn)狀 1.基層民警對信息技術(shù)的掌握情況。根據(jù)當(dāng) 前公安基礎(chǔ)工作的要求,基層民警已基本達(dá)到會 打字、會上網(wǎng)、會收發(fā)電子郵件,能在公安網(wǎng)上 進(jìn)行信息錄入、查詢等工作。 2.硬件配置情況。我市的派出所已全部接通 了公安網(wǎng),有的派出所還建立了所內(nèi)局域網(wǎng);民 警微機(jī)配置率正逐年提高,有的所隊(duì)甚至達(dá)到 100%。 3.信息化應(yīng)用情況。 首先是應(yīng)用意識較強(qiáng)。民警認(rèn)為,現(xiàn)在所有 日常工作,包括追逃、查人、破搶包案件等都離 不開網(wǎng)絡(luò)的支持,做到上班必開機(jī)、工作必上網(wǎng), 已經(jīng)越來越離不開信息技術(shù)的支持。 其次是應(yīng)用水平較高。民警在工作中采集的 各類信息,如案件及違法人員信息,通過計(jì)算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)及時錄入警務(wù)綜合應(yīng)用系統(tǒng),使采集的各類 信息及時轉(zhuǎn)化為網(wǎng)上信息數(shù)據(jù),發(fā)揮信息查詢及 共享的作用。特別是在今年的人口普查工作中, 通過“居民區(qū)入戶登記信息系統(tǒng)”軟件將轄區(qū)內(nèi) 居民區(qū)的人員居住及房屋情況全部登記錄入;通 過“石家莊市入戶登記信息系統(tǒng)”軟件將轄區(qū)內(nèi) 的流動人口情況全部登記錄入。這些信息的錄入 大大方便了今后的執(zhí)法辦案和治安管理。 第三是應(yīng)用范圍較廣。民警不僅能利用網(wǎng)絡(luò) 進(jìn)行信息查詢,而且日常公務(wù)也實(shí)現(xiàn)了辦公自動 化,縮短了辦公行文等事務(wù)性時間,將民警從簡 單的重復(fù)勞動中解放出來,提高了工作效率,節(jié) 約了人力和財(cái)力,降低了行政成本。 二、派出所信息化建設(shè)存在的主要問題 1.缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),基層民警應(yīng)用計(jì)算機(jī)的技 能有待提高。雖然計(jì)算機(jī)已經(jīng)較為普及,但民警平時工作任務(wù)繁重,沒有時間學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識, 又缺少系統(tǒng)培訓(xùn),計(jì)算機(jī)操作水平較低。 2.基層派出所計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備總量不足、 配置較低。計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件建設(shè)是公安派出 所基礎(chǔ)信息采集、管理、應(yīng)用的保障,受經(jīng)費(fèi)的 制約,基層派出所的計(jì)算機(jī)配置與信息化建設(shè)的 需求差距較大,難以滿足公安警務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理普 及、推廣和逐步升級的需要。 3.應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)工作少。目前民警上網(wǎng) 主要是查詢?nèi)丝谛畔?依靠信息系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上作 戰(zhàn)的能力不強(qiáng),信息預(yù)警、信息促控、信息導(dǎo)偵 的工作成效不明顯。 4.缺少專業(yè)化人才。由于缺少系統(tǒng)性培訓(xùn), 造成基層派出所信息化專業(yè)性人才緊缺,致使一 些硬件故障不能及時排除而影響正常工作,在網(wǎng) 絡(luò)及設(shè)備維護(hù)方面也存在很多不足。 5.對信息的采集和使用缺乏整體規(guī)劃。由于 對信息采集項(xiàng)目、錄入要求不明確,導(dǎo)致該采集 的信息沒有采集,該錄入的信息沒有錄入,或者 采集、錄入的信息項(xiàng)目不全,存在偷工減料、描 述不準(zhǔn)、用詞隨意等問題;由于信息研判、傳遞、 反饋工作不順暢,導(dǎo)致信息關(guān)聯(lián)度、共享度低, 重復(fù)勞動和資源浪費(fèi)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。 三、派出所信息化建設(shè)的方法和對策 1.組織開展各種計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用培訓(xùn)班, 提高民警計(jì)算機(jī)操作水平和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力?？梢?聘請高校計(jì)算機(jī)教師對民警進(jìn)行培訓(xùn),還可以在 市局或分局的主頁上設(shè)立學(xué)習(xí)專欄,為基層民警 提供計(jì)算機(jī)應(yīng)用、公安信息網(wǎng)絡(luò)安全等內(nèi)容的學(xué) 習(xí)資料,豐富學(xué)習(xí)渠道。 2.爭取各級黨委和政府的高度重視,加大設(shè) 備、資金的投入。因?yàn)楣残畔⒒ㄔO(shè)是一項(xiàng)戰(zhàn) 略性的系統(tǒng)工程,事關(guān)公安工作發(fā)展全局,各級 黨委和政府要從全局的、長遠(yuǎn)的角度出發(fā),把公 安信息化建設(shè)列入政府信息化建設(shè)的重點(diǎn)項(xiàng)目, 擺上重要議事日程,在政策導(dǎo)向、資金投入、人 才隊(duì)伍建設(shè)等方面加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),加大投入力度。 3.大力加強(qiáng)信息的實(shí)戰(zhàn)化應(yīng)用,切實(shí)提高實(shí) 戰(zhàn)效能,調(diào)動民警的使用積極性。應(yīng)該在網(wǎng)上建 立信息研判機(jī)制,切實(shí)加強(qiáng)對各類信息的自動比 對、關(guān)聯(lián)查詢、動態(tài)分析,把信息化建設(shè)與應(yīng)用、 打擊與防范、管理與服務(wù)等各項(xiàng)工作有機(jī)地結(jié)合 起來,提高利用信息化手段破案的數(shù)量和質(zhì)量, 更好地為公安實(shí)戰(zhàn)服務(wù)。 4.大力培養(yǎng)和引進(jìn)急需的科技專業(yè)人才,做 到人盡其才,才盡其用。通過公開招收專業(yè)科技 人才,挑選民警進(jìn)行培訓(xùn)等方法,努力建設(shè)一支 信息化知識技術(shù)過硬的專業(yè)人才隊(duì)伍。同時,建 立健全設(shè)備運(yùn)行管理機(jī)制,落實(shí)各項(xiàng)保障措施, 確保信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。 5.加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理,整合利用現(xiàn) 有各類網(wǎng)絡(luò)信息資源,實(shí)現(xiàn)信息關(guān)聯(lián)和共享。要 抓緊制定總體規(guī)劃和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),全面整合現(xiàn)有的 各類信息系統(tǒng),打破各種障礙和壁壘,努力實(shí)現(xiàn) 基礎(chǔ)信息在各地區(qū)、各部門、各警種之間互聯(lián)互 通、高度共享。 四、對公安信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考 1.要切實(shí)加強(qiáng)和不斷完善對公安信息化建設(shè) 的領(lǐng)導(dǎo)。公安工作的信息化是發(fā)展的趨勢,未來 公安工作的發(fā)展水平取決于信息化發(fā)展的水平。 各級公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)班子尤其是主要負(fù)責(zé)同志要進(jìn) 一步提高認(rèn)識,把實(shí)現(xiàn)公安信息化作為公安工作 發(fā)展的目標(biāo),做到堅(jiān)持不懈、鍥而不舍地抓信息 化建設(shè)。 2.要探索建立信息化建設(shè)的新模式。當(dāng)前, 全國大部分地區(qū)公安信息化建設(shè)模式是按照公安 部關(guān)于“金盾工程”建設(shè)的統(tǒng)一部署和要求,逐 步推進(jìn)公安信息化建設(shè)。由于受地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會發(fā) 展水平以及公安工作發(fā)展水平差異的限制,各地 “金盾工程”建設(shè)目前存在著較為嚴(yán)重的不平衡現(xiàn) 象,且“金盾工程”建設(shè)要求各警種、各部門分 別建成縱向貫通但橫向封閉,相對獨(dú)立的信息采 集和應(yīng)用系統(tǒng),客觀上造成了警種部門間信息資 源的壁壘,影響了公安信息資源的合理共享。而 公安大部分業(yè)務(wù)工作都依賴于對信息的全面、準(zhǔn) 確、及時占有,公安信息化建設(shè)的成果應(yīng)該具有 所有信息資源縱向貫通和橫向融合的特點(diǎn)。因此, 各級公安機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)自身公安工作需要建立符合 本地實(shí)際的、集信息的采集和應(yīng)用為一體的、打 破警種部門間的條條限制的綜合信息系統(tǒng)。在完 成全部警務(wù)工作數(shù)據(jù)電子化、警務(wù)工作流程電子 化、決策信息化、智能化的基礎(chǔ)上,大膽突破傳 統(tǒng)思想和警務(wù)工作機(jī)制模式限制,逐步建立能夠 充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢、適應(yīng)公安工作發(fā)展需求的電子警務(wù)信息系統(tǒng),最終實(shí)現(xiàn)電子警務(wù)的目標(biāo)。 3.要建立健全公安信息化建設(shè)管理體制。公 安信息化建設(shè)的長期性、復(fù)雜性以及其在公安工 作中的地位,決定了公安信息化建設(shè)必須建立一 整套自上而下、符合信息化建設(shè)發(fā)展要求的管理 體制。為此,合理的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)體制應(yīng)該是 各級公安機(jī)關(guān)確立一名既懂公安業(yè)務(wù)又懂信息化 的技術(shù)主管進(jìn)入同級公安機(jī)關(guān)黨委(組),主抓本 級公安機(jī)關(guān)的信息化建設(shè),同時自上而下正式建 立一支公安信息化建設(shè)專業(yè)隊(duì)伍,專門負(fù)責(zé)公安 信息化建設(shè)過程中的規(guī)劃設(shè)計(jì)、技術(shù)研發(fā)到系統(tǒng) 日常管理維護(hù)。 4.要實(shí)現(xiàn)公安信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。信息 化的一個重要特點(diǎn)是厚積而薄發(fā),其對工作的巨 大推動是依靠信息的不斷積累、信息資源的逐步 增加,最終引起工作效率的大幅提高。因此,在 進(jìn)行公安信息化建設(shè)中,必須樹立科學(xué)發(fā)展觀, 克服急功近利的短期行為,在硬件設(shè)備的投入、 軟件系統(tǒng)的開發(fā)過程中,充分考慮到本地、本部 門和公安工作的實(shí)際,確立“以需求為導(dǎo)向,以 應(yīng)用為核心”的建設(shè)方針,立足實(shí)戰(zhàn),邊建設(shè)、 邊應(yīng)用、邊改進(jìn),確保信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展的可持 續(xù)性。 5.要高度重視科技人才隊(duì)伍和民警整體素質(zhì) 建設(shè)。信息化需要人建設(shè),也需要人運(yùn)用。各級 公安機(jī)關(guān)要綜合采取多種措施,切實(shí)加強(qiáng)信息技 術(shù)人才引進(jìn)和民警應(yīng)用技能培訓(xùn)工作,以此推動 公安信息化建設(shè)與應(yīng)用。各級公安機(jī)關(guān)一方面要 高度重視引進(jìn)和培養(yǎng)公安信息化建設(shè)所需的專業(yè) 技術(shù)人才,通過公開招收專業(yè)科技人才,挑選民 警進(jìn)行培訓(xùn)等方法,努力建設(shè)一支信息化知識技 術(shù)過硬的專業(yè)人才隊(duì)伍,并從制度設(shè)置,獎勵激 勵等方面對專業(yè)人才加大傾斜;另一方面要注重 對全體民警信息化技術(shù)的教育培訓(xùn),加大對全體 民警計(jì)算機(jī)知識和信息化知識的普及教育,確保 信息化建設(shè)能成功轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)在在的戰(zhàn)斗力。 當(dāng)前,公安基層基礎(chǔ)工作的內(nèi)涵、外延已發(fā) 生了重大變化,必須主動順應(yīng)時代發(fā)展要求,圍 繞信息警務(wù),把著力點(diǎn)放到獲取和利用信息上來, 努力建立以信息化為先導(dǎo),以科技化為支撐,以 規(guī)范化為基礎(chǔ),以社區(qū)警務(wù)為依托的現(xiàn)代化警務(wù) 模式。

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如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，信息化建設(shè)

如何推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，就會導(dǎo)致對檔案管理意識不強(qiáng)、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。
2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法
2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，對于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。對于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施
企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

近年來，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程?；鶎訑?shù)字檔案室建設(shè)就是指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和社會組織綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的工作工程。基層檔案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐證明 ,這項(xiàng)工作既能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準(zhǔn)確便捷的查檔服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
　　一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求
　　（一）硬件要求。主要包括：用于對室藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機(jī)、磁帶機(jī)等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。
　　（二）軟件要求。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。
　　（三）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化的整理加工和管理。
　　二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的問題
　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設(shè)，主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來進(jìn)行的，還存在一些問題。
　?。ㄒ唬┱J(rèn)識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO(shè)數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費(fèi)的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護(hù)好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力；同時相當(dāng)多的基層檔案工作人員，因?yàn)樽陨砟挲g較大、對現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認(rèn)為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。
　?。ǘ┙?jīng)費(fèi)成為攔路虎?；鶎訂挝辉诮ㄔO(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費(fèi)有限，更愿意把有限的財(cái)力資源投向更重要的方面,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。
　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務(wù)對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠(yuǎn)趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計(jì)等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。
　?。ㄋ模┌踩①|(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包，這種方式簡便省事。在實(shí)際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標(biāo)形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴(yán)格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實(shí)際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟(jì)利益，存在著重?cái)?shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。
　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔(dān)心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。
　　三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對策
　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機(jī)制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識。二是基層單位要建立檔案機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制，以部門協(xié)作來彌補(bǔ)檔案機(jī)構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度，對相應(yīng)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，鼓勵他們更新知識結(jié)構(gòu)，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)，或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。
　　（二）明確職責(zé)，規(guī)范制度，加強(qiáng)外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強(qiáng)化工作職責(zé)，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進(jìn)行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
　?。ㄈ┓e極爭取加大經(jīng)費(fèi)投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的傾斜和經(jīng)費(fèi)的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計(jì)劃有重點(diǎn)地推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)。
　　（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細(xì)信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細(xì)致的準(zhǔn)備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實(shí)專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準(zhǔn)確性。（作者單位　朱妍霖：四川省武都水利集團(tuán)有限責(zé)任　王琳：綿陽市檔案局）

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的核心內(nèi)容主要是什么？

檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。
1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔法單瘁竿誆放搭虱但僵案信息化水平的一個重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。